Wederopbouw na de steun - Fase 2

Personeel & HR

Belonings- en personeelsbeleid

De Covid-19-crisis heeft invloed op beloningspakketten. Afhankelijk van uw bedrijf moet u bijvoorbeeld de toekenning van prestatieaandelen, participatieplannen en stimulerende beloningen evalueren en aanpassen. Als het gaat om het bredere personeelsbeleid, is de vraag waar en hoe u uw talenten, medewerkers op sleutelposities of ‘key employees’ wilt gaan inzetten. Een reorganisatie in kleinere of grotere vorm kan nodig zijn om de noodzakelijke flexibiliteit tot stand te brengen. Bij al deze zaken is het opstellen van een communicatiestrategie en -plan voor werknemers en andere belanghebbenden essentieel. Lees meer over de invloed van de crisis op Personeel & HR. 

Pensioen 

De mogelijkheden op korte termijn om de betaling van premies op te schorten hangen af van de afgesproken betalingstermijnen en van het incassobeleid van uw pensioenuitvoerder. Veel pensioenuitvoerders hebben gehoor gegeven aan de oproep tot coulance bij het aangaan van betalingsregelingen voor acute liquiditeitsproblemen. Lees meer over de algemene (wettelijke) randvoorwaarden voor premiebetaling en premieachterstand op Maatregelen tegen de impact van het coronavirus. U leest hier ook meer over eventuele mogelijkheden voor een betalingsvoorbehoud of het eenzijdig wijzigen van de pensioenovereenkomst.

Flexibele schil

Als u (tijdelijk) afscheid hebt moeten nemen van uitzendkrachten, oproepkrachten, zzp’ers of werknemers met een (aflopend) tijdelijk contract, is het verstandig om goed contact te onderhouden. Vraag bij hen na of zij behoefte hebben aan tegemoetkomingen in het kader van de coronacrisis, zoals de Tozo of per 1 oktober 2021 de (vereenvoudige) Bbz, en of zij daarvoor over de benodigde informatie beschikken. Dit contact en deze nazorg is belangrijk als u graag opnieuw met ze wilt samenwerken als uw situatie verbetert.

Verlagen van personeelskosten

Werkgevers kunnen hun kasstromen op de middellange termijn optimaliseren door het wijzigen van arbeidsvoorwaarden, zoals het aanpassen van het aantal arbeidsuren per week (in overleg) en het aanpassen van uitbetalingsregelingen voor overuren. Een manier om een optimalisatie van uw kasstroom op de middellange termijn te bereiken is door het wijzigen, afstellen of uitstellen van (variabele) beloningen voor hoger management en bestuurders.

Vaste reiskostenvergoedingen

In 2020 mochten werkgevers de vaste reiskostenvergoedingen belastingvrij doorbetalen óók als de werknemers feitelijk thuiswerkten en niet meer reisden. Het kabinet heeft aangegeven deze goedkeuring te verlengen tot 1 januari 2022. Vanaf 1 januari 2022 geldt deze maatregel niet meer. Wij adviseren u om nieuw beleid voor het vergoeden van reiskosten op te stellen, anticiperend op meer structureel thuiswerken als dit voor uw organisatie van toepassing is.

Thuiswerkvergoedingen

In de nieuwe situatie sinds de coronacrisis willen werkgevers hun werknemers faciliteren met zaken als een bureaustoel of tweede beeldscherm. Ook vanuit de arboverantwoordelijkheid van de werkgever is dit noodzakelijk. Dit geldt des te meer bij structureel thuiswerken. 

De regering heeft aangekondigd een aanvullende regeling te onderzoeken die het mogelijk maakt om thuiswerkkosten onbelast te vergoeden. Omdat de verwachting is dat werknemers ook na de coronacrisis vaker zullen thuiswerken, zet het kabinet in op de uitwerking van een structurele regeling voor thuiswerken. 

Met Prinsjesdag 2021 is er een nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geïntroduceerd. Deze maatregel heeft te maken met de verwachting dat werknemers ook na de coronacrisis vaker zullen thuiswerken. Om die reden heeft het kabinet ingezet op de uitwerking van een structurele regeling voor thuiswerken. Lees hier meer daarover.

Optimalisatie werkkostenregeling

Vanwege de coronacrisis is het werkkostenbudget voor 2020 en 2021 verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste 400.000 euro van de loonsom. Check of u de vergoedingen en verstrekkingen die u in 2020 en 2021 aan uw werknemers hebt gegeven of gaat geven, correct verwerkt voor de werkkostenregeling.

Reorganisatie via ontslagen

Als de NOW-regeling en/of het verlagen van personeelskosten niet voldoende effect sorteert, zult u in het uiterste geval naar zwaardere middelen (reorganisatie inclusief ontslagen) moeten uitwijken. Een reorganisatie inclusief (collectieve) ontslagen is onderworpen aan strikte wettelijke regels. Zie meer hierover op onze webpagina Intelligent Rightsizing - Optimale personeelsinzet bij kostenbeheersing rond werknemers.

Compensatie transitievergoeding na twee jaar ziekte

Per 1 april 2020 is het mogelijk om compensatie aan te vragen voor een transitievergoeding die is betaald aan een werknemer die meer dan twee jaar ziek is geweest. De regeling geldt voor transitievergoedingen die zijn betaald bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst vanwege het feit dat de werknemer wegens ziekte niet meer in staat was om de overeengekomen arbeid te verrichten. Als u sinds 1 juli 2015 transitievergoeding(en) hebt betaald aan een werknemer die meer dan twee jaar ziek is geweest, kunt u hiervoor via een online formulier van het UWV compensatie aanvragen. Voor oude gevallen, waarbij de transitievergoeding is betaald tussen 1 april 2015 en 1 april 2020, hebt u hiervoor tot 1 oktober 2020 de tijd. Als u de transitievergoeding hebt betaald vanaf 1 april 2020, kunt u compensatie aanvragen binnen zes maanden na betaling van de transitievergoeding.

Wijzigingen reis- en werkpatroon internationale werknemers

Werkgevers die overwegen om werknemers de mogelijkheid te bieden om structureel meer vanuit huis te werken, moeten er rekening mee houden dat dit voor internationale werknemers invloed kan hebben op hun belasting- en sociale-zekerheidspositie. 

Vanuit arbeidsrechtelijk perspectief geldt voor internationaal opererende werknemers in de meeste gevallen dat het recht van het land dat werknemers en werkgevers onderling overeenkomen (zoals in de arbeidsovereenkomst) van toepassing is op de arbeidsrelatie (‘rechtskeuze’). Maar ondanks het overeenkomen van een rechtskeuze is niet uit te sluiten dat werknemers na verloop van tijd succesvol aanspraak kunnen maken op arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn in het land waar zij ‘gewoonlijk’ hun arbeid verrichten, voor zover deze bepalingen gunstiger zijn dan die op grond van de rechtskeuze.

Sociale-zekerheidspositie internationale werknemers

Werknemers die binnen de EU meer dan 25 procent van hun werk fysiek vanuit hun woonland verrichten, moeten in hun woonland sociaal verzekerd worden. Dit kan voor werkgevers leiden tot onvoorziene kosten en administratieve verplichtingen in het woonland van de werknemer (bijvoorbeeld in het kader van het verwerken van een payroll voor de afdracht van sociale-zekerheidspremies). De Nederlandse sociale verzekering autoriteiten hebben gecommuniceerd dat de verzekeringsplicht vanuit Nederlands perspectief (voorlopig) niet wijzigt indien internationale werknemers in de EU, EER of Zwitserland door de coronamaatregelen tijdelijk in een ander land moeten werken (vanuit huis) dan normaal. Dit geldt voor alle situaties van wonen en werken in de EU, EER en Zwitserland. Hier hoeft op dit moment geen actie op te worden genomen.

Fiscale positie internationale werknemers

Daarnaast is het inkomen dat relateert aan fysieke werkdagen in het woonland, belast in het woonland op basis van de bilaterale belastingverdragen. Voor de afdracht van deze belasting kunnen administratieve verplichtingen voor de werkgever in het woonland van de werknemer ontstaan. Ook kan het netto-inkomen veranderen als de belastingheffing (gedeeltelijk) verschuift naar het woonland. Voor werkgevers is het goed om een duidelijk beleid vast te stellen hoe om te gaan met eventuele veranderingen in het netto-inkomen van de werknemers.

Nederland heeft met België en Duitsland in het kader van de coronacrisis mutual agreements afgesloten voor de belastingheffing van internationale werknemers (grensarbeiders). De afspraken uit de mutual agreements zijn (voor het laatst) verlengd en toepasbaar tot en met 30 juni 2022.

Btw & douane

Btw

Optimalisatie van uw kasstroom 

Het is verstandig aandacht te besteden aan de optimalisatie van uw kasstroom in verband met btw-afdracht en uitstaande btw-vorderingen in binnen- en buitenland. Dat begint met zogenoemde cash recovery, door uitstaande btw-vorderingen zo snel mogelijk te innen. De tweede stap is kijken of verbetering van werkkapitaal kan worden bereikt op btw-gebied (zoals tarieven, hoogte belastbare vergoedingen en aangifte periodiciteit, verlegging invoer-btw).

Sale & leaseback-structuur 

Een sale & leaseback-structuur die wordt opgezet vanwege liquiditeitsverbetering, heeft vaak lastige btw-aspecten. Voor de btw wordt een sale & leaseback-structuur in het algemeen namelijk niet beschouwd als louter herfinanciering. 

Transitie naar digitale dienstverlening

Het ‘nieuwe normaal’ kan een tijdelijke of permanente transitie van vis-à-vis-diensten naar digitale dienstverlening meebrengen. Voor de btw zijn bijvoorbeeld van belang de plaats van dienst bij grensoverschrijdende dienstverlening en het verlaagde btw-tarief voor online sportles tijdens de coronacrisis bij sportscholen in de perioden dat die verplicht gesloten waren.

Verdere digitalisering van administratieve btw-processen en data-analyse

Het ‘nieuwe normaal’ kan aanleiding zijn administratieve btw-processen nog verder te digitaliseren, zodat minder verstoring van de processen plaatsvindt en meer data-analyse van de btw mogelijk is.

Douane

Data-analyse

Oplossingen om (verwachte) knelpunten in de goederenstroom op te vangen, kunnen effect hebben op de douaneparameters (zoals oorsprong, tarief en waarde). Data-analyse van douanegegevens uit 2020/2021/2022 kan leiden tot mogelijkheden voor teruggaaf en besparing van douanerechten of voor optimalisatie en risicobeheersing.

Winstbelasting

Dubieuze-debiteurenvorderingen verkopen

Debiteurenvorderingen kunnen minder waard worden als het onzeker is of deze door de afnemer nog voldaan worden. Enerzijds geldt dat een verlies op een vordering in beginsel aftrekbaar is. Anderzijds kunt u - om de liquiditeitspositie te verbeteren - overwegen deze vorderingen te verkopen aan een derde partij. 

Sale & leasebacktransacties

Om in tijden van crisis liquiditeit in uw onderneming te creëren, kunt u een sale & leasebacktransactie van materiële vaste activa of onroerend overwegen. Deze transactie kan worden aangegaan met zowel andere groepsmaatschappijen als derde partijen (bijvoorbeeld banken en financieringsmaatschappijen) als koper van het activum. Hoe groter de waarde van het activum, hoe groter de liquiditeitsverbetering. Let wel, hoe lager de boekwaarde van het activum, hoe groter de mogelijke (fiscaal belaste) meerwaarde als gevolg van de transactie.

Inkomstenbelasting

Middelingsverzoek

Als u als ondernemer in 2020 een aanzienlijk lagere winst (of ander inkomen) hebt genoten dan in de twee voorgaande jaren (2018 en 2019), kunt u een middelingsverzoek indienen. Op basis van dat verzoek worden de inkomens van deze drie jaar bij elkaar opgeteld en vervolgens gedeeld door drie. Als gevolg hiervan worden de inkomens in 2018 en 2019 verlaagd en het inkomen 2020 zodanig verhoogd dat het inkomen in alle drie de jaren gelijk is. Dit kan als voordeel hebben dat gemiddeld genomen op een groter gedeelte van het inkomen een lager tarief van toepassing is. Als het verschil met de oorspronkelijk verschuldigde belasting groter is dan 545 euro, kunt u onder voorwaarden belasting terugkrijgen.

Vennootschapsbelasting

Coronareserve

Zoals te lezen is op de webpagina met de coronamaatregelen, kunt u onder voorwaarden in 2019 een coronareserve vormen. Deze reserve is gemaximeerd op de winst in 2019 zonder vorming van de coronareserve.

Transfer pricing

Op welke manier materialiseren de risico's van Covid-19 zich en welke groepsentiteiten moeten deze risico's dragen? Ga na of er aanleiding is om bijvoorbeeld (tijdelijk) de verrekenprijzen aan te passen en welke informatie u moet verzamelen om dit te onderbouwen. Hebt u extra financiering getrokken onder bestaande kredietfaciliteiten en wie draagt hier de rentelasten van? Zorg dat uw 2020 transfer-pricingpositie op tijd helder is en voldoende onderbouwd.

Risico’s vaste inrichting

In veel gevallen werken werknemers door de Covid-19-crisis op verzoek van de werkgever vanuit huis. Soms is het woonland van de werknemer een ander land dan het land waarin de werkgever is gevestigd en waarin de werkzaamheden gebruikelijk plaatsvinden. De vraag is of deze situatie kan leiden tot een vaste inrichting van de werkgever in het woonland van de werknemer, met als gevolg niet-naleving van de regels en soms zelfs dubbele belasting. Meestal zal hiervan geen sprake zijn, omdat een zekere duurzaamheid ontbreekt. De verwachting is echter dat in veel gevallen het thuiswerken (gedeeltelijk) het ‘nieuwe normaal’ gaat worden. Dit vergroot het risico op een vaste inrichting van de werkgever in het land van de werknemer. Omdat dit per land en belastingmiddel verschilt, doet u als werkgever er goed aan om deze risico’s te inventariseren.