De rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording

13/10/23

De rechtmatigheidsverantwoording als kans

Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in 2023 – met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening direct verantwoording af aan de gemeenteraad. De veelgehoorde term ‘het moest van de accountant’ zal hiermee hopelijk tot het verleden behoren. De kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad op de financiële rechtmatigheid van transacties krijgt hierdoor weer extra diepgang.

PwC-expert Martine Koedijk ziet dat de invoering ertoe heeft geleid dat, waar nodig, lokale overheden ter voorbereiding de kwaliteit van de beheersing hebben versterkt. De belofte dat de invoering een kans is voor groei in volwassenheid van het stelsel van beheersing lijkt uit te komen. De gemeenteraad kan dit door aandacht vanuit hun kaderstellende en controlerende rol blijvend stimuleren en borgen. Zij geeft vijf adviezen aan gemeenteraadsleden, die overigens ook voor Statenleden gelden.

Wees kritisch op de kaders

De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans voor de raad om het gesprek met het college te verdiepen. Zowel ‘kaderstellend’ als ‘controlerend’. Bij ‘kaderstellend’ gaat het over de ambitie (welke kwaliteitsaspecten, invulling van het normenkader), de nauwkeurigheid (verantwoordingsgrens) en de gewenste informatiewaarde (onderwerpen in de paragraaf bedrijfsvoering). Bij ‘controlerend’ over de bevindingen, mogelijke afwegingen van het college bij bewust gekozen afwijkingen van het normenkader en benodigde verbeteringen in de beheersing. Zonder goede kaders kan uw controlerende taak niet tot wasdom komen.

De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens, die mag liggen tussen nul en drie procent van de lasten van de gemeente. Met dit percentage bepaalt u met welke diepgang u het gesprek met het college over de financiële rechtmatigheid voert. Wij adviseren om maximaal het huidige percentage van 1%* te kiezen, om het belang van rechtmatig financieel handelen te blijven benadrukken.

_{*In de recente (zomer 2023) consultatie inzake aanpassingen in het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) is een 2% materialiteitsgrens van de lasten voor fouten en onzekerheden tezamen voorgesteld. Invoering daarvan is nog onzeker en zal op zijn vroegst in 2025 plaatsvinden. Ondanks dat de verantwoordingsgrens gaat over verantwoorden, adviseren wij om de grens te laten aansluiten bij de materialiteitsgrens voor de controle van de accountant, want kennelijk is circa die omvang belangrijk voor uw beslissingen.}

Wees helder over de gewenste rapportage door het college

Het college moet u in de paragraaf bedrijfsvoering informeren over de rechtmatigheidsbevindingen. Het is zeer raadzaam het college aan de voorkant richtlijnen mee te geven over de gewenste inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheid. Denk daarbij aan een rapporteringsgrens van de onderliggende afwijkingen** en welke informatie u nodig hebt om het gesprek met het college te kunnen voeren over de bevindingen, bijvoorbeeld door te vragen naar de oorzaken daarvan of de redenen daarachter. Ook kunt u afspraken maken over de wijze waarop het college u tussentijds informeert over de rechtmatigheidsbevindingen in het jaar en over de (voortgang van de) ingezette verbeteringen. Kan dat in de reguliere P&C-producten en/of krijgt u een aparte rapportage (bijvoorbeeld van het team dat de verbijzonderde interne controle uitvoert)? En wat spreekt u af over omvangrijke fouten of als het totaal van de fouten de verantwoordingsgrens nadert? Verwacht u dat dit meteen gemeld wordt of kan dat wachten tot de reguliere rapportage?

_{**Wij adviseren om aan te sluiten bij de rapporteringsgrens die wordt gebruikt in de jaarstukken en/of door de accountant. Om te zorgen dat u zich richt op de hoofdlijnen kunt u als vuistregel 0,05% van de lasten hanteren (dat is 5% van de materialiteitsgrens van 1% van de lasten).}

Stimuleer de versterking van de interne beheersing

Veel gemeenten hebben een verbijzonderde interne controlefunctie (VIC). De VIC-medewerkers controleren achteraf op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de transacties en zullen dus een belangrijke rol spelen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De invoering is ook een kans om de beheersing controleerbaar in de primaire processen en bij de controlfunctie verder te ontwikkelen. Naarmate de interne beheersing meer in de primaire processen is georganiseerd, verschuift de beheersing van detectief door de VIC (fouten herstellen) naar preventief (fouten voorkomen). Vanuit uw toezichthoudende rol kunt u deze ontwikkeling stimuleren; immers een organisatie ‘in control’ verspilt minder. Misschien is zelfs een volgend volwassenheidsniveau mogelijk met de inzet van digitalisering; denk bijvoorbeeld aan het continue monitoren van de uitzonderingen in uw primaire processen en bedrijfsvoering (op transactieniveau). In tijden van (capaciteit)schaarste een interessante ontwikkeling, omdat 1) sowieso veel gerichter werk wordt verricht (met focus op de uitzondering immers) en 2) als de processen en data op orde zijn, dit ook zal leiden tot minder controlewerk achteraf.

'Zorg dat het 'in control statement' geen ‘administratieve oplossing’ wordt met alleen versterking van het bewustzijn, maar leidt tot daadwerkelijke verbreding van de beheersing naar andere aspecten met aanvullende maatregelen in de processen.'

Martine KoedijkPwC

Stimuleer de verbreding van de interne beheersing

De volgende stap is verbreding naar andere kwaliteitsaspecten van de interne beheersing naast betrouwbaarheid en rechtmatigheid, bijvoorbeeld naar de effectiviteit en de efficiency van de processen bij het behalen van (niet-)financiële doelstellingen. Een ambitie die binnen sommige gemeenten eerder uitgesproken is. Het ‘in control statement’*** (ICS) is een instrument om die groei in volwassenheid van uw interne beheersing te stimuleren.

Een interne beheersing die het college vervolgens in staat stelt vanuit een breder perspectief te sturen en de raad inzicht te geven in de kwaliteit van de beheersing. Veel elementen van een ICS zijn mogelijk al ingevuld in de paragraaf weerstandvermogen (risico’s) en met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering en de rapportages van de VIC. Veelal heeft de ICS of de hierboven genoemde al aanwezige onderdelen daarvan een focus op (het voorkomen van) risico’s, rechtmatigheid en de financiële positie. De uitdaging is om dit te verbreden naar het realiseren van de doelstellingen en kansen. Tot slot is het een aandachtspunt om ervoor te zorgen dat een ICS geen ‘administratieve oplossing’ wordt met alleen versterking van het bewustzijn (of nog erger tot bureaucratie), maar leidt tot daadwerkelijke verbreding van de beheersing naar andere aspecten met aanvullende maatregelen in de processen.

_{***In een ICS legt het college verantwoording af over de beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het wegnemen of reduceren van de gevolgen van risico’s die zich bij de realisatie van de doelstellingen (beleid en uitvoering) voordoen. En bestaat vaak uit: 1) een beschrijving van de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen met betrekking tot de voornaamste risico's; 2) een beschrijving van eventuele belangrijke tekortkomingen in de interne risicobeheersing- en controlesystemen die zijn geconstateerd; en 3) welke eventuele significante wijzigingen zijn aangebracht of welke belangrijke verbeteringen zijn gepland.}

Benut de natuurlijke adviesfunctie van uw accountant

Uw accountant geeft straks een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening. Deze omvat nu óók de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De uitspraak over de mate waarin het college vindt dat de organisatie rechtmatig heeft gehandeld toetst de accountant daarom op getrouwheid (‘klopt het wat het college over de rechtmatigheid van de transacties in de jaarrekening beweert’), onder meer door kennis te nemen van de inrichting van de tot standkoming van de verantwoording en door deelwaarnemingen op de werkzaamheden van de interne controle en eigen waarnemingen. Vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie brengt de accountant de raad op de hoogte van zijn bevindingen en de mogelijkheden tot verbetering van de beheersing en verantwoording. Vanuit uw controlerende rol neemt u deze bevindingen en adviezen mee in het gesprek met het college. Wat is de reactie van het college? Worden de adviezen opgevolgd? En kunt u de voortgang daarvan monitoren?