Versterking van de democratische controle

De gemeenteraden en de Provinciale Staten hebben een cruciale rol in het democratisch proces. Raadsleden en Statenleden nemen belangrijke besluiten over de koers van de gemeente of provincie. Onderdeel van hun controlerende taak is het vaststellen van de jaarrekening. De accountant helpt daarbij, zodat de volksvertegenwoordigers zich vooral kunnen richten op de inhoud van beleid.

Bent u lid van de gemeenteraad of van de Provinciale Staten? Lees meer over hoe de accountant u als factchecker kan ondersteunen.

Een goed debat over de jaarstukken

Het debat over de jaarstukken wordt in de praktijk vaak overschaduwd door voorbereidingen op de komende begroting en het begrotingsdebat. De focus ligt op de al dan niet ontstane financiële ruimte. Hierdoor verliest het jaarrekeningdebat aan kracht en wordt onvoldoende geleerd van het verleden. Zo blijven verbetermogelijkheden liggen voor de effectiviteit en efficiëntie van zowel het beleid als de inrichting van de interne organisatie. Een goed debat voeren over de jaarstukken? In het figuur hiernaast hebben wij weergegeven welke elementen daarvoor volgens ons nodig zijn.

Inrichting rechtmatigheidsverantwoording is nu cruciaal

In de meicirculaire 2018 is door het ministerie van BZK aangekondigd dat in 2021 de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd wordt. Op 20 maart 2020 is de ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) gepubliceerd, waarin nadere invulling wordt gegeven aan de opbouw, rollen en verantwoordelijkheden en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens hebben ook de VNG en IPO een notitie gepubliceerd over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met adviezen en best practises. Via deze verantwoording zal het college de rechtmatigheid verantwoorden aan de raad/Provinciale Staten. Als accountant stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid.   

Kom snel in actie

Door het beschikbaar komen van de bovengenoemde notities zijn meer handvatten gegeven voor de uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is essentieel dat de besluitvorming door de raad inzake de verantwoordingsgrens en informatie in de bedrijfsvoering paragraaf wordt vastgesteld. 

Vervolgens moeten de acties zoals beschreven in het plan van aanpak van de gemeenten en provincies tot uitvoering komen. Hierbij speelt de inrichting van uw Verbijzondere Interne Controle een essentiële rol.

Hulpmiddelen bij uitwerking stappenplan

Om u te helpen de juiste toetsingscriteria te formuleren staan er een aantal voorbeelden opgenomen in de VNG en IPO notitie. Het is van belang om tot een rechtmatigheidskader te komen waaruit de toetsingscriteria van de Verbijzondere Interne Controle concreet genoeg is. 

De volgende stappen kunt u hierin doorlopen:

  1. Als startpunt zou u, uw normenkader kunnen nemen, dit geeft inzicht in uw toetsingskader;
  2. Vervolgens kunt u identificeren welke kaders en artikelen specifiek ingaan op de financiële rechtmatigheid; 
  3. Per artikel formuleert u wat de toetsingscriteria zijn; 
  4. De toetsingscriteria kunnen nu afgezet worden tegen de reeds uitgevoerde controles van de interne controle afdeling, om zo vast te stellen welke werkzaamheden er aanvullend dienen worden uitgevoerd. 

Van belang is om alle werkzaamheden zichtbaar vast te leggen, zodat de basis van de rechtmatigheidsverantwoording achteraf te toetsen is.

Parlementaire goedkeuring vertraagd

Doordat de parlementaire goedkeuring is vertraagd, is invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar uitgesteld. Dit betekent dat het college naar verwachting vanaf boekjaar 2022 zelf verantwoording over de rechtmatigheid zal moeten afleggen, als onderdeel van de jaarrekening. Uitstel moet in uw organisatie niet ertoe leiden dat de voorbereidingen die al zijn getroffen voor het ‘live’ gaan in 2021 nu stil worden gelegd. Wij zijn van mening dat een goede voorbereiding het halve werk is en bevelen u aan om boekjaar 2021 te gebruiken als pilotjaar. Zo heeft u nog voldoende tijd om het proces richting 2022 eventueel bij te sturen. We gaan graag komende periode met u aan de slag om dit nader invulling te geven.

Vier veelgestelde vragen over het werk van de accountant

Waar toetst de accountant op?

Wij controleren of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het BBV bevat de verslaggevingsregels van de gemeente of provincie. Dat wil zeggen, voldoet de jaarrekening aan de vormvereisten: zijn de opgenomen bedragen juist en volledig (getrouwheid) en zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met regelgeving tot stand gekomen (rechtmatigheid).

Kijkt de accountant naar alles?

Nee, we controleren niet alles, maar we voeren de controle uit op basis van deelwaarnemingen. De onderwerpen die we daarbij extra controleren zijn gebaseerd op de samen met de raadsleden of statenleden geïnventariseerde gebieden waarin de risico’s op fouten het grootst zijn. Binnen de grenzen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden stellen zij ook vast hoeveel fouten zij acceptabel vinden (goedkeuringstolerantie). Dus als wij fouten ontdekken (bevindingen) - en eigenlijk gebeurt dat meestal wel - kan het nog steeds heel goed zijn dat we de jaarrekening goedkeuren.

Controleert de accountant op fraude?

Wij controleren niet specifiek op fraude. Wel maken we samen met de raads- of Statenleden, met de organisatie en met het college of Gedeputeerde Staten een inschatting van het risico op fraude. Voor hoogrisicogebieden in de jaarrekening voeren we extra werkzaamheden uit. Voor de andere gebieden zijn we wel alert op fraude, maar gaan we er pas specifiek op controleren als er minimaal een vermoeden van fraude is geconstateerd.

Wat is het verschil tussen getrouwheid en rechtmatigheid?

De getrouwheid omvat de vraag of de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geeft: zijn alle transacties zoals ze hebben plaatsgevonden juist en volledig in de jaarrekening verwerkt? Het aspect rechtmatigheid ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving. Zo kan het niet-juist aanbesteden van een inkoop leiden tot een rechtmatigheidsfout, maar tegelijkertijd wel getrouw in de jaarrekening zijn verwerkt. Andersom geldt wel dat alle getrouwheidsfouten ook een rechtmatigheidsfout zijn, omdat ze het gevolg zijn van het niet naleven van de verslaggevingsregels BBV.

{{filterContent.facetedTitle}}

{{contentList.dataService.numberHits}} {{contentList.dataService.numberHits == 1 ? 'result' : 'results'}}
{{contentList.loadingText}}

Contact

Martine Koedijk

Martine Koedijk

Partner en sectorvoorzitter Lokale Overheden, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)61 830 45 41

Volg ons