Organisatie

Tips

Dien tijdig uw WBSO-aanvraag in

Voert uw bedrijf onderzoeks- en/of ontwikkelingsprojecten uit? Dan kunt u misschien de regeling Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) gebruiken om de (loon)kosten voor deze projecten te verlagen. Het financiële voordeel bedraagt 32 procent over de eerste 350.000 euro van de totale Speur- en Ontwikkelings(S&O)-grondslag (voor starters geldt een tarief van 40 procent) en 16 procent van het surplus. Hiervoor geldt geen maximum. Het voordeel verzilvert u via een afdrachtvermindering in de aangifte loonheffingen. Zorg ervoor dat u een WBSO-aanvraag tijdig indient, dus voordat het S&O-werk gaat plaatsvinden. Een aanvraagperiode omvat minimaal drie maanden, waardoor u maximaal vier keer per jaar een aanvraag kunt indienen. Als uw onderneming per 1 januari 2024 S&O-werkzaamheden wil starten, dan geldt als uiterste aanvraagdatum 20 december 2023. Voor de overige maanden geldt als uiterste indieningsdatum de dag voorafgaand aan de periode waarbinnen het S&O-werk gaat plaatsvinden.

Kies voordeligste wijze van vermindering S&O-kosten

Onder de regeling voor kosten speur- en ontwikkelingswerk (S&O-kosten) kunt u er jaarlijks voor kiezen om in plaats van de werkelijke S&O-kosten een forfaitair bedrag per S&O-uur op te voeren. De keuze die een onderneming bij de eerste WBSO-aanvraag voor 2024 maakt, geldt voor het gehele kalenderjaar. Inventariseer tijdig of het voor uw onderneming voordelig kan zijn om een beroep te doen op het forfait of juist de werkelijke S&O-kosten.

Houd bij uw WBSO-aanvragen rekening met de eventuele toepassing van de innovatiebox

De inhoud van uw WBSO-aanvraag kan gevolgen hebben voor de eventuele toepassing van de innovatiebox. Een goede afstemming is daarbij van groot belang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal aangegeven WBSO-uren, de planning van de WBSO-projecten, in hoeverre sprake is van de ontwikkeling van programmatuur en hoe de S&O-projecten aansluiten bij de voor de innovatiebox kwalificerende winst. Met name voor dit laatste punt is het van belang goed naar de structuur van de opgezette WBSO-projecten te kijken.

Investeer nog dit jaar in bepaalde EIA/MIA kwalificerende bedrijfsmiddelen

Wanneer u investeert in energiebesparende en/of milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen (of daar een voornemen toe bestaat), kunt u gebruikmaken van een extra fiscale aftrekpost. Vanaf 2024 gaat het aftrekpercentage van de energie-investeringsaftrek (EIA) structureel omlaag van 45,5 procent naar 40 procent. Dit betekent dat het waarschijnlijk voordeliger is om nog dit jaar te investeren in een activum dat voorkomt op de Energielijst, dan om het uit te stellen naar 2024. Let op, de Energielijst wordt jaarlijks in december opnieuw vastgesteld.

In 2024 zijn de aftrekpercentages voor de Milieu-investeringsaftrek (MIA) 27 procent, 36 procent en 45 procent. Het toepasselijke percentage is afhankelijk van de categorie waartoe de investering behoort. Om te bepalen of een bedrijfsmiddel in aanmerking komt voor de EIA/MIA moet het bedrijfsmiddel op de Energielijst of Milieulijst voorkomen of de vereiste energiebesparing/milieuverbetering opleveren, wat u via een berekening van bijvoorbeeld de terugverdientijd moet aantonen. Beide lijsten worden per kalenderjaar vastgesteld. Sommige bedrijfsmiddelen zullen in een volgend jaar niet langer kwalificeren. Zie meer over belastingtarieven en cijfers voor 2023/2024 onze factsheet Belastingcijfers.

Plan uw EIA/MIA-investeringen

Het is raadzaam om voor begin 2024 de voor de EIA/MIA kwalificerende investeringen iets naar voren te halen om de toepassing van de EIA/MIA zeker te stellen, omdat de overheid voor de EIA/MIA een maximum budget ter beschikking stelt (op = op). Let wel, de nieuwe Milieu- en Energielijsten voor het daaropvolgende kalenderjaar worden jaarlijks rond medio december gepubliceerd. Als het planningstechnisch haalbaar is, kunt u dus op dat moment beoordelen of bepaalde investeringen kwalificeren voor de EIA/MIA.

Gebruik uw herinvesteringsreserve

Als u in 2020 een herinvesteringsreserve hebt gevormd voor de winst behaald met de verkoop van een bedrijfsmiddel, is het raadzaam om voor het einde van 2023 herinvestering te doen. Doet u dit niet, dan valt de reserve in beginsel vrij in de winst en wordt deze belast. In bijzondere omstandigheden kan de termijn voor het aanhouden herinvesteringsreserve worden verlengd. Corona was zo'n omstandigheid die eventueel verlenging van de driejaarstermijn van de herinvesteringsreserve mogelijk maakt. Het is dan van belang dat u kunt aantonen dat het voornemen om te herinvesteren eind 2023 nog bestaat, bijvoorbeeld door dit vast te leggen in de notulen van de directievergaderingen.

Voorkom desinvesteringsbijtelling

Bij vervreemding (desinvestering) van een bedrijfsmiddel binnen vijf jaar na het begin van het kalenderjaar waarin de investering heeft plaatsgevonden en waarvoor u EIA, MIA of KIA (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) hebt genoten, moet u een desinvesteringsbijtelling in aanmerking nemen. De facto kan de desinvesteringstermijn dus korter zijn dan vijf jaar. Wanneer u het voornemen hebt om een bedrijfsmiddel te verkopen dat u minder dan vijf jaar geleden hebt aangeschaft, dan is het voor u misschien raadzaam het bedrijfsmiddel pas begin 2024 te verkopen. Mogelijk kunt u hiermee een desinvesteringsbijtelling beperken of zelfs voorkomen.

Maximaliseer uw kleinschaligheidsinvesteringsaftrek

Uw recht op KIA in 2023 vervalt als u het maximale investeringsbedrag van 387.990 euro overschrijdt. Dreigt u dit maximumbedrag te overschrijden, dan kan het raadzaam zijn om investeringen (deels) uit te stellen tot 2024.

Tips

Let op drempels generieke renteaftrekbeperking

Nederland kent een beperking van de renteaftrek tot 20 procent van de gecorrigeerde Nederlandse fiscale winst (EBITDA) van een onderneming. Daarvoor geldt een drempel van 1 miljoen euro voor het saldo aan renten. Als u tijdig beoordeelt of de renteaftrek­beperking van toepassing is, hebt u de mogelijkheid om hierop te anticiperen. Mogelijk is het aan te raden géén fiscale eenheid aan te gaan, zodat elke vennootschap fiscaal zelfstandig de franchise kan benutten en ook zelf de eventuele niet aftrekbare rentelasten draagt. In andere gevallen kan het, gelet op deze generieke renteaftrekbeperking, juist beter zijn om een fiscale eenheid aan te gaan of uit te breiden, zodat de EBITDA van deze groep beschikbaar komt om de 20%-ruimte over te berekenen.

Bij ontvoeging uit fiscale eenheid op verzoek: dien tijdig het verzoek in

Om per 1 januari 2024 een of meer vennootschappen uit een bestaande fiscale eenheid vennootschapsbelasting te ontvoegen, moet u het verzoek tot ontvoeging uiterlijk op 31 december 2023 hebben ingediend. Ook zonder toestemming van de Belastingdienst is ontvoeging uit een fiscale eenheid mogelijk, maar dit kan ingewikkelder zijn.

Let op bij financiering (aankoop) deelnemingen

Bent u zich ervan bewust dat de rente die wordt betaald op een lening die is bedoeld om een andere vennootschap te verwerven of daar al voor wordt gebruikt, misschien niet volledig fiscaal aftrekbaar is? Voor de vennootschapsbelasting gelden namelijk verschillende renteaftrekbeperkende regelingen. Door hier vooraf bij stil te staan, kunt u mogelijk voorkomen dat rente onnodig onder een aftrekbeperking valt.

Overweeg herstructurering in informeelkapitaalsituaties (i.v.m. wetgeving tegengaan mismatches) 

Het zogenoemde zakelijkheidsbeginsel (‘at arm’s length’) moet zorgen voor een zakelijke fiscale winstverdeling binnen concerns. Omdat niet elk land dit beginsel (op dezelfde wijze) toepast, kan dit ertoe leiden dat een deel van de winst van een multinationale onderneming niet wordt belast. De Nederlandse belastingwet gaat deze mismatches tegen. Kort gezegd houdt de maatregel in dat u fiscaal geen ‘min’ in Nederland kunt presenteren zonder een corresponderende ‘plus’ in het buitenland. Beoordeel of in uw organisatie informeelkapitaalsituaties voorkomen die geraakt zouden worden en richt deze zo nodig opnieuw in.

Aandachtspunten

CFC-regels

Wanneer uw Nederlandse onderneming meer dan 50 procent belang heeft in een laagbelaste buitenlandse dochtervennootschap of vaste inrichting, dan wordt dit belang aangemerkt als een controlled foreign company (CFC). Het gevolg is dat u bepaalde inkomensbestanddelen van die CFC aan uw Nederlandse ondernemingswinst moet toerekenen. U kunt het beste met uw adviseur naar de ondernemingsstructuur kijken om zo de mogelijke consequenties van de CFC-regels in kaart te brengen.

Documentatieverplichting ATAD2

Op grond van de ATAD2-regels geldt voor elke Nederlandse onderneming een documentatieverplichting. In dit document analyseert een belastingplichtige waarom de hybridemismatchregels niet op hem van toepassing zijn of hoe de regels zijn toegepast. Als uw onderneming internationaal opereert, raden wij aan om deze verplichting te bespreken met uw adviseur.

Substance-eisen

De Nederlandse substance-eisen zijn onder andere van belang voor de CFC-regels, de dividendbelasting, de conditionele rente- en royaltybelasting en de buitenlandse aanmerkelijkbelangregeling. De laatste regeling bepaalt dat in specifieke gevallen buitenlandse aandeelhouders van een Nederlandse entiteit in Nederland vennootschapsbelasting moeten betalen over ontvangen dividenden en vervreemdingswinsten. Eerder vormden de Nederlandse substance-eisen een veilige haven. Dit is niet langer het geval. Wanneer een belastingplichtige voldoet aan de substance-eisen maar de Belastingdienst aannemelijk maakt dat er sprake is van misbruik, dan wordt er alsnog Nederlandse vennootschaps- of bronbelasting geheven. Omgekeerd hebben (potentieel) belastingplichtigen de mogelijkheid om het ontbreken van misbruik aan te tonen ook al voldoen zij niet aan de substance-eisen. Zowel de Belastingdienst als de belastingplichtige kunnen zich beroepen op de misbruikindicatoren uit de ‘Beneficial Ownership-arresten’ van het Europese Hof van Justitie.

Aanvullende substance-eisen voor dienstverleningslichamen 

Er gelden aanvullende substance-eisen voor dienstverleningslichamen. Een dienstverleningslichaam is een Nederlands belastingplichtig lichaam waarvan de activiteiten voor meer dan 70 procent bestaan uit het direct of indirect ontvangen en betalen van rente, royalty's of huur van een buitenlandse groepsentiteit. De aanvullende substance-eisen zijn loonkosten van ten minste 100.000 euro en de beschikking over kantoorruimte voor ten minste 24 maanden. Als niet aan deze eisen wordt voldaan, wordt informatie uitgewisseld met het land van waaruit de rente, royalty's of huur wordt betaald (de bronstaat). Het gevolg hiervan zou kunnen zijn dat de bronstaat de belastingplichtige verdragsvoordelen onthoudt. Deze substance-eisen zijn ook van belang voor de tegenbewijsregeling in de Wet Bronbelasting 2021.

Beperking afschrijving gebouwen in eigen gebruik

Bedrijven die belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting mogen slechts afschrijven op een gebouw in eigen gebruik totdat de boekwaarde gelijk is aan de WOZ-waarde. Dit betekent dat het belangrijk is om de WOZ-beschikking te controleren en zo nodig bezwaar aan te tekenen.

Verrekening van verliezen

Voor de verrekening van verliezen met winsten geldt vanaf 2022 een volledig recht op verrekening tot winsten van 1.000.000 euro per boekjaar. De (resterende) winst hoger dan 1.000.000 euro mag u voor 50 procent verrekenen met verliezen. Het eventueel openstaand verlies kunt u met toekomstige jaren verrekenen, zonder beperking in tijd, maar met inachtneming van bovenstaande beperkingen.

Wijziging btw-aftrek van gemengd gebruikt investeringsgoed

Het kan zijn dat u aan het einde van het (boek)jaar btw moet terugbetalen wanneer het gebruik van investeringsgoederen voor vrijgesteld gebruik is toegenomen ten koste van btw-belast gebruik én afwijkt van de verhouding waarin de aankoop-btw in aftrek is gebracht. Bij een toename van belast gebruik kunt u een deel van de eerder niet afgetrokken btw alsnog terugvragen.

Fiscale eenheid omzetbelasting met een Nederlandse vaste inrichting: wijziging per 2024 

Met ingang van 1 januari 2024 is het volgens de staatssecretaris van Financiën niet meer mogelijk dat het buitenlandse hoofdhuis van een in Nederland gevestigde vaste inrichting deel uitmaakt van de Nederlandse fiscale eenheid omzetbelasting. Hetzelfde geldt voor de in het buitenland gevestigde vaste inrichting van een in Nederland gevestigd hoofdhuis. Het belangrijkste gevolg van deze wijziging is dat transacties tussen een Nederlandse fiscale eenheid en een buitenlandse hoofdhuis of vaste inrichting van één van de onderdelen van die fiscale eenheid in de heffing van btw worden betrokken. Voor ondernemers met een beperkt recht op aftrek van btw op kosten is dit een extra kostenpost. Wij merken op dat er twijfel mogelijk is of deze door de staatssecretaris voorgestane wijziging wel mogelijk is zonder wetswijziging (waar nu niet in is voorzien). Wij verwachten dat over deze vraag geprocedeerd zal worden als gevolg waarvan nog enige tijd onzekerheid kan bestaan over de verschuldigdheid van btw op transacties tussen een Nederlandse fiscale eenheid en een buitenlandse hoofdhuis of vaste inrichting van één van de onderdelen van die fiscale eenheid.

Tips

Zorg voor een ‘at arm’s length’ allocatie van winst- of verlies

Als uw onderneming in meerdere landen actief is, hebt u met regels op het gebied van transfer pricing (‘TP’ of ‘verrekenprijzen’) te maken. De transacties tussen de vestigingen moeten zakelijk oftewel ‘at arm’s length’ plaatsvinden. Handelen ‘at arm’s length’ houdt in dat gelieerde partijen onderling dezelfde prijzen en voorwaarden hanteren als twee onafhankelijke partijen zouden doen. Deze eis geldt niet alleen voor de levering van goederen en diensten, maar ook voor onder andere de terbeschikkingstelling van kennis, merknaam en merkrechten en voor groepsfinanciering, zoals via leningen of deelname aan een cash pool. Als een bedrijf niet at arm’s length handelt, kan dit aanleiding geven tot correcties, fiscale boetes en mogelijk zelfs dubbele belasting. Bovendien is het voor het indienen van uw aangifte vennootschapsbelasting noodzakelijk om de zakelijkheid van uw intercompany transacties onderbouwd te hebben.

Verricht tijdig eventuele jaareindecorrecties om aan uw TP-policy te voldoen

Als een of meerdere van de groepsentiteiten - op basis van uw TP-policy - een bepaald (routine)resultaat moeten behalen, is het raadzaam om voor het einde van het boekjaar de benodigde berekeningen te maken en eventuele correctiefacturen te sturen. 

Voldoe aan de documentatieverplichting

Om de zakelijkheid van uw intercompany transacties te onderbouwen, is het van belang dat u onder meer een goede functionele analyse en economische onderbouwing (benchmarkstudie) opneemt in uw TP-documentatie. Als uw geconsolideerde groepsomzet in het voorgaande boekjaar meer dan 50 miljoen euro bedroeg, moet deze documentatie voldoen aan de vereisten voor de zogenoemde Master File (groepsdossier) en Local File (lokaal dossier). Onderdeel hiervan is een jaarlijkse update van de relevante benchmarkstudies en eens per drie jaar volledig nieuwe benchmarkstudies. Bij een geconsolideerde groepsomzet van meer dan 750 miljoen euro geldt bovendien de verplichting tot het indienen van een Country-by-Country Rapport (CbCR).

Zorg voor een ‘at arm’s length’ policy rondom intercompany financiering

Naast de meer operationele intercompany-transacties (producten, diensten, royalty’s etc.) is het van belang de zakelijkheid van uw intercompany financiële transacties te toetsen en onderbouwen. Zeker in het licht van de richtlijnen van de OESO met betrekking tot financiële transacties (hoofdstuk X van de OESO-verrekenprijsrichtlijnen 2022), die zijn opgenomen in het nieuwe Nederlandse verrekenprijsbesluit van 2022, heeft dit in toenemende mate de aandacht van belastingautoriteiten.

Controleer salarisnorm voor de 30%-regeling

Hebt u in verband met de 30%-regeling universitair geschoolde mensen in dienst die dertig jaar zijn geworden of fulltime-werknemers die parttime zijn gaan werken? Mogelijk voldoen zij dan niet meer aan de salarisnorm, waardoor de 30%-regeling niet meer van toepassing is. De standaard salarisnorm voor 2023 is vastgesteld op 41.954 euro aan belastbaar inkomen op jaarbasis. De verlaagde salarisnorm voor 2023 bedraagt 31.891 euro op jaarbasis. In voorkomende gevallen kunt u overwegen om de 30%-vergoeding te verlagen, zowel contractueel als in de salarisadministratie, waardoor de salarisnorm nog wel wordt gehaald.

Verzoek om toepassing IB-tarieven in loonaangifte onder de 30%-regeling

U kunt een afspraak maken met de Belastingdienst over het toepassen van de inkomstenbelastingtarieven in de salarisadministratie voor werknemers met de 30%-regeling zonder persoonlijke aftrekposten of overig inkomen. De aangifteplicht voor de inkomstenbelasting komt daarmee voor deze werknemers te vervallen. Zie meer over belastingtarieven en cijfers voor 2023/2024 onze factsheet Belastingcijfers.

Verwerk alleen de in Nederland belaste werkdagen

Als de belastingheffing over buitenlandse werkdagen op grond van een verdrag ter voorkoming van dubbele belasting is toegewezen aan het andere land, kunt u daarmee al rekening houden in de Nederlandse salarisadministratie. In dat geval kunt u de inhouding van Nederlandse loonheffing beperken tot het aan Nederland toegewezen deel van het inkomen. Dit is ook van belang voor het bepalen van de hoogte van de vrije ruimte onder de werkkostenregeling en de eventueel verschuldigde eindheffing van 80 procent. Voor deze uitsluiting van loon is het wel belangrijk dat de werknemer een overzicht bijhoudt van zijn werkdagen in en buiten Nederland.

Controleer bijdrage Zorgverzekeringswet bij een ‘salary split’

Bij een salary split werkt een werknemer in verschillende landen. Een salary split kan formeel en materieel zijn. Bij een formele salary split is het van belang dat u voor elke afzonderlijke formele dienstbetrekking van de werknemer voldoet aan de registratie- en afdrachtverplichtingen. U bent namelijk per afzonderlijke dienstbetrekking de bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Onder omstandigheden kan de verleggingsregeling binnen concernverband een oplossing bieden voor deze dubbele last. Bij een materiële salary split is er maar één formele werkgever, waardoor u de bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen slechts eenmaal hoeft af te dragen.

Verwerk buitenlandse sociale zekerheidspremies

Als u voor uw werknemers die onderworpen zijn aan buitenlandse sociale zekerheid, de buitenlandse sociale zekerheidspremies in Nederland op een juiste wijze fiscaal verwerkt, leidt dit in de meeste gevallen tot een aftrekpost op het fiscale loon.

Aandachtspunten

Aanpassing internationale belastingverdragen

Het Multilateraal instrument (‘MLI’) is een onderdeel van het OESO-project tegen grondslagerosie en winstverschuiving door multinationale ondernemingen (ook wel ‘BEPS-project’ genoemd). Door het MLI kunnen landen hun bilaterale belastingverdragen in één keer BEPS-proof maken. Het MLI is alleen van toepassing op een verdrag wanneer het ook voor de verdragspartner van kracht is én er geen voorbehoud is gemaakt voor het betreffende verdragsartikel. Omdat het nog regelmatig voorkomt dat Nederlandse verdragspartners het MLI bekrachtigen, kan de toepassing van hun verdrag met Nederland veranderen. Mocht u gebruik maken van belastingverdragen, dan raden wij aan met uw adviseur te bekijken of het MLI iets verandert voor uw onderneming.

Mandatory disclosure / DAC6

DAC6 legt verplichte informatie-uitwisseling op voor bepaalde structuren en transacties met een grensoverschrijdend karakter waarbij een EU- lidstaat is betrokken. Een structuur of transactie moet worden gemeld wanneer deze in de richtlijn genoemde "wezenskenmerken" bezit (zgn. “hallmarks”) en - in sommige gevallen - daarnaast als een van de belangrijkste te verwachten voordelen een belastingvoordeel betreft. Als er een intermediair (bijvoorbeeld een belastingadviseur) is betrokken bij het opzetten van een constructie, is deze intermediair verplicht om te melden binnen 30 dagen nadat het advies wordt uitgebracht of de eerste stappen voor implementatie worden genomen. Bij het ontbreken van een intermediair verschuift de meldingsplicht naar de relevante belastingplichtige. Het is daarom belangrijk om uw DAC6- positie inzichtelijk te hebben. Bij het niet melden van meldingsplichtige constructies worden boetes uitgedeeld.

Tax follows the business

‘Tax follows the business’ wil zeggen dat het businessmodel van een onderneming bepaalt hoe de transfer pricing policy (TP) moet zijn en niet andersom. Als de regels voor TP goed zijn toegepast, valt de winst daar waar de onderneming haar functies uitoefent en waar zij haar risico’s en bezittingen managet, dus waar waardecreatie plaatsvindt. Omdat ondernemingen continu in beweging zijn, is het belangrijk om voortdurend te monitoren of de geldende TP-policy’s nog wel passend zijn. Controleer daarom regelmatig welke ontwikkelingen in het bedrijf een invloed kunnen hebben op de onderlinge bijdragen van groepsmaatschappijen aan de winstgevendheid. Een aantal veel voorkomende voorbeelden van ontwikkelingen die vanuit een TP-policy perspectief moeten worden beoordeeld zijn: aan- en verkoop van bedrijfsonderdelen en integratie daarvan; digitale transformatie; transformatie van de finance functie; ontwikkeling en uitrol van IT-systemen; en bedrijfstransformatieprogramma’s.

Inwerkingtreding van CBAM-rapportageverplichting 

De CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism) introduceert een extra heffing aan de grens op basis van de ingebedde emissies van bepaalde goederen. De CBAM ziet op koolstofintensieve producten,waaronder producten van cement, ijzer, staal, aluminium, elektriciteit, kunstmest en chemicaliën.

Als onderdeel van de introductie van CBAM is per 1 oktober 2023 de overgangsperiode gestart. Gedurende deze overgangsperiode wordt de extra heffing nog niet toegepast, maar moeten bedrijven wel de directe en indirecte emissies van deze goederen op kwartaalbasis rapporteren. Het eerste rapport met de gegevens over het vierde kwartaal van 2023 moet uiterlijk in januari 2024 worden ingediend.

Het is van belang voor bedrijven om te controleren of de CBAM-wetgeving van toepassing is op hun goederen en of deze goederen van buiten de EU worden geïmporteerd. Vervolgens zal de CBAM vanaf 1 januari 2026 volledig in werking treden. Vanaf dat moment zijn bedrijven verplicht om jaarlijkse CBAM-rapporten in te dienen en CBAM-certificaten aan te schaffen/in te leveren, gebaseerd op de ingebedde emissies van de geïmporteerde CBAM-goederen.

Herstel van de reguliere navorderingstermijn Douane 

Per 1 juli 2024 wijzigt de Algemene Douanewet. Het indienen van een onjuiste of onvolledige aangiftes zal dan niet meer kwalificeren als strafbaar feit, tenzij er sprake is van opzet. Op basis van de huidige wetgeving wordt het indienen van zo’n onjuiste of onvolledige douaneaangifte meteen aangemerkt als strafbaar feit. Deze kwalificatie heeft als gevolg dat de terugvorderingstermijn van de Douane wordt verlengd van drie naar vijf jaar en leidt tot onwenselijke situaties waarbij ruime terugvorderingen plaatsvinden zonder opzettelijke fouten in de aangifte. Met de wetswijziging zal de reguliere navorderingstermijn van drie jaar als standaard gelden voor onjuiste of onvolledige douaneaangiftes. Vooralsnog ziet de wetswijziging enkel op douaneaangiften die per 1 juli 2024 worden ingediend. Dit betekent dat de Douane de verlengde navorderingstermijn van vijf jaar nog kan toepassen op alle onjuiste of onvolledige douaneaangiftes die voor deze datum zijn ingediend.

Tips

Voorkom dubbele premieplicht binnen concern

Het is mogelijk om de inhoudingsplicht van een buitenlandse werkgever naar een Nederlandse concernvennootschap te verleggen, ook wanneer er geen sprake is van een onderlinge uitzendsituatie. Door de inhoudingsplicht te verleggen, kunt u eventuele dubbele premies voorkomen en uw administratieve lasten verlichten. Een gezamenlijk verzoek van het buitenlandse en Nederlandse concernonderdeel is wel vereist.

Voorkom schijnzelfstandigheid

Organisaties die zzp’ers inhuren, hebben met de inwerkingtreding van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (Wet DBA) meer verantwoordelijkheid gekregen om de arbeidsrelatie met de zzp’er te beoordelen. Vanwege de onduidelijkheid over de Wet DBA is de handhaving hiervan verder opgeschort. Momenteel vindt er slechts beperkt handhaving plaats in het geval van zogenaamde kwaadwillendheid of wanneer aanwijzingen niet binnen een redelijke termijn zijn opgevolgd. Uiterlijk per 1 januari 2025, maar zo mogelijk eerder, wordt dit handhavingsmoratorium afgeschaft.

Benut de werkkostenregeling optimaal

Wij adviseren u om na te gaan of u de vergoedingen en verstrekkingen die u in 2023 aan uw werknemers hebt gegeven, correct hebt verwerkt en waar gewenst hebt aangewezen als eindheffingsbestanddelen voor de werkkostenregeling. Na afloop van het jaar kunt u niet alsnog vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen. Deze controle is ook een goede gelegenheid om te inventariseren of u voor het komende kalenderjaar rekening moet houden met extra werkkosten. Voor 2023 is de vrije ruimte van de werkkostenregeling over de eerste 400.000 euro van de loonsom eenmalig verhoogd naar 3 procent. Boven de grens van 400.000 euro van de loonsom is 1,18 procent van toepassing. In 2024 is de verhoging niet langer van toepassing en geldt tot de grens van 400.000 euro het tarief van 1,92 procent.

Voorkom overschrijding werkkostenbudget

Als de door u aangewezen vergoedingen en verstrekkingen het werkkostenbudget voor 2023 overschrijden, bent u over de overschrijding 80 procent eindheffing verschuldigd. De aangifte loonheffingen over februari 2024 is de laatste aangifte waarin u deze heffing kunt aangeven. Als u eindheffing moet afdragen, dan kan dit aanleiding zijn voor het wijzigen van arbeidsvoorwaarden of regelingen om een overschrijding van het budget voor 2024 te voorkomen of te beperken.

Thuiswerkvergoedingen

Door het structurele thuiswerken heeft de regering per 1 januari 2022 een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geïntroduceerd. In 2023 kunt u als werkgever uw werknemers tegemoet komen in de extra kosten van thuiswerken door een vrijgestelde vergoeding van maximaal 2,15 euro per thuisgewerkte dag toe te kennen. U kunt echter niet én een reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding voor dezelfde gewerkte dag belastingvrij toekennen. Lees voor verdere uitleg onze eerder gepubliceerde Belastingnieuwsartikelen ‘Belastingplan 2022: Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten’ en ‘Indexatie onbelaste thuiswerkkostenvergoeding’.

Bespaar premie door tijdige controle beschikking Werkhervattingskas

Een goede controle kan in de praktijk een premiebesparing opleveren. Als u als werkgever geen eigenrisicodrager voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) en de Ziektewet bent, dan ontvangt u rond deze periode uw beschikking gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) van de Belastingdienst met uw premiepercentage voor de Whk. Gezien de relatief korte bezwaartermijn is het raadzaam om deze beschikking zo snel mogelijk te controleren. Door pro-forma bezwaar te maken en de instroomlijst bij de Belastingdienst op te vragen, verlengt u de bezwaartermijn en verkrijgt u extra inzicht om een goede controle uit te voeren.

Vraag loonkostenvoordeel aan

Loonkostenvoordeel (LKV) is een tegemoetkoming voor werkgevers die oudere of arbeidsgehandicapte werknemers in dienst nemen. U kunt in uw aangifte loonheffingen aangeven voor welke werknemers u recht meent te hebben op een tegemoetkoming. Het LKV ontvangt u pas na afloop van het kalenderjaar als eenmalige uitkering. Voor alle groepen LKV moet u in het bezit zijn van een doelgroepverklaring, die u uiterlijk drie maanden na een indiensttreding of herplaatsing moet hebben aangevraagd. 

Aandachtspunten

Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag (WML)

Op 1 januari 2024 wordt het wettelijk minimumuurloon ingevoerd, wat betekent dat alle werknemers met een minimumloon hetzelfde uurloon zullen ontvangen, ongeacht de duur van de werkweek. Het uurloon wordt de grondslag en niet meer het maandloon. Hierdoor gaan werknemers met een werkweek van 40 uur meer verdienen dan werknemers met een werkweek van 36 uur. De vaste minimum maand-, week-, en daglonen verdwijnen. Het bruto wettelijk minimumuurloon bedraagt per 1 januari 2024: 13,27 euro. Het is belangrijk na te gaan of u hieraan voldoet.

Maximale transitievergoeding 

De transitievergoeding (wettelijke ontslagvergoeding) bedraagt een derde bruto maandsalaris per gewerkt dienstjaar, en naar rato voor het overige gedeelte van het dienstverband of als het dienstverband korter dan een jaar heeft geduurd. In 2023 is de hoogte van de transitievergoeding maximaal 89.000 euro bruto of één jaarsalaris bruto (als het salaris van de werknemer hoger is dan 89.000 euro bruto). 

Nieuwe wet verschaft meer bescherming voor klokkenluiders 

Op 18 februari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders in werking getreden. De wet beoogt melders van misstanden beter te beschermen. De belangrijkste wijzigingen betreffen de verschuiving van de bewijslast en de uitbreiding van de kring van beschermde melders. Als klokkenluiders aangeven dat zij worden benadeeld vanwege hun melding dan is het nu aan de werkgever om het tegendeel te bewijzen. Daarnaast krijgen nu niet alleen werknemers met een dienstverband bescherming, maar ook bijvoorbeeld zzp’ers, stagiairs en leveranciers. Ook moeten werkgevers aan strengere eisen voldoen als het gaat om de interne meldprocedure. Zo moeten werkgevers binnen drie maanden na een melding informatie over het onderzoek verschaffen aan de melder. De nieuwe wet vraagt om aanpassingen in private organisaties met minstens 50 werknemers. Werkgevers in de private sector met 50 tot 249 werknemers moeten uiterlijk 17 december 2023 aan de nieuwe eisen voldoen. Voor private werkgevers met meer dan 250 werknemers geldt dat zij per direct moeten voldoen aan de nieuwe wetgeving.

ESG-principes vertalen zich steeds meer in nieuwe wetgeving

Wereldwijd wordt steeds meer aandacht besteed aan de maatschappelijke en duurzame verantwoordelijkheden die organisaties moeten naleven. Dit is ondergebracht in de ESG-principes: Environment (‘E’), Social (‘S’) en Governance (‘G’), met een toenemende nadruk op de sociale pijler. Recente drijvende krachten zijn de sociale gevolgen van de COVID-19-pandemie en de groeiende belangstelling voor gelijkheid en sociale inclusie. Hierna volgen 5 voorbeelden van ESG-principes die zich laten vertalen in nieuwe wetgeving.

Gelijke beloning van mannen en vrouwen 

Er zijn twee belangrijke wetgevingsinitiatieven op nationaal en Europees niveau die zien op gelijke beloning van mannen en vrouwen:

1. Het wetsvoorstel gelijke beloning is een nationaal wetsvoorstel dat beoogt een aantal instrumenten in te voeren die ongelijke beloning moeten tegengaan. Er komt bijvoorbeeld een certificeringsplicht voor 
2. grote werkgevers (> 250 werknemers) om aan te tonen dat in de organisatie gelijk loon wordt betaald. Deze werkgevers krijgen te maken met een verzwaarde bewijslast als zij geen certificaat hebben.
3. Het richtlijnvoorstel gelijke beloning is een Europees richtlijnvoorstel en beoogt concrete maatregelen om de toepassing van gelijke beloningsnormen en beloningstransparantie te verbeteren. Het voorstel introduceert bijvoorbeeld rapportageverplichtingen om jaarlijks informatie te publiceren over de beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen in de organisatie. Daarnaast mag de werkgever sollicitanten niet meer vragen naar de beloning waar zij recht op hadden bij hun vorige werkgever.

Nieuwe wet verplicht organisaties onderzoek te doen naar kinderarbeid

De Wet zorgplicht kinderarbeid verplicht elke onderneming die aan Nederlandse eindgebruikers goederen verkoopt of diensten levert om met gepaste zorgvuldigheid (‘due diligence’) te handelen. Hiermee moet een ondernemer proberen te voorkomen dat goederen en/of diensten met behulp van kinderarbeid tot stand zijn gekomen. Overtreding van het niet doen van gedegen onderzoek kan leiden tot administratieve boetes die oplopen tot 870.000 euro of 10 procent van de jaaromzet. De beoogde inwerkingtredingsdatum is vooralsnog onbekend.

Evenwichtige man-vrouwverhouding wordt verplicht

Vanaf januari 2022 geldt voor de raad van commissarissen van beursgenoteerde ondernemingen een ingroeiquotum om ervoor te zorgen dat de verhouding tussen mannen en vrouwen meer in evenwicht is. De samenstelling van de raad van commissarissen is evenwichtig als de raad voor ten minste een derde uit mannen en voor ten minste een derde uit vrouwen bestaat. Het ingroeiquotum houdt in dat de benoeming van personen, van wie de benoeming niet leidt tot een evenwichtigere samenstelling van de raad van commissarissen, nietig is.

Voor grote ondernemingen geldt de verplichting om passende en ambitieuze doelstellingen te formuleren in de vorm van een streefcijferregeling. Deze ondernemingen moeten een plan opstellen over de wijze waarop de onderneming de doelstellingen zal verwezenlijken. Ze moeten deze doelstellingen opnemen in het bestuursverslag en jaarlijks binnen tien maanden na afloop van het boekjaar rapporteren aan de Sociaal-Economische Raad. Dit betekent dat grote ondernemingen voor het eerst in 2023 moeten rapporteren over de streefcijfers en resultaten over het boekjaar 2022.

Flexwerkers krijgen meer inspraak in de organisatie

In 2022 is de Wet op de ondernemingsraden aangepast. De termijnen voor het krijgen van actief en passief kiesrecht worden verkort tot drie maanden. De wetswijziging flexibele arbeidskrachten geeft uitzendkrachten sneller zeggenschap bij de inlener. Uitzendkrachten worden na vijftien maanden gerekend tot werkzame personen in de onderneming. Hierdoor bouwen uitzendkrachten na vijftien maanden medezeggenschapsrechten op en hebben ze na achttien maanden passief en actief kiesrecht bij de inlener. Omdat uitzendkrachten sneller tot de in de onderneming werkzame personen behoren, zal de grens van vijftig werknemers sneller bereikt worden. Deze grens bepaalt wanneer de verplichting tot het instellen van een ondernemingsraad gaat gelden.

Verzwaarde informatieplicht werkgever, meer rechten werknemer

Op 1 augustus 2022 is de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking getreden. Dit leidt, onder andere, tot de volgende wijzigingen:

• Er geldt een verzwaarde informatieplicht voor u als werkgever om werknemers te informeren over de belangrijkste elementen van de arbeidsrelatie, zoals de aard en plaats van de arbeid, de procedure bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst en de duur van een normale werkdag. Dit heeft met name gevolgen voor werkgevers die werken met oproepkrachten. Deze werkgevers moeten hun oproepkrachten meer specifiek informeren over de dagen en uren waarop zij mogelijk worden opgeroepen.
• U kunt uw werknemers niet verbieden om naast het werk nevenwerkzaamheden te verrichten, tenzij u hier een rechtvaardigingsgrond voor hebt.
• U moet uw werknemers de voor de functie verplichte opleidingen kosteloos aanbieden.

Check of de juiste loonheffingskorting is toegepast voor niet-inwoners 

Voor de toepassing van de heffingskortingen in de loonaangifte moet u rekening houden met het onderscheid tussen fiscale inwoners en niet-inwoners van Nederland. Er gelden drie aparte loonbelastingtabellen voor de volgende drie groepen werknemers: (1) inwoners van Nederland; (2) niet-inwoners uit een EU-lidstaat of EER-land, Zwitserland of de BES-eilanden; en (3) niet-inwoners uit een ander land. Inwoners van Nederland hebben recht op het belastingdeel van alle heffingskortingen. De tweede categorie heeft alleen recht op het belastingdeel van de arbeidskorting. De laatste groep heeft geen recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting. Om de juiste tabel te kunnen toepassen, moet u weten van welk land uw (buitenlandse) werknemers fiscaal inwoner zijn. Let op: mocht u werknemers in dienst hebben uit het VK dan is onder andere de startdatum van de dienstbetrekking (31 december 2020 en daarvoor) van belang om te bepalen of u de EU-loonbelastingtabel moet toepassen of niet.

Fiscale regeling ter beschikking stellen fiets

Als u een fiets ter beschikking stelt aan uw werknemer en deze fiets ook voor privédoeleinden gebruikt wordt, geldt een bijtelling. Ook woon-werkverkeer valt onder privégebruik van de fiets. De bijtelling bedraagt zeven procent van de oorspronkelijke nieuwwaarde van de fiets. Voor bijvoorbeeld een elektrische fiets van 3.000 euro geldt een jaarlijkse bijtelling van 210 euro. Uitgaande van een tarief van 36,97 procent leidt dat tot een belastingheffing van 77,64 euro per jaar ofwel minder dan 7 euro per maand voor de werknemer. De bijtelling geldt alleen bij terbeschikkingstelling van een fiets. Als de fiets eigendom wordt van de werknemer, gaat de gehele waarde van de fiets ten koste van het werkkostenbudget. Dit vindt vaak plaats op basis van een cafetariaregeling. Zie meer over belastingtarieven en cijfers voor 2023/2024 onze factsheet Belastingcijfers.

Controleer inkomensverdeling van buitenlandse bestuurders- en commissarisbeloningen 

Per 1 januari 2023 verschilt de methode van voorkoming van dubbele belasting van buitenlandse bestuurders- en commissarisbeloningen ten opzichte van de beloning voor werknemers voor inwoners van Nederland. Het is daarom belangrijk om een duidelijk onderscheid in de salarisadministratie te maken voor deze beloningsbestanddelen. Lees voor verdere toelichting ons eerder gepubliceerde Belastingnieuwsartikel.

Btw-correctie voor privégebruik ondernemingsgoederen en -diensten

De kans is groot dat u (een deel van) de btw die in aftrek is gebracht voor de kosten van goederen en diensten die uw personeel in privé heeft gebruikt, moet corrigeren. Hiervoor bestaan verschillende mechanismen, waarbij het zogeheten Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting 1968 (BUA) het belangrijkste is. Voor de uitgaven voor de ondernemer zelf geldt een ander correctiemechanisme. Aan het eind van ieder jaar moet u de btw-correctie voor het privégebruik berekenen en in de laatste btw-aangifte van dat jaar verwerken.

Aandachtspunten

Vastlegging vervangingsvoornemen bij aanwezigheid herinvesteringsreserve 

Bij de vervreemding van een bedrijfsmiddel kunt u onder voorwaarden een herinvesteringsreserve vormen. De herinvesteringsreserve kunt u in het jaar van vervreemding of in de daaropvolgende drie jaren in mindering brengen op een kwalificerende herinvestering. Een van de voorwaarden is dat ten tijde van het vormen en ten behoeve van het aanhouden van een herinvesteringsreserve een vervangingsvoornemen aanwezig is. Wij adviseren om het vervangingsvoornemen voor het einde van het jaar schriftelijk vast te leggen.

Clausule btw-schade in de (ver)koopovereenkomst voor vastgoed

Bij aan- of verkoop van vastgoed met een optie voor btw-belaste levering moet de koper schriftelijk verklaren dat hij ten minste 90 procent btw-aftrekgerechtigd is (90%-norm). Als de koper dit pand in de periode die zowel het boekjaar van levering als het daaropvolgende boekjaar omvat, toch niet voor 90 procent voor belaste activiteiten gebruikt, moet hij dit binnen vier weken na het boekjaar schriftelijk aan de verkoper en de Belastingdienst melden. Deze melding kan bij de verkoper leiden tot correctie van eerder in aftrek gebrachte btw. We raden verkopers aan om een verhaalsclausule voor deze btw-schade in de verkoopovereenkomst op te nemen.

Kortere termijn 90%-verklaring bij opvolgende opties btw-belaste levering

Ook bij doorlevering van vastgoed met een optie voor btw-belaste levering waarvoor bij de voorafgaande levering is geopteerd, is een 90%-verklaring van de koper nodig als die vorige levering korter dan twee boekjaren geleden heeft plaatsgevonden. Hiervoor is de termijn uiterlijk vier weken na de doorlevering, dus niet na afloop van het boekjaar. Vindt de doorlevering bijvoorbeeld op 2 december 2023 plaats, dan moet de verklaring binnen vier weken, dus uiterlijk op 30 december 2023, afgegeven worden.

De 90%-verklaring bij huur

Voor vastgoed dat btw-belast wordt verhuurd, moet de huurder in het eerste jaar een verklaring verstrekken aan de verhuurder en de Belastingdienst dat hij voldoet aan deze 90%-norm. De huurder die aan het einde van een boekjaar niet meer blijkt te voldoen aan de 90%-norm, moet binnen vier weken na afloop van het boekjaar een verklaring naar de verhuurder en de Belastingdienst sturen. Een ‘negatieve’ verklaring over boekjaar 2023 moet dus uiterlijk 28 januari 2024 worden verstrekt.

Tips

Bouw optimaal pensioen op voor werknemers met 30%-regeling

Onder de werkkostenregeling behoren alle vrije vergoedingen en verstrekkingen - dus ook de 30%-vergoeding - in beginsel tot het eindheffingsloon en dus tot het fiscale loon. Dat betekent dat u pensioen kunt opbouwen voor uw werknemers over het bedrag van de 30%-regeling, zonder dat hiervoor moet worden voldaan aan aanvullende voorwaarden.

Aandachtspunten

Bijtellingspercentage voor leaseauto’s

De bijtellingspercentages voor leaseauto’s zijn van toepassing vanaf het jaar dat de auto op naam is gezet in het kentekenregister en blijven (maximaal) vijf jaar van toepassing. De bijtellingspercentages zijn als volgt:

Het bijtellingspercentage en het drempelbedrag voor emissieloze (elektrische) auto’s blijven in 2024 gelijk aan 2023. Dit betekent dat het bijtellingspercentage 16 procent bedraagt tot het drempelbedrag van 30.000 euro. Voor de cataloguswaarde boven de 30.000 euro blijft het bijtellingspercentage van 22 procent gelden. 

BPM-vrijstelling voor bestelauto’s verdwijnt 

Op 1 januari 2025 zal de BPM-vrijstelling verdwijnen voor de aanschaf van een bestelauto door een ondernemer - de zogenoemde grijskentekenregeling. Dit betekent dat 2024 het laatste jaar is waarin ondernemers kunnen profiteren van deze vrijstelling. Met het verdwijnen van de BPM-vrijstelling zullen de belastingtarieven voor personenauto's ook gelden voor de aanschaf van een bestelauto door een ondernemer. Er blijft echter wel een vrijstelling bestaan voor emissieloze elektrische bestelauto's.

Btw-correctie privégebruik auto van de zaak

U moet over het privégebruik van de aan uw personeel beschikbaar gestelde auto van de zaak btw betalen. Dit kan bijvoorbeeld door 2,7 procent van de cataloguswaarde van de auto, inclusief btw en bpm, op aangifte te voldoen. In bepaalde situaties kunnen afwijkende regels gelden, bijvoorbeeld als de auto ouder is dan vijf jaar of de gebruiker een sluitende kilometeradministratie bijhoudt.

Tips

Maak gebruik van vrijstellingen voor schenk- en erfbelasting

Een gift of een erfenis die een algemeen nut beogende instelling (anbi), een sociaal belang behartigende instelling (sbbi) of een steunstichting sbbi (een stichting die uitsluitend is opgericht om geld in te zamelen voor het jubileum van een sbbi) verkrijgt, is onder voorwaarden vrijgesteld van schenk- en erfbelasting. Dit geldt ook voor een gift die een anbi zelf doet in het kader van het algemeen belang.

Benut de giftenaftrek voor giften van uw bv aan anbi en steunstichting sbbi

Giften vanuit uw bv aan een anbi en aan een steunstichting sbbi komen alleen nog in 2023 onder voorwaarden in aanmerking voor de giftenaftrek voor de vennootschapsbelasting. De aftrek bedraagt ten hoogste 50 procent van de winst met een maximum van 100.000 euro. Een van de voorwaarden voor aftrek van een schenking aan een anbi is dat u als aandeelhouder geen doorslaggevende zeggenschap mag hebben over de anbi als verkrijger van uw gift. Als uw bv een zakelijk belang heeft bij de betaling aan een goed doel - bijv. bij reclame, sponsoring of in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen - dan is er sprake van zakelijke kosten die volledig aftrekbaar zijn voor de vennootschapsbelasting, zonder plafond. Wij adviseren per geval aan de hand van de feiten en omstandigheden te beoordelen of het om zakelijke kosten of om een (niet-zakelijke) gift gaat.

Vermenigvuldig uw giftenaftrek van uw gift vanuit uw bv aan culturele instellingen 

U mag uw gift vanuit uw bv aan een culturele instelling vermenigvuldigen met 1,5 voor de giftenaftrek vennootschapsbelasting, met een maximum van 2.500 euro.

Tips

Stel een Master File en een Local File op

Heeft uw geconsolideerde groepsomzet in het voorgaande boekjaar de 50 miljoen euro overschreden, dan moet u een Master File (groepsdossier) en een Local File (lokaal dossier) opnemen in uw administratie. Dit moet plaatsvinden binnen de termijn die is gesteld voor het indienen van uw aangifte vennootschapsbelasting. Niet-nakoming van deze verplichtingen kan leiden tot een bestuurlijke boete, strafrechtelijke sancties en tot omkering van de bewijslast. Wet- en regelgeving bepalen welke informatie in de Master File en de Local File moet komen. Voor multinationale ondernemingen die bovenstaande omzeteis niet halen, geldt de (oorspronkelijke) verplichting om (vormvrije) informatie op te nemen in de administratie waarmee aangetoond kan worden dat de ondernemingen van de groep onderling at arm’s length handelen.

Lever een Country-by-Country rapport aan

Als uw geconsolideerde groepsomzet in het voorgaande boekjaar meer was dan 750 miljoen euro en de moedermaatschappij van uw bedrijf in Nederland is gevestigd, dan moet u - binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar van de groep - een Country-by-Country rapport (CbCR) aanleveren bij de Belastingdienst. In uitzonderingsgevallen kunnen ook Nederlandse groepsmaatschappijen van multinationale groepen waarvan de uiteindelijke moedermaatschappij niet in Nederland is gevestigd, verplicht zijn het landenrapport aan te leveren. Niet-nakoming van deze verplichting kan leiden tot een bestuurlijke boete en strafrechtelijke sancties.

Dien een CbCR-notificatie in

Als uw geconsolideerde groepsomzet in het voorgaande boekjaar meer was dan 750 miljoen euro en de moedermaatschappij van uw bedrijf niet in Nederland is gevestigd, dan moet u - binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar van de groep - een notificatie indienen bij de Belastingdienst met betrekking tot het Country-by-Country rapport. Door middel van deze notificatie moet u de Belastingdienst laten weten welke groepsmaatschappij het CbCR-rapport zal indienen en in welk land. Niet-nakoming van deze verplichting kan leiden tot een bestuurlijke boete en strafrechtelijke sancties.

Meld schenkingen bij verlies anbi-status

Houd er rekening mee dat voormalige algemeen nut beogende instellingen (anbi’s) de Belastingdienst jaarlijks binnen acht maanden na het kalenderjaar uit eigen beweging moeten informeren over gedane schenkingen en het verloop van het anbi-vermogen. Als u als voormalige anbi niet, niet tijdig of niet op de voorgeschreven wijze de informatieplicht nakomt, wordt dit aangemerkt als een overtreding waarvoor een vergrijpboete kan worden opgelegd. Bij opzet of grove schuld kan de vergrijpboete oplopen tot maximaal 22.500 euro (2023). De informatieplicht geldt zolang het vermogen dat was bestemd voor het algemeen nuttige doel meer bedraagt dan 25.000 euro.

Pas de nieuwe richtlijnen voor datalekken melden toe

De European Data Protection Board (EPDB) heeft begin 2023 nieuwe richtlijnen gepubliceerd over de meldplicht datalekken. In de EDPB zijn alle Europese privacytoezichthouders vertegenwoordigd. Houd deze nieuwe richtlijnen tegen uw eigen datalekprocedures aan. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben organisaties namelijk de plicht om datalekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Van een datalek is sprake bij een inbreuk op de beveiliging die onrechtmatig of per ongeluk leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of verstrekking van toegang tot persoonsgegevens waar dit niet de bedoeling is. Datalekken moeten worden gemeld als het lek mogelijk een impact op de betrokkenen heeft. De meldplicht datalekken omvat uitgebreide registratievereisten; u moet onder meer de verwachte gevolgen van een datalek en de genomen of te nemen corrigerende maatregelen vastleggen. Mogelijk bent u ook verplicht om het datalek te melden aan de betrokkenen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt.

Implementeer privacy in AI en algoritmen

Het afgelopen jaar is het gebruik van artificiële intelligentie (AI) in de spotlights komen te staan. Denk aan het gebruik van generatieve AI waarmee bijvoorbeeld tekst, video’s en virtuele werelden worden gegenereerd. Toepassingen hiervan lopen ver uit elkaar: van geautomatiseerde medische diagnoses, tot door AI-gegenereerde ‘deepfake’-video's en taalmodellen zoals ChatGPT. De EU AI Act wordt nu al gezien als de wereldwijde standaard voor regulering van deze complexe technologie. Algoritmen en AI’s spelen een grotere rol in beslissingen van bedrijven en overheden. Dit biedt kansen, maar het kan leiden tot uitsluiting en discriminatie. De in 2023 opgerichte Directie Coördinatie Algoritmes (DCA) houdt toezicht op de naleving van de wet en het gebruik van persoonsgegevens binnen AI/algoritmes. De DCA publiceert elk half jaar een rapportage over de recente ontwikkelingen en bijbehorende uitdagingen. U kunt deze rapportages voortdurend gebruiken om in te spelen op (compliance) risico’s. De DCA en de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen zo nodig boetes en andere sancties opleggen aan bedrijven en organisaties.

Check op welke AVG-basis u persoonsgegevens aan de VS doorgeeft

Op 10 juli 2023 heeft de Europese Commissie het EU-US Data Privacy Framework goedgekeurd voor de doorgifte van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten. Hiermee erkent de Europese Commissie dat de Verenigde Staten persoonsgegevens op een niveau beschermen dat vergelijkbaar is met dat van de Europese Unie. Dit Framework stelt bedrijven in staat om persoonsgegevens vanuit de lidstaten van de EU en Liechtenstein, Noorwegen en IJsland over te dragen naar gecertificeerde bedrijven in de Verenigde Staten. Het Amerikaanse ministerie van Handel publiceert een lijst met bedrijven die onder het Framework vallen. U hoeft verder geen aanvullende waarborgen voor de overdracht te nemen. Het Framework introduceert een aantal extra waarborgen om de tekortkomingen van het Privacy Shield op te lossen, dat in juli 2020 ongeldig werd verklaard door het Europese Hof van Justitie. Let op: als u persoonsgegevens doorgeeft naar de Verenigde Staten, is het raadzaam om de doorgiftemechanismen te evalueren. Dit kan door middel van een Data Transfer Impact Assessment (DTIA).

Houd rekening met privacyregels bij tracking cookies en social media plugins 

Voor het plaatsen van tracking cookies op het apparaat van een websitebezoeker is toestemming van de bezoeker nodig. Vooraf aangevinkte selectievakjes die standaard op ‘ja’ of ‘akkoord’ staan mogen niet worden gebruikt. De websitebezoeker moet een actieve handeling verrichten, bijvoorbeeld zelf het selectievakje aankruisen. Daarnaast is het gebruik van een cookiewall niet toegestaan. Via een cookiewall wordt websitebezoekers toegang tot een website geweigerd als ze geen toestemming geven voor het plaatsen van tracking cookies. Social media platforms kunnen op uw website persoonsgegevens verzamelen van bezoekers via social media plugins (e.g. een Facebook like-knop). U bent als websitebeheerder medeverantwoordelijk hiervoor, ongeacht of u toegang hebt tot de gegevens die het platform verkrijgt. De beste aanpak is om toestemming te vragen aan uw websitebezoekers voor het verwerken van hun persoonsgegevens via deze plugins. Daarnaast verrichten enkele Europese privacytoezichthouders, waaronder de Nederlandse, onderzoek naar het gebruik van Google Analytics in relatie tot de AVG en privacybescherming. In verschillende Europese landen, waaronder Oostenrijk, Noorwegen en Frankrijk, hebben de nationale privacytoezichthouders het gebruik van Google Analytics ondertussen aan banden gelegd.

Aandachtspunten

Nieuwe regels voor digitale platforms

Vanaf het eerste kwartaal van 2024 zal de Europese Digital Services Act (DSA) worden gehandhaafd. De DSA bestaat uit regels gericht op de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van internetaanbieders, hostingbedrijven, online platformen, zoekmachines en marktplaatsen voor de activiteiten via hun diensten. De nieuwe wet biedt een beter mechanisme voor het verwijderen van illegale inhoud en beschermt de grondrechten van consumenten binnen de onlinewereld. Daarnaast biedt de DSA een duidelijk kader voor transparantie, bevordert zij innovatie, groei en concurrentie en zorgt zij voor een strenger overheidstoezicht op de grotere platforms. Ter voorbereiding is het van belang om na te gaan of en hoe uw organisatie onder de DSA wordt aangemerkt. Als dit het geval is, zullen uw bedrijfsprocessen, aansprakelijkheidsbepalingen en algemene voorwaarden voor gebruik van uw onlinediensten de nieuwe rechten en verplichtingen moeten reflecteren. 

Nieuwe regels voor kunstmatige intelligentie 

In 2024 zal de Europese verordening inzake kunstmatige intelligentie (AI-verordening) in werking treden. Daarin worden alle AI-systemen in vier risicocategorieën onderverdeeld. Systemen die onder een hoger risiconiveau vallen, moeten aan meer waarborgen en verplichtingen voldoen. De AI-verordening creëert veel procedurele en inhoudelijke eisen voor iedereen die betrokken is bij (risicovolle) AI-systemen. Voor kleine ondernemingen kunnen de gevolgen onevenredig zwaar zijn door de aanzienlijke hoeveelheid vereisten en de bijbehorende nalevingskosten tot wel 160.000 euro. Start als organisatie op tijd met het aanpassingsproces en houd bij toekomstige bedrijfsbeslissingen rekening met de toekomstige wetgeving. Investeer in het ethisch gebruik van gegevens en privacy. Breng het bestaan en gebruik van AI-systemen in uw organisatie en mogelijke ontwikkelingen van de komende jaren in kaart. Breid rollen uit om de verantwoordelijkheid van de AI-systemen te dragen. Naleving vereist het bewustzijn van juridisch, technisch en operationeel personeel. 

Nieuwe regels voor de financiële sector 

In januari 2023 is de Digital Operational Resilience Act (DORA) in werking getreden in de Europese Unie. De DORA versterkt en harmoniseert ICT-risicovoorschriften in de gehele financiële sector en brengt een gestroomlijnd kader voor digitale operationele weerbaarheid tot stand. De eisen die in de DORA zijn vastgelegd, zullen een aanzienlijke impact hebben op hoe financiële entiteiten het bestuur van hun ICT-risico's regelen. De DORA en de AVG delen dezelfde doelstellingen: het waarborgen van de veiligheid, vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van gegevens en het beschermen van de rechten en vrijheden van betrokkenen in de digitale omgeving. Ze voorzien echter in specifieke reikwijdtes, rollen en verantwoordelijkheden, en deze zullen op één lijn moeten worden gebracht en gecoördineerd. De financiële sector heeft twee jaar de tijd gekregen om zich voor te bereiden en de noodzakelijke wijzigingen door te voeren voordat DORA vanaf 17 januari 2025 van toepassing wordt. Hoewel dit misschien ver weg lijkt, is het verstandig voor financiële instellingen om alvast te beginnen met de implementatie.

‘Class action’ om schade wegens privacyschending te claimen neemt toe

Class action op het gebied van privacywetgeving is een snel groeiend juridisch middel om organisaties aansprakelijk te stellen voor privacyschendingen. Bij ‘class action’-rechtszaken bundelen veel gedupeerden met dezelfde schade zich samen om één zaak aan te spannen. Dit middel wordt in juridische procedures binnen het consumentenrecht al enige tijd toegepast. Hoewel privacy class action relatief nieuw is in Nederland, ontwikkelt het zich snel en de aantallen zijn sinds 2015 wereldwijd sterk gestegen. Daarnaast is het opzetten van een class action rechtszaak binnen Nederland eenvoudiger geworden door de Wet afwikkeling massaschade in collectieve actie (WAMCA). Ook op Europees niveau is er sinds juni 2023 de mogelijkheid om soortgelijke rechtszaken te beginnen via de Richtlijn Representatieve Vorderingen. Publieke en private partijen lopen hierdoor, naast sancties van de Autoriteit Persoonsgegevens, het risico om door een groep individuen aansprakelijk te worden gesteld, mogelijk vanuit verschillende EU-landen. Dit risico wordt verhoogd door het groot economisch belang voor consumenten: in ‘privacy class action’-rechtszaken worden regelmatig miljoenen euro’s geëist.

Nieuwe EU-brede regels AVG-boetes voor bedrijven 

De EDPB heeft nieuwe regels opgesteld voor de berekening van bestuurlijke boetes voor bedrijven die de AVG overtreden. Met de nieuwe regels berekenen alle privacytoezichthouders in de Europese Unie de hoogte van de boetes op dezelfde manier. Hiervoor had elke Europese privacytoezichthouder zijn eigen regels. Door de nieuwe regels krijgt de omvang van een bedrijf een grote rol in de bepaling van de hoogte van de boete, worden de boetes ingedeeld in drie categorieën aan de hand van de ernst van de overtreding (laag, midden en hoog) en wordt er gebruik gemaakt van een bandbreedte van boetebedragen voor de verschillende soorten overtredingen. De nieuwe regels zijn meteen van kracht gegaan en gelden alleen voor bedrijven.

Publicatie jaarrekening bv 

De jaarrekening van een bv moet binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar zijn opgemaakt. De algemene vergadering kan deze termijn verlengen met vijf maanden. De uiterste publicatietermijn is twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Maar voor een bv waarvan alle aandeelhouders ook bestuurders zijn, is het extra opletten. Voor dergelijke bv's geldt het moment van ondertekening door alle bestuurders tevens als het moment van vaststelling van de jaarrekening. In dat geval wordt de deponeringstermijn verkort naar tien maanden. In de statuten van de bv kan ervoor worden gekozen om hiervan af te wijken. Voor deze bv's kan het daarom raadzaam zijn om hun statuten op dit punt na te lezen en – waar nodig – te wijzigen. De deponering moet plaatsvinden binnen acht dagen na vaststelling van de jaarrekening.

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen 

Op 1 juli 2021 is de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) in werking getreden. De regels voor het bestuur en toezicht bij de vereniging, stichting, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij in het Burgerlijk Wetboek sluiten sindsdien aan bij die voor de nv en de bv. Bij stichtingen gelden nieuwe regels, onder meer voor de besluitvorming bij tegenstrijdig belang, bestuurdersaansprakelijkheid en de bevoegdheden van de rechtbank. Verder is het meervoudig stemrecht beperkt: een bestuurder of commissaris kan niet meer stemmen uitoefenen dan alle andere bestuurders respectievelijk commissarissen tezamen. Een statutenwijziging door deze nieuwe regels is overigens niet meteen verplicht, omdat voor enkele bepalingen een overgangsregeling in het leven is geroepen. Maar met het oog op de overgangsregeling is het voor zowel private als semi-publieke rechtspersonen raadzaam om de statuten te updaten zodat deze aansluiten bij de recent gewijzigde wet- en regelgeving. Zo kunt u voorkomen dat er verwarring ontstaat doordat statutaire bepalingen (op termijn) niet meer gelden.  Hoewel de WBTR inmiddels ruim twee jaar geleden in werking is getreden, komen er in de praktijk nog steeds statuten voor waar de regels uit de WBTR nog niet in zijn verwerkt. Mocht u uw statuten in de (nabije) toekomst wijzigen, verwerk daarin dan direct de regels uit de WBTR.

Digitale oprichting bv 

Sinds 1 augustus 2021 moet het volgens de Europese richtlijn 2019/1151 mogelijk zijn om digitaal een bv op te richten. Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft daarbij gebruik gemaakt van de uitstelmogelijkheid die de Europese richtlijn biedt om de implementatietermijn met 1 jaar te verlengen. Op 7 augustus 2023 is de nieuwe wet gepubliceerd in de Staatscourant. De digitale oprichting blijft in overwegende mate hetzelfde als de fysieke oprichting. Een belangrijk voordeel is dat de oprichters niet meer in persoon hoeven langs te gaan bij de notaris. De procedure voor de oprichting van een bv vindt dan plaats via een centraal digitaal platform onder leiding van de notaris. Voor de oprichting van een bv kunnen op deze manier tijd en kosten worden bespaard.

UBO-register

Alle privépersonen die meer dan 25 procent (in)direct eigendom of zeggenschap hebben in een juridische entiteit, zoals een vennootschap of stichting, kwalificeren als ultimate beneficial owner (UBO) en moeten worden opgenomen in een register. Dit register wordt beheerd door de Kamer(s) van Koophandel (KvK). Momenteel kan er geen uittreksel van het UBO-register worden opgevraagd, dus de persoonsgegevens van de UBO zijn niet voor het publiek inzichtelijk. Nieuw opgerichte entiteiten moeten hun UBO’s meteen bij de oprichting registreren. Doen zij dit niet, dan ontvangen ze geen handelsregisternummer en kan de inschrijving bij de KvK niet worden voltooid. Het is aan te raden om zo spoedig mogelijk zorg te dragen voor registratie van de UBO’s bij de KvK om boetes te voorkomen.

Tijdelijke wet transparantie turboliquidatie

Op 15 november 2023 treedt de Tijdelijke wet transparantie turboliquidatie in werking. Deze wetswijziging brengt nieuwe verplichtingen voor het bestuur van een rechtspersoon dat gebruik wil maken van de zogenaamde turboliquidatie. Een turboliquidatie is een snelle manier om een rechtspersoon waarbij géén baten in de onderneming zitten te liquideren. Dit wil zeggen dat de rechtspersoon géén activiteiten meer uitvoert en geen bezittingen meer heeft. De Tijdelijke wet transparantie turboliquidatie brengt onder andere met zich mee dat het bestuur van een rechtspersoon binnen veertien dagen na ontbinding documenten moet deponeren bij het handelsregister die de turboliquidatie verantwoorden. Ook kunnen schuldeisers met machtiging van de kantonrechter inzage krijgen in de administratie van de ontbonden rechtspersoon als de verantwoordingsplicht niet (correct) is nageleefd. Bovendien kan op verzoek van het Openbaar Ministerie een bestuursverbod tot maximaal vijf jaar worden opgelegd aan bestuurders van een rechtspersoon die is opgehouden door middel van een turboliquidatie waarbij één of meer schuldeisers onbetaald zijn gebleven. Naast de (nieuwe) manier van turboliquidatie bestaat altijd nog de mogelijkheid om de rechtspersoon langs de reguliere ontbindingsprocedure te liquideren. Deze wet geldt twee jaar, dus tot 15 november 2025. De wet bevat de mogelijkheid om deze gedurende deze twee jaar te verlengen en de maatregelen permanent door te voeren.

Verkrijgen en behouden anbi-status

Voor het verkrijgen of behouden van de status van een algemeen nut beogende instelling is onder meer van belang dat de statuten van uw instelling altijd voldoen aan de actuele wettelijke criteria. Per 1 januari 2021 stelt de wet andere eisen aan de formulering van de liquidatiebepaling in de statuten. Anbi’s die hun statuten wijzigen, moeten hiermee rekening houden bij een eerstvolgende statutenwijziging. De Belastingdienst beoordeelt de statuten van anbi’s namelijk zeer kritisch. Houd er verder rekening mee dat u voldoet aan de elektronische publicatieplicht die voor anbi’s geldt. Per 1 januari 2021 moeten grote anbi’s hiervoor gebruikmaken van een standaardformulier. Deze zijn beschikbaar via de website van de Belastingdienst. Uw anbi moet ze ingevuld publiceren op internet. Daarbij dient de financiële verantwoording telkens binnen zes maanden na afloop van het boekjaar te worden geactualiseerd middels hetzelfde standaardformulier.