Verbeterde besluitvorming en operationele efficiëntie

Subsidieconsultant PNO wilde na de overname door Bencis Capital Partners een verbeterslag maken in de maandelijkse financiële rapportage. Met de implementatie van de PwC CFO Office Reporting Suite beschikt PNO over een uniform en integraal inzicht in financiële prestaties voor de board, de bank en Bencis. Sander Geutjes, manager Finance & Control van PNO: ‘We zijn erg tevreden met de flexibiliteit en ondersteuning die PNO heeft ontvangen.’ 

De samenwerking van PNO met PwC kwam twee jaar geleden tot stand, toen PNO in de verkoop werd gezet. PwC deed het financiële en fiscale duediligenceonderzoek om de verkoop mogelijk te maken. Bencis Capital Partners werd mede-eigenaar van PNO, met ongeveer twee derde van de aandelen. Na de acquisitie vroeg de bank om maandelijkse financiële informatie: balans-, winst- en verliesinformatie, cashflow-mutaties, kasstromen en verschillende ratio's die het welzijn van PNO weerspiegelen. Mede door een gebrek aan een centrale ERP was deze informatie niet eenvoudig en nauwkeurig beschikbaar. PNO vroeg PwC om ondersteuning bij de ontwikkeling van een integrale financiële managementrapportage, geschikt voor de bank, aandeelhouders en het management.

PwC’er Sharan Visser stelde een team samen om PNO te ondersteunen. Hij heeft daarbij Ilva van Mosselveld aangesteld als de spil van het PwC-team: ‘De eerste stap was definiëren wat PNO precies nodig had en hoe dit moest worden gepresenteerd. De rapportagevereisten van de bank vormden het uitgangspunt. Bencis wilde specifieke informatie gerapporteerd zien en PNO zelf had wensen. We ontwikkelden een blauwdruk om dit alles te visualiseren en te communiceren. Dit diende als leidraad voor het verdere proces.’

Het proces was uitdagend, want de dynamiek van een groeiend bedrijf brengt veranderingen met zich mee. Van Mosselveld: ‘Om de data te stroomlijnen moesten verschillende mappingstructuren en formats geharmoniseerd worden naar één uniform format. De data zijn opgeschoond en getransformeerd, waardoor deze nu gepresenteerd kunnen worden in een efficiënte, interactieve tool. Met deze interactieve tool kan PNO eenvoudig schakelen tussen verschillende landen en specifieke onderdelen bekijken, wat waardevolle inzichten oplevert en helpt bij het beter begrijpen van de financiële situatie. Bovendien is de tool een waardevol hulpmiddel voor het verstrekken van informatie aan belanghebbenden, waaronder de bank en de aandeelhouders.’ 

Documenten uit verschillende landen worden nu door PNO iedere maand geüpload in een SharePoint-database, waarna de tool automatisch draait en de bijgewerkte cijfers worden opgehaald. De tool wordt gebruikt om potentiële problemen te analyseren, het evenwicht te verifiëren en verschillen tussen de landen op te merken. De tool helpt PNO bij het stroomlijnen van de data-integratie, nu financiële gegevens uit verschillende bronnen efficiënter worden samengevoegd.

Het team koos voor een bredere oplossing: PwC CFO Office Reporting Suite. Die biedt naast een tool voor consolidatie/financiële managementrapportage ook oplossingen voor kasstroomvoorspellingen en werkkapitaalmanagement. Hiermee krijgt de CFO en de financiële functie in de periode direct na een acquisitie controle over de cijfers en processen.

Het PwC-dashboard van de CFO Office Reporting Suite biedt uitgebreid inzicht in financiële prestaties en cruciale prestatie-indicatoren (KPI's). Naast het bekijken van financiële gegevens per land en entiteit, kunnen ook omzetstromen in verschillende categorieën gesplitst worden en specifieke berekeningen uitgevoerd worden. Als er meer informatie moet worden toegevoegd, dan kan dat eenvoudig worden gebouwd en geïntegreerd.

De rapportage van PNO bevat naast actuele cijfers ook de begroting en de forecast, die maandelijks worden bijgewerkt en besproken, zowel op totaal- als op entiteitsniveau. Visser: ‘Deze interactieve tool biedt PNO de mogelijkheid om te zien welke landen het beter of slechter doen dan verwacht en waar eventuele bijsturing gewenst is. Gebruikers kunnen eenvoudig schakelen, wat inzichten oplevert en helpt bij het beter begrijpen van de financiële situatie.’

Welke uitdagingen kwam PwC verder in het proces tegen? Visser: ‘Het proces was uitdagend, vooral vanwege de diversiteit aan financiële pakketten in verschillende landen. Dit betekende dat de “account mapping” van de verschillende landen in lijn moest worden gebracht met die in Nederland. Het resultaat was een consistente “mapping” voor het genereren van rapportages.

Sander Geutjes van PNO noemt het rapportagetraject een uitdagende maar succesvolle reis: ‘De samenwerking met PwC is plezierig. We zijn tevreden met de flexibiliteit en ondersteuning die PNO heeft ontvangen. En we zijn trots op de resultaten die we hebben bereikt. Dit heeft zowel intern maar ook voor externe stakeholders waarde toegevoegd.’

• Verbeterde besluitvorming: door de integrale aanpak kunnen niet alleen de banken, maar ook de directie snel en nauwkeurig belangrijke gegevens inzien, wat leidt tot beter geïnformeerde beslissingen.

• Stakeholdertevredenheid: zowel Bencis als de banken zijn tevreden over de transparante rapportage, wat het vertrouwen in PNO versterkt.

• Operationele efficiëntie: door geoptimaliseerde processen voor gegevensverzameling en rapportage is de efficiëntie toegenomen.

• Schaalbaarheid: voor een groeiend bedrijf als PNO is het belangrijk dat entiteiten kunnen worden toegevoegd aan de tool. Als entiteiten moeten worden toegevoegd, dan kan dat eenvoudig worden gebouwd en geïntegreerd. De tool is een doorlopend platform waarop je kunt vertrouwen en waarbij je kan blijven aanpassen naar behoefte.