Decentralisatie van taken, de opkomst van de participatiemaatschappij, digitalisering en de netwerksamenleving waarin burgers en bedrijven hun wensen snel kenbaar maken. Het is slechts een greep uit de stortvloed aan veranderingen waarmee gemeentes worden geconfronteerd.
De ontwikkelingen zijn ingrijpend en volgen elkaar in hoog tempo op, zegt Marcel Meijs, sinds 1 januari 2017 gemeentesecretaris van Tilburg. 'De gemeente is de laatste jaren voor burgers veel belangrijker geworden, doordat het Rijk zich terugtrekt uit het sociale domein. Of het nu gaat om hulp in de huishouding, schuldhulpverlening of een indicatie voor jeugdzorg; het loopt tegenwoordig allemaal via de gemeente. Mede dankzij de digitalisering weten burgers en bedrijven de gemeente veel gemakkelijker te vinden. En ze verwachten dat we snel en adequaat reageren op problemen in de stad.'
Noodzakelijke transformatie
Gemeentes worden door die veranderingen gedwongen te transformeren. Meijs: 'Vroeger werkten we van binnen naar buiten. De gemeente bedacht binnen de muren van het gemeentehuis producten en diensten. Met dat aanbod moesten burgers en bedrijven het doen. Nu verlangt de samenleving dat we precies het omgekeerde doen: eerst buiten signaleren welke problemen er zijn. We moeten weten wat zich in de haarvaten van de stad afspeelt en vervolgens daarop inspelen met passende oplossingen. Die oplossingen kunnen we pas leveren als we samenwerken met alle betrokken partijen en flexibel opereren. Dat vraagt om een gemeente die verbindt, vernieuwt en daadkracht toont.'
Samenwerken als onderdeel van een slimme stedelijke regio
Naast dat gemeentes er meer taken bij krijgen, leidt de strijd om schaarse ruimte in de binnensteden tot nieuwe uitdagingen op het gebied van milieu, infrastructuur en mobiliteit. Het belang van regionale samenwerking neemt volgens Meijs toe, doordat de ruimtelijke, sociale en economische opgaves waar Tilburg voor staat steeds vaker over de gemeentegrenzen heen gaan. Daarnaast werken ook partners in het bedrijfsleven, het onderwijs, de zorg en maatschappelijke instellingen over deze grenzen heen. Door samen te werken als slimme stedelijke regio kunnen gemeentes gebruikmaken van elkaars kracht. Meijs: 'Tilburg wil bijvoorbeeld graag innoveren, maar je kunt als gemeente niet op elk gebied de vernieuwer zijn. Daarom werken we binnen BrabantStad samen met Eindhoven, Breda, Helmond, Den Bosch en de provincie Noord-Brabant. Via dat bestuurlijke netwerk wisselen we innovatieve ideeën uit.'
Afhankelijk van andere publieke en private partijen
Door decentralisatie van taken is het voor de gemeente Tilburg bovendien essentieel om samen te werken met relevante publieke en private partijen binnen de keten, zegt Meijs. Gemeentes moeten voor uiteenlopende maatschappelijke vraagstukken als zorg, onderwijs en huisvesting oplossingen bieden tegen lagere kosten. Bij alle opgaves waar gemeentes voor staan, is dezelfde trend zichtbaar: ze trekken niet meer alleen aan de touwtjes, maar zijn voor hun succes mede afhankelijk van andere publieke en private partijen, zoals woningcorporaties, zorg- en onderwijsinstellingen en vastgoedontwikkelaars. Meijs: 'De gemeente treedt steeds meer op als de verbinder die alle relevante partijen betrekt. Kijk bijvoorbeeld naar Spoorzone013, een 75 hectare groot gebied - midden in Tilburg - waar wonen, werken, recreëren en horeca samenkomen.'
Een schat aan waardevolle data
Meijs ziet grote potentie om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren door de samenwerking met andere partijen te stroomlijnen. Niet in de laatste plaats omdat er een schat aan waardevolle data beschikbaar komt als organisaties en afdelingen gegevens uitwisselen. Zulke city intelligence biedt volgens Meijs onder meer kansen om meer te doen aan preventie in het sociale domein. 'We hebben heel veel gegevens waarmee we mensen kunnen helpen. We kunnen met behulp van data-analyse bijvoorbeeld voorkomen dat mensen in de schuldhulpverlening terechtkomen of dat wijken vervuild raken.' Maar terughoudendheid bij het gebruik van die data is geboden, benadrukt Meijs: 'Het mag absoluut niet ten koste gaan van de privacy.'
Nieuwe organisatievormen
Meijs pleit voor een benadering waarbij de vraag vanuit de samenleving centraal staat. Daar kunnen andere manieren van organiseren voor nodig zijn die de bestaande structuren overstijgen. Zo besloot Tilburg een coöperatie op te richten waarin de GGD, het Instituut voor Maatschappelijk Werk en andere maatschappelijke organisaties partner zijn. Het is een vorm van cocreatie waarbij de partijen samen dienstverlening ontwikkelen op het gebied van jeugdzorg, schuldhulpverlening en uitkeringen. Meijs: 'De gebruikelijke weg is een aanbesteding: één partij krijgt bijvoorbeeld de opdracht om jeugdzorg te leveren en de gemeente is het loket waar de burger aanklopt. Binnen de coöperatie gaan we een langdurige samenwerking aan, waarbij we gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen om oplossingen te bedenken die het beste aansluiten bij de behoeftes van burgers.'
Transitie naar nieuw gedrag
Dergelijke nieuwe samenwerkingsverbanden krijgen langzaam maar zeker vorm. Het is daarbij de uitdaging om samen een effectieve en efficiënte organisatie te creëren. 'We zitten in een transitiefase. Alle partijen zoeken naar een nieuwe rol met gedrag dat daarbij past. Je ontdekt met elkaar wat wel en niet goed werkt. Dat kost tijd, want in die overgangsfase zijn nieuwe gedragspatronen nog niet altijd op elkaar afgestemd. Bovendien moeten mensen wennen aan hun nieuwe rol.' Meijs noemt de directeur van een GGZ-instelling als voorbeeld. 'Die bepaalde in het verleden zelf welke diensten hij leverde en geld was bijna nooit een probleem. Nu moet hij met andere partijen samenwerken en verantwoording afleggen over de uitgaven. Als gemeente moeten wij ons weer daarop aanpassen.'
'We kunnen pas oplossingen leveren als we samenwerken met alle betrokken partijen en flexibel opereren. Dat vraagt om een gemeente die verbindt, vernieuwt en daadkracht toont.
Wendbare organisatie
De gemeente Tilburg heeft zelf ook nog een slag te maken, erkent Meijs. Wil de gemeente een wendbare organisatie worden die snel kan inspelen op veranderingen in de samenleving, dan vraagt dat om een gedragsaanpassing binnen alle gelederen van de gemeente. Meijs: 'Onze medewerkers moeten leren denken vanuit de opgaves waar we als gemeente voor staan, niet vanuit de producten en diensten die we leveren. We willen zo veel mogelijk maatwerk bieden. Dat betekent bijvoorbeeld dat ambtenaren in contact met burgers en bedrijven voldoende ruimte krijgen om binnen afgesproken kaders hun eigen afweging te maken.'
Organisatiescan legt mechanismen en belemmeringen bloot
Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden om samenwerking binnen en buiten de organisatie te verbeteren, heeft de gemeente Tilburg aan PwC gevraagd een organisatiescan uit te voeren. PwC maakt daarbij gebruik van een zogenoemd high performance organisation-model. Daarin wordt gekeken naar de combinatie van de harde en zachte kant in de ontwikkeling van een organisatie, met de nadruk op gedrag.
'In de scan zoomen we in op mechanismen en belemmeringen die verklaren waarom dingen gaan zoals ze gaan', verduidelijkt Roline Roos van PwC. 'Dan moet je denken aan de helderheid van werkwijzen, kenmerkend gedrag van medewerkers, gedeelde overtuigingen, sturingsinstrumenten en in hoeverre de visie van de organisatie wordt doorvertaald naar een toepasbare strategie.'
De uitkomsten van de scan geven inzicht in het verbeterpotentieel van de organisatie, aldus Roos. 'Aan de hand van visualisaties krijgt de organisatie inzicht in waar de hefbomen voor verandering zitten.'
Marcel Meijs: 'PwC heeft een aantal gedragspatronen blootgelegd die samenwerking kunnen belemmeren. Het onderzoek onderstreept dat gedrag de sleutel is tot het succes van elk voornemen dat je hebt.'
Gerelateerde content
Contact
Volg ons
