Maatregelen coronacrisis lokale overheden

Online werken nu het langer duurt

Het was even rommelig, maar de meeste gemeenten is het goed gelukt om medewerkers thuis te laten werken. Veel regulier werk is weer redelijk goed opgepakt. Nu dit langer gaat duren ontstaan er echter wel nieuwe vragen. Vragen als: Hoe kan ik externe partners in een video-conference uitnodigen? Welk platform kunnen we aanbieden? En is dat dan wel veilig? Hoe werken we veilig online als het gaat om het delen van bestanden? Hoe voorkomen we dat er misverstanden ontstaan over versies?

We geven u graag advies over het gebruik van digitale platforms. Dat doen we onafhankelijk, maar we kunnen ook concreet helpen. Via onze alliantie met Microsoft kunnen we u ook concreet helpen bij gebruik van MS teams. Deze toepassing biedt u mogelijkheden om voor chat, (video)bellen, vergaderen en delen van bestanden binnen één veilige en vertrouwde omgeving voor zowel medewerkers als externen. Dat is in veel gevallen een half jaar gratis. Vervolgens helpen we u met tips en duidelijke instructievideo’s op weg met online vergaderen, digitaal samenwerken, verbonden blijven en veilig werken met bestanden. Lees hier meer over de mogelijkheden.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Danny Gerritsen.

Noodmaatregelen: snel uitvoeren, grip houden en straks verantwoorden

In de komende maanden worden gemeenten belangrijke uitvoerders van noodmaatregelen. Sommige gemeenten hebben al eigen noodpakketten aangekondigd, bijvoorbeeld om de horeca in de stad te ondersteunen. Hoe zorg je dat je dit snel regelt? Hoe kan de aanvraag worden ingediend? En kan de aanvrager dan ook de status van zijn aanvraag volgen en komt er snel een antwoord? Houdt de gemeente ondertussen zicht op de management-informatie? Is zo’n proces niet zelfs (deels) te automatiseren?

We hebben veel ervaring met de opzet en inrichting van geautomatiseerde systemen voor deze processen. Er zijn daarbij twee mogelijkheden: wij adviseren u optimaal gebruik te maken van de digitale mogelijkheden die al heeft of we zetten voor u in heel korte tijd een compleet nieuwe digitale omgeving op.

Ondersteunen van uw mogelijkheden: Vaak heeft u de tools al in huis, maar gaat het vooral om het juiste gebruik ervan. Wij kunnen u helpen met de inrichting van diverse systemen. We helpen u ook met een geautomatiseerde monitoring van de uitvoering, de juiste inrichting van controls en vastleggingen en goede werkinstructies voor uw medewerkers. Tegelijk houden we ook overzicht over het gehele programma en kunnen we ondersteunen bij het projectmanagement. Zo kunt u snel en zorgvuldig uitvoeren, houdt u grip en kunt u na afloop helder verantwoording afleggen.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Marc Zoeter.

Continue monitoring steunmaatregelen Covid-19

Het monitoren van uw verantwoordingen kunt u ook geautomatiseerd laten plaatsvinden door middel van het Continuous Monitoring Platform (CMP). Door middel van CMP kunt u geautomatiseerd controles uitvoeren en daarmee continue vaststellen dat de verantwoordingen beheerst het proces doorlopen. Binnen CMP kunnen monitors ingericht worden om uw processen en data monitoren, waardoor u de risico's tijdig kunt mitigeren. Zo kunt u CMP instellen om uw eigen raamwerk te automatiseren, uw Al & RPA oplossing onafhankelijk te valideren of slim uw interne controle vorm te geven. Door gebruik te maken van CMP bent u meer in control en sorteert u voor op een effectieve en efficiënte verantwoording.
Lees meer over het Continuous Monitoring Platform.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Frank van Kommer, Peter Teunisse of Frank Lubbers

Nieuw digitaal platform voor aanvragen opzetten

PwC kan uw gemeente helpen met het inrichten van een digitaal loket. Wij hebben ruime ervaring met het opzetten van dergelijke loketten, alsmede het verrichten van uitvoeringstoetsen. We kunnen de achterliggende processen inregelen en beschikken over de tools en technologie om uw gemeente daarbij te helpen. Wij snappen de IT, maar weten ook hoe deze ingericht kan worden in een omgeving waarbij een bestuursorgaan tot besluitvorming moet komen.

Voor verschillende opdrachten hebben wij in samenwerking met een softwarepartner een systeem opgezet waarbij aanvragen via een online formulier ingediend kunnen worden en vervolgens beoordeeld worden. Wij kunnen daarbij ook helpen om de aanvragen geautomatiseerd een rechtmatigheidstoets te laten doorlopen en kwalificatie aan de gestelde voorwaarden. Verwerking in de bestaande betalings- en monitoringssystemen kan vervolgens ook automatisch plaatsvinden. Hierdoor kunt u grote hoeveelheden documenten en informatie snel verwerken. Een koppeling met bestaande systemen is in veel gevallen mogelijk, zodat deze techniek snel ingezet kan worden.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Lennart Konijnenberg of Wouter Amersfoort.

Oog voor mooie dingen, onverwachte innovaties

In veel gemeenten hebben al welgemeende complimenten geklonken. Wat is er veel goed opgelost! Wat komt er veel creativiteit los en wat leren we ontzettend snel en veel met elkaar! Bent u daarnaast ook nieuwsgierig naar wat er in andere gemeenten geleerd wordt? Zou men ergens anders nu net de oplossing hebben voor iets waar u nog over nadenkt? Bent u daarnaast ook een beetje bang dat veel van deze mooie dingen weer vergeten worden of ondersneeuwen als we straks weer proberen alles terug naar normaal te laten gaan?

We hebben een jarenlange ervaring in het begeleiden van leerprocessen tussen gemeenten. Dat doen we vanuit de overtuiging dat leren vaak veel sneller kan en dat je het meeste leert van elkaar. Die ervaring zetten we nu graag in onder het motto 'Never waste a good crisis'. Graag vormen we groepen van gemeenten die samen hun leerervaringen inventariseren en delen. Dat is meer dan ze even op papier zetten. We bereiden uitwisselingen voor die u aanzetten na te denken en de ervaringen van anderen te begrijpen en zelf te gebruiken. Zo houdt u de waardevolle innovaties vast en ontdekt u bovendien veel nieuwe en waardevolle innovaties voor uw organisatie.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Leon van den Dool.

Begroten vraagt om scenarioplanning

Deze crisis heeft grote financiële gevolgen voor uw gemeente. De onzekerheid is groot! Welke gevolgen heeft dit en hoe groot zijn de financiële effecten op onze begroting?

Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Anders dan in het verleden moeten er echte keuzes gemaakt worden. Hoe gaat u dat als gemeente doen en hoe kan dat in een goed samenspel tussen de ambtelijke experts, het college en de raad.

Het begint met de fundamentele keuzes die gemaakt worden over hoe uw gemeente er in de toekomst uit moet zien. Dat geeft een kader om te beslissen waar u nu steun wilt bieden aan (maatschappelijke) infrastructuur en waar u wilt investeren om ook in de toekomst een onderscheidend profiel te hebben.

De volgende stap is om te bepalen welke financiële inzet dat vraagt. Dat vraagt om scenario-planning. Maar geen scenario’s op een traditionele manier, omdat de inzichten met betrekking tot de gevolgen van de huidige crisis iedere dag scherper worden. Scherper in de consequenties voor het betreffende beleidsterrein, maar ook in hoe de effecten op andere beleidsterreinen zullen zijn. Veranderende inzichten vragen om een iteratief proces van scenario-planning.

Dit proces faciliteren wij met data-analyse-tooling, maar ook met een inzichtelijke app die op basis van de publieke datasets voor uw gemeente/regio inzicht geeft in de gevolgen van de keuzes die u maakt. Dit geeft een fantastisch vertrekpunt voor een diepgaand gesprek tussen college en raad over de gevolgen voor de keuzes die u maakt.

In het verlengde hiervan pakken we gelijk met u de vraag op hoe u binnen uw bestaande begroting geld kunt vrijspelen voor nieuw beleid en gaan met u in gesprek over de wijze hoe ook uw bestemmingsreserves als katalysator ingezet kunnen worden.

Lees meer over ‘Van voorjaars- en kadernota naar zomernota’.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Frank van Kommer.