Beleving is key in candidate en employee journey

Medewerkers centraal bij Aethon

Aethon, een uitzend- en detacheringsorganisatie die actief is in de sociaalmaatschappelijke sector, bedient zo’n 500 klanten vanuit tien locaties verspreid over Nederland. Het bedrijf is bezig met een serieuze digitaliseringsslag om de organisatie gereed te maken voor verdere groei. ‘Zowel in de front- als backoffice stellen we de medewerkers centraal en zetten we in op beleving’, betoogt voormalig CFO Thijs Burgerhout die nu – met zijn bedrijf Engation – Aethon ondersteunt in de digitale transformatie.

Thijs Burgerhout, CFO Aethon

Sociaalmaatschappelijke sector

Aethon is actief bij gemeenten, woningcorporaties, zorg-, onderwijs- en kinderopvanginstellingen. Het bedrijf bemiddelt in werk voor studerende talenten, young professionals en professionals. ‘Waar Aethon zich onderscheidt van andere partijen in deze markt’, vertelt Thijs Burgerhout, ‘is dat zij niet zomaar medewerkers inzet bij haar opdrachtgevers. Als aanjager van talent leidt Aethon mensen op, zodat ze volwaardig kunnen meedraaien en het verschil kunnen maken bij opdrachtgevers. Aethon voegt talent toe aan de arbeidsmarkt en draagt zo bij aan het oplossen van de personeelstekorten. Daarvoor heeft zij een heel concept, met trainers en opleidingsinstituten. Medewerkers komen dus goed voorbereid op de werkvloer terecht. Daarnaast maakt de uitzender en detacheerder het wederzijds: Aethon werkt niet met oproepcontracten waarbij je vooral veel beschikbaar moet zijn, maar het nog maar de vraag is óf je werk krijgt. Medewerkers krijgen vaste uren, en dat betekent ook dat als er geen werk voor ze is, Aethon ze wel gewoon betaalt. Een concept dat op een moderne manier met medewerkers omgaat, in hen investeert, ze goed betaalt en leuke opdrachten biedt. Dat zijn uiteindelijk zaken waarvoor medewerkers blijven.’

CFO met digitale affiniteit

Zo’n twee jaar geleden begon Thijs Burgerhout met zijn werkzaamheden bij Aethon. Hij trof een organisatie die de startupfase heel snel ontgroeid was, maar nog wel een startupaansturing kende. Een organisatie bovenal die op de drempel van een volgende levensfase stond en daarvoor een CFO met digitale affiniteit nodig had. ‘Aethon voelde en zag dat daar nog veel te winnen viel, maar had nog geen goed beeld van hoe dat het beste kon worden aangepakt’, verduidelijkt Burgerhout, die eerder voor PwC, ING, Efteling, SBM Offshore, Unit4 en Cegeka werkte. ‘Bij Aethon maakte ik kennis met een ontzettend leergierige organisatie. Praktisch ingestelde medewerkers die met een enorme snelheid zaken voor elkaar wilden krijgen. Een enorme drive, maar soms ook enigszins chaotisch. Dat gaf veel energie, maar tegelijk ging er ook energie verloren. Een eerste organisatieaanpassing binnen finance en HR zorgde ervoor dat iedereen weer duidelijke focus kreeg. De eerste stap in het bouwen van een gedegen fundering voor een meer digitale structuur.’

Obstakels voor groei

In de basis heeft Aethon nog onvoorstelbaar veel groeipotentie: uitbouw van bestaande concepten en toetreding tot andere markten die zich lenen voor een succesvolle uitrol van het Aethon-concept. ‘Maar voordat Aethon daarmee aan de slag kan, moet ze eerst enkele obstakels voor groei aanpakken’, vervolgt Burgerhout. ‘Zo wil het bedrijf de belofte van talentontwikkeling volledig waarmaken. Iedere organisatie kan dat roepen, maar als je ziet wat het daadwerkelijk betekent in de praktijk, dan kom je bij veel organisaties van een koude kermis thuis. Het gebruik van veel losse systemen, handmatige processen en het gebrek aan relevante en geïntegreerde stuurinformatie gericht op talentontwikkeling zijn daar vaak de oorzaak van. De meeste systemen zijn daarbij gericht op processen en productie, terwijl Aethon juist haar medewerkers centraal wil stellen. Een meer simpele en datagedreven administratie en organisatie zorgt er bovendien voor dat je opschuift van louter rapporteren naar analyseren en voorspellen op basis van data en ervaringen. Aethon gelooft dat de traditionele ERP- en HR-systemen moeten versmelten tot één geïntegreerd digital backoffice om dit te kunnen bereiken.’

‘Waar Aethon eerst voornamelijk bezig was met plaatsingen is zij nu veel meer bezig met beleving, zowel in de candidate als in de employee journey.’

Thijs Burgerhout

Pakhuizen aan data

Aethon ging voortvarend aan de slag en structureerde allereerst de finance organisatie. ‘De ene helft focust nu op business control. Die medewerkers zijn daarmee een soort van caddy’s van de businessmanagers’, licht Burgerhout toe. ‘De andere helft van finance richt zich op het pure accountingstuk, dat overigens steeds simpeler en overzichtelijker wordt. Er is een overkoepelend datamodel, waarmee end-to-end wordt gerapporteerd. Niet alleen over de omzet en de marges, maar de rapportering begint bijvoorbeeld bij de marketingleads en de recruitmentfunnel. Organisaties zijn pakhuizen aan data aan het genereren en de finance organisatie is bij uitstek geschikt om die data met elkaar in verband te brengen en te zorgen dat de business daarmee de juiste keuzes maakt. Hoe beter de data zijn, waarmee wij de business kunnen ondersteunen, des te beter de besluitvorming is waarmee wij als organisatie waarde kunnen creëren. Ik weet niet of een CFO tegenwoordig per sé naar deze diepte moet, maar een CFO van de toekomst moet zeker data en digital savvy zijn, meer dan iemand die alleen de boekhouding op orde heeft. Over tien jaar kom je als CFO echt niet meer weg als jouw afdeling alleen maar een stukje financiën kan rapporteren.’

Workday en PwC

Fase één van het digitaliseringstraject kenmerkte zich door een ongelooflijke handelingssnelheid. ‘In een paar weken hebben we eerst het hele datamodel in kaart gebracht, nog voordat we überhaupt een lijstje met applicaties hadden’, vertelt Burgerhout. ‘Door het proces te simplificeren, wisten we vrij snel wat voor een systeem we nodig hadden en uiteindelijk viel de keuze op Workday. Daar kunnen alle medewerkers de benodigde zaken in één omgeving vinden. Na een groot aantal referentiegesprekken kwamen we bij PwC terecht als implementatiepartner. De samenwerking met het team is goed bevallen. Ik denk dat maar weinig klanten zo diep ingaan op het gewenste eindproduct, voordat er getekend wordt. Dat wij dat wel gedaan hebben, was voor alle partijen zeker een winst. Toen de contracten eenmaal getekend waren, hadden we zo’n stevig beeld van hoe alles eruit ging zien dat we ook goed wisten waar we aan begonnen en met welke tijdslijnen. Enerzijds omdat wij het lef hadden om in die periode dingen te versimpelen, anderzijds omdat er in het team van PwC en Aethon mensen zaten die zeiden “zo gaat het goed werken, dus zo gaan we het doen”. Zo konden we steeds naar werkbare oplossingen toewerken, die we snel konden realiseren. We hebben het systeem in vier maanden geïmplementeerd, waarna we in tweeëneenhalve week 2.500 medewerkers hebben onboard. Die adoptie is redelijk soepel verlopen, het fundament van het digitale platform staat en op veel plaatsen in de organisatie is de toegenomen efficiëntie goed voelbaar. Het scheelde ook enorm dat we de basis voor de digitale backbone afgerond hadden toen het coronavirus toesloeg. Nederland ging in een tijdsbestek van één uur de intelligente lockdown in. Dankzij het digitale platform had Aethon de continuïteit van haar business binnen één minuut geregeld. Hierdoor kon zij zich volledig op haar dienstverlening blijven richten. De verdere uitrol van het platform staat de komende tijd gepland. We beseffen goed dat we er nog niet zijn, maar met fase twee en drie de volgende stappen zetten.’

Beleving

Met dezelfde vaart als Aethon de digital backoffice onder handen neemt, kijkt de organisatie ook naar haar digital frontoffice, waar het voortbouwt op Salesforce. Aethons dienstverlening verloopt zo via de cloud vanuit één centraal punt. ‘Waar zij eerst voornamelijk bezig was met plaatsingen is Aethon nu veel meer bezig met beleving, zowel in de candidate als in de employee journey’, zegt Burgerhout. ‘Aethon probeert zich steeds beter te verdiepen in de doelgroepen die zij bedient, en daar daagt zij haar medewerkers ook op uit. Om inspiratie op te doen, is de hele organisatie op bezoek geweest bij de Efteling, in 2019 door consumenten verkozen tot het klantvriendelijkste bedrijf van Nederland. Iedere Eftelingmedewerker verplaatst zich bij alles wat hij of zij doet in de bezoeker. Die creativiteit – om je in te beelden wat een bezoeker, een werknemer of een sollicitant op een bepaald moment meemaakt – wil Aethon ook bij haar medewerkers triggeren, en daarmee bewustwording creëren van de nieuwe aanpak waarbij kandidaat- en klantbeleving centraal staat. In de maanden erna zag het bedrijf op veel plekken in de organisatie verschillende veranderingen en initiatieven op het gebied van beleving. Zo kwam er een Aethon-magazine en een Aethon-paspoort tijdens de onboarding en vonden er belangrijke aanpassingen plaats in het recruitmentproces en de manier van trainen en opleiden. Als Aethon hiermee doorgaat en beleving steeds dieper in de organisatie verankert, komt het écht in het DNA terecht.’

Tevreden medewerkers

‘Uiteindelijk zijn tevreden medewerkers het belangrijkste doel’, benadrukt Thijs Burgerhout. ‘Medewerkers die goed in hun vel zitten, zich gewaardeerd voelen en met plezier naar hun werk gaan. De eerste fase van de implementatie is inmiddels achter de rug en de medewerkers hebben kennisgemaakt met Workday. De komende tijd gaan we aan de slag met de volgende fases, die nog meer nieuwe mogelijkheden en wederzijdse betrokkenheid opleveren. En waardoor Aethon nog beter voorbereid is om de beoogde groeipaden vol vertrouwen te betreden.’

Contact

Willem Berendse

Willem Berendse

Senior Director, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)88 792 29 47

Volg ons