Raadsleden en Statenleden, pak door met digitalisering

03/04/19

De colleges van B en W en Gedeputeerde Staten gaan vanaf 2021 zelf verantwoording afleggen aan de raad en Provinciale Staten over de rechtmatigheid van de gemeentelijke en provinciale jaarrekening. Deze wijziging is een ideale aanleiding om door te pakken met digitalisering. Wethouders en gedeputeerden, raadsleden en Statenleden zouden hierin niet zuinig moeten zijn met hun ambities.

Door Martine Koedijk, sectorvoorzitter binnenlands bestuur bij PwC

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Het vaststellen van de jaarrekening is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van raads- en Statenleden. De accountant biedt hierbij ondersteuning als ‘factchecker’. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 gaan het college van B en W en Gedeputeerde Staten (GS) zelf de rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoorden aan de raad en Provinciale Staten. Nu doet de accountant dat nog. Die verschuiving vind ik een goede ontwikkeling. De wethouders en gedeputeerden zijn immers verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen. Als er zaken fout gaan of zijn gegaan, kunnen wethouders en gedeputeerden dat daarom het beste zelf melden – net als zij zelf hun tevredenheid mogen tonen als zij aan wet- en regelgeving voldoen.

Van steekproefsgewijs en achteraf naar continuous monitoring

Het college en GS hebben nu nog anderhalf jaar om zich op deze verandering voor te bereiden. Zijn zij zich daarbij bewust van de enorme mogelijkheden die digitale hulpmiddelen bieden om nog beter in control te komen? Dat er van alles gewijzigd zal worden om te kunnen verantwoorden, biedt een uitgelezen kans om de beheersing door te ontwikkelen van steekproefsgewijs en achteraf naar digitaal en doorlopend, ook wel continuous monitoring & auditing. Het voordeel hiervan ligt allereerst besloten in de timing. Hoe sneller we weten dat iets niet goed gaat, hoe groter de kans op herstel of het vermijden van nieuwe fouten.

Meteen weten als het misgaat

Overal waar mensen werken, verlopen zaken weleens onrechtmatig en veelal gebeurt dat zonder kwaad in de zin. Worden alle inkopen van uw provincie aanbesteed volgens de Europese aanbestedingsregels? Gaat het geld voor de jeugdzorg en de Wmo in uw gemeente naar de mensen die daar recht op hebben? En is het geld dat wordt uitgegeven inderdaad door de gemeenteraad en Provinciale Staten in de begroting goedgekeurd? Van al dit soort onderwerpen weten raads- en Statenleden, wethouders en gedeputeerden bij voorkeur meteen als het misgaat.

Perfecte IT-infrastructuur geen voorwaarde

Als accountant van gemeenten en provincies weet ik dat de IT-omgeving soms nog niet volwassen genoeg is voor nieuwe automatiseringsstappen. Het mooie van de nieuwste tools is nu juist dat een perfect ingerichte IT-infrastructuur geen voorwaarde meer is. Een voorbeeld hiervan zijn de zogenaamde super users in de administratieve systemen. Waren er te veel van deze gebruikers met alle rechten, dan waren geautomatiseerde beheersmaatregelen zelden mogelijk. Nu kunnen organisaties met een digitale tool monitoren of die super users ongebruikelijke dingen doen, zoals rechtstreeks mutaties maken in de database met crediteurengegevens. In plaats van het hele systeem bestempelen als een risico voor de beheersbaarheid, monitoren we nu het daadwerkelijke gebruik van de rechten.

In kleinere gemeenten net zo goed toepasbaar

Nog zo’n bezwaar tegen digitalisering van vaak kleinere gemeenten, is dat zij bang zijn dat het systeem vastloopt als Piet met griep op bed ligt en geen akkoord kan geven op het besluit van Jantien. Het omgekeerde is waar. Functiescheiding is zinvol, maar als het vinkje van Piet een keer door Marie wordt gezet, kan een digitale tool dat automatisch monitoren. De interne-controlefunctie hoeft alleen nog maar van die uitzonderingen de rechtmatigheid vast te stellen. Ik durf te stellen dat continuous monitoring juist in kleinere gemeenten eenvoudiger te realiseren is, omdat de processen en systemen overzichtelijker zijn.

Doelgericht en volledig

Voor die interne-controlefunctie wordt het werk overigens alleen maar interessanter. Stel dat bij mij thuis de voordeur openstaat, dan ga ik als accountant-traditionele-stijl steekproefsgewijs vaststellen of er niets gestolen is. Het bestek ligt in de la en de laptop staat op tafel, dan zal de tv er ook nog wel staan. De accountant-nieuwe-stijl krijgt gewoon een bericht op z’n telefoon als de tv wordt weggehaald omdat die continu gemonitord wordt. Dat is doelgerichter en vollediger. Dankzij digitale hulpmiddelen kan de interne-controlefunctie zich nu direct richten op zaken waarvoor een vlaggetje omhoog gaat. Terwijl alle transacties worden gemonitord, ligt de focus op de uitzonderingen, daar waar het spannend wordt.

Wees niet zuinig met ambities

Iedereen die bezig is in dit werkveld, weet dat continuous monitoring de toekomst heeft. Wethouders en gedeputeerden, grijp nu de opmars naar de rechtmatigheidsverantwoording aan om een sprong vooruit te maken. Zelf verantwoordelijkheid nemen voor de rechtmatigheid? Wees dan niet zuinig met uw ambities en probeer die rechtmatigheid zo snel en zo volledig mogelijk vast te stellen. Inmiddels weet ik uit eigen ervaring dat de implementatie van tools in de organisatie besmettelijk werkt. Als IT’ers, controllers en de interne-controlemedewerkers doorkrijgen wat er mogelijk is met digitalisering, komt de ontwikkeling en implementatie van digitale oplossingen in een stroomversnelling.

Contact

Martine Koedijk

Partner, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)61 830 45 41

Volg ons