Hoe accountants kunnen bijdragen aan het vertrouwen in lokale overheden

11/02/22

Dalend vertrouwen beïnvloedt realisatie beleidsdoelstellingen

Diverse onderzoeken laten zien dat het vertrouwen in de politiek en de overheid daalt. Het formatieproces, de nasleep van de toeslagenaffaire en het proces rondom de compensatie van aardbevingsschade in Groningen schaden het vertrouwen. Burgers voelen zich niet gehoord en de roep om terug te keren naar de ‘menselijke maat’ klinkt overal.

Het dalend vertrouwen raakt ook de lokale overheid, waarvan het belang juist toeneemt doordat belangrijke opgaven zoals wonen, klimaatadaptatie en energietransitie daar zijn belegd. Dalend vertrouwen heeft negatieve invloed op de effectiviteit van de uitvoering en daarmee op de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Het is dus van groot belang dat het vertrouwen weer wordt hersteld, en accountants kunnen daaraan bijdragen, stelt Martine Koedijk, PwC-expert en sectorvoorzitter lokale overheden.

Accountants zijn niet alleen ‘factcheckers’ voor de gemeenteraad

Vertrouwen verbindt (lokale) overheden, bedrijven, organisaties en inwoners. Maar vertrouwen is niet ‘te koop’. Het wordt verdiend met elke interactie in relaties en door te werken aan oplossingen. ‘Zekerheid geven bij de jaarrekening is de kern van het werk van accountants’, stelt Koedijk. ‘Zodat raadsleden (ook leden van Provinciale Staten, red.), inwoners en andere belanghebbenden erop kunnen vertrouwen dat de cijfers kloppen. Om decharge te kunnen verlenen, om te kunnen beoordelen wat is gerealiseerd en wat niet, om bij te kunnen sturen.’

Het is te mager om bij de bijdrage van accountants aan het vertrouwen alleen te wijzen op de controleverklaring. Naast de rol van ‘factchecker’ voor de gemeenteraad adviseren accountants vanuit hun onafhankelijke rol ook over de kwaliteit van de interne beheersing en de kwaliteit van de verslaggeving. ‘Daarmee brengen zij een gemeenteraad ‘in positie’ op hun kaderstellende en controlerende taak’, duidt Koedijk. ‘De (auditcommissie van de) raad kan daardoor goede, kritische vragen stellen aan het college over de bevindingen en de aanbevelingen van de accountants, ten aanzien van de financiële kaders of de financiële positie van de gemeente. Juist een goed samenspel tussen de raad en het college zorgt ervoor dat de kwaliteit van de verantwoording en de beheersing op de agenda blijft en daarmee wordt versterkt. Een samenspel dat scherp en open moet zijn, maar tevens fair en respectvol om bij te dragen aan het vertrouwen in de overheid. Accountants kunnen en moeten daaraan bijdragen.’

Kwaliteit van de interne beheersing als fundament

Interne beheersing is het fundament om de maatschappelijke doelen van de gemeenten te realiseren en te voorkomen dat overheidsgeld wordt verspild. De inrichting van (dienstverlenende) processen en systemen is tevens cruciaal voor de ervaring van de inwoners. ‘Dit is geen makkelijke opgave’, weet Koedijk, ‘omdat lokale overheden hierin het evenwicht moeten zoeken tussen rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en menselijke maat. Het gaat dus om meer dan de systemen en de getrouwe vastlegging; het gaat ook om de menselijke interactie, het invulling geven aan de ‘bedoeling’ en daarmee de cultuur en de ethiek.’

Vanwege de verwevenheid van processen, systemen en financiële gegevens beoordelen accountants de kwaliteit van de inrichting van de beheersing van een gemeente in brede zin (‘de controleomgeving’), evenals de processen met (grotere) financiële transactiestromen. In de managementletter rapporteren accountants hun bevindingen, kennis, aandachtspunten, risico’s en aanbevelingen aan het college. ‘Zo dragen accountants bij aan het verbeteren van die kwaliteit en helpen zij te anticiperen op wijzigingen en nieuwe risico’s, denk aan cyber en fraude’, zegt Koedijk. ‘Door kennis te nemen van de managementletter en de bestuursreactie kunnen raadsleden inschatten of het college alert genoeg opvolging geeft aan de aanbevelingen.’

‘De scope van accountants is gedreven door de getrouwheid van de jaarrekening’, vervolgt Koedijk. ‘Bij veel gemeenten zien we echter de ontwikkeling van het beheersen van financiën en rechtmatigheid alleen, naar een beheersing waarin ook het behalen van beleidsdoelstellingen is verankerd. Aan accountants dan de uitdaging om daarin mee te bewegen in hun natuurlijke adviesfunctie.’

Inwoners en andere belanghebbenden baseren hun vertrouwen in de overheid mede op de ervaring hoe de overheid hen of anderen benadert en ‘behandelt’. Voor accountants is dat geen specifiek onderdeel van de werkzaamheden. Wél kunnen accountants - buiten hun comfortzone - feedback geven over wat ze opvalt in de ‘controleomgeving’, zoals de organisatie-inrichting, de aansturing, het risicomanagement en door te zeggen wat hij ziet aan gedrag in de organisatie.

‘Daarbij kan hij (op verzoek) meenemen hoe de organisatie omgaat met uitzonderingen (maatwerk), handhaving en algoritmes’, vertelt Koedijk. ‘Is maatwerk überhaupt mogelijk? Zijn daar procedures voor? Bestaat een ethisch kompas en worden algoritmes gebruikt en getoetst aan dat kompas? Juist bevindingen over deze onderwerpen kunnen extra informatie geven over de (gewenste) cultuur, bieden handvatten voor het gesprek over ‘de menselijke maat’ of de uitvoerbaarheid en kunnen zo bijdragen aan het vertrouwen in de overheid.’

Kwaliteit verantwoording versterkt de besluitvorming

De jaarstukken zijn de documenten waarmee het college verantwoording aflegt over het gevoerde beleid en de gemeenteraad zijn controlerende taak kan uitvoeren. In begrotingsgestuurde politieke omgevingen zoals (lokale) overheden is de aandacht voor de verantwoording van oudsher minder groot dan voor de begroting. Goed analyseren en reflecteren is echter een belangrijke stap om doeltreffend bij te sturen. De stukken moeten daarvoor inzicht geven in wat is bereikt en wat niet, en het liefst ook de waarom-vraag beantwoorden. Dan kunnen raadsleden sturen en bijsturen, zodat belangrijke maatschappelijke doelen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Hoe concreter de (programma)verantwoording des te beter het debat en de besluitvorming zal zijn. Dat het daaraan nog geregeld schort, laat menig rapport van lokale rekenkamers zien.

Accountants controleren de jaarrekening (‘de cijfers’) en stellen van het jaarverslag waarin de programma’s zijn opgenomen vast of het in lijn is met hun kennis uit de controle. Het is een goede aanvulling als accountants vanuit hun perspectief reflecteren op de informatiewaarde van de jaarstukken. Niet om de jaarstukken nog omvangrijker te maken, maar om college en raad te helpen heldere, meetbare doelen te formuleren en goede indicatoren vast te stellen, inclusief de koppeling met de financiële resultaten. Zodat de jaarstukken naast een beschrijving van alle uitgevoerde activiteiten ook aangeven wat is bereikt en wat dat heeft gekost.

De verwachting is overigens dat accountants op sommige thema’s in het jaarverslag - gerelateerd aan klimaat en duurzaamheid - worden gevraagd daarover ook zekerheid te geven, gezien het enorme belang voor de maatschappij in brede zin. ‘Zekerheid geven over deze nieuwe thema’s zal vast bijdragen aan het vertrouwen in de overheid’, besluit Koedijk. ‘Maar hoe je als college en als raad omgaat met de verantwoording, de reflectie, het leren van en het benoemen wat beter kan en goed gaat, is van veel grotere impact. Het gaat dan om betrouwbaarheid als instituut. Kom je je afspraken na, durf je te luisteren naar jouw inwoners, geef je snel (systeem)fouten toe en stuur je bij? Kortom, het gaat om welk gedrag en welke ethiek je laat zien.’

Podcasts ‘Breed perspectief op lokale overheden’

In de podcastserie ‘Breed perspectief op lokale overheden’ gaat Martine Koedijk met diverse belanghebbenden (collegeleden, raads- of statenleden, controllers, financieel directeuren en accountants) in gesprek over de kwaliteit van interne beheersing, verantwoording en controle.

Beluister hier alle podcasts