Fraudeonderzoek tijdens en na Covid-19

Wellicht is onderzoek naar feiten en omstandigheden rond een (fraude-gerelateerde) gebeurtenis in de afgelopen periode vertraagd. Door drukte en focus op andere aspecten van uw organisatie heeft de gebeurtenis niet de benodigde aandacht gekregen.

In het nieuwe normaal bevinden medewerkers zich verspreid over verschillende werkplekken en kunnen we geconfronteerd worden met bijvoorbeeld schendingen van controlemaatregelen, minder veilige IT-systemen thuis of groeiende financiële problemen, zowel persoonlijke als zakelijke. Hierdoor nemen zijn (fraude)risico’s aanzienlijk toe. Fraude komt vooral in tijden van crisis voor. Laat geen tijd verloren gaan als u vreemde zaken signaleert. Effectief feitenonderzoek is ook nu mogelijk!

Goed voorbereid zijn op incidenten is van wezenlijk belang om de impact daarvan te beperken. Effectief en zorgvuldig onderzoek in deze ongewone tijd, en ook daarna, is mogelijk, misschien zelfs nog effectiever dan vroeger. Om voorbereid te zijn op een onderzoek, is het essentieel om een antwoord op de volgende vragen te hebben:

  • Bent u op dit moment in staat om adequaat te reageren op een fraude-incident?
  • Bent u voorbereid op een onderzoek door een toezichthouder?
  • Hoe identificeert u de hiervoor relevante data en hoe stelt u deze veilig?
  • Kunt u grote hoeveelheden documenten op afstand doorzoeken?
  • Is het werkelijk nodig te wachten met het houden van interviews?
  • Weet u wie uw business partners zijn?
  • Heeft u voldoende grip op uw compliance data?
  • Hoe verantwoordt u huidige beslissingen?

In de (post) COVID-19 wereld moeten gebruikelijke methodes voor technologie-gedreven en forensisch verantwoord onderzoek op stel en sprong worden aangepast, waarbij het hoogste kwaliteits- en zorgvuldigheidsniveau gehandhaafd moet blijven. PwC heeft zich via een technologische aanpak aangepast aan het nieuwe normaal om haar klanten ook in deze lastige tijd optimaal te kunnen ondersteunen.

Onze ervaren forensische (en technologie-georiënteerde) experts staan klaar om u te helpen bij het efficiënt uitvoeren van onderzoek. Neem contact met ons op te nemen om eventuele punten van zorg te bespreken zodat u voorbereid bent.

Bent u in staat om te reageren op een fraude-incident?

Financiële criminaliteit, fraude, faillissementen, regelgevende interventie, IP-diefstal, geschillen en cyberincidenten zijn actuele zaken waar u bedrijf vandaag of morgen mee te maken kunt krijgen. PwC begrijpt dat dit lastige en ingrijpende uitdagingen zijn, zeker nu.

PwC helpt u door:

  • contact te houden met interne en externe stakeholders
  • relevante informatie kritisch te bekijken en te analyseren
  • gebruik te maken van alle relevante informatiebronnen
  • effectief onderzoek te doen met behulp van moderne computeranalysetechnieken
  • de waarheid te achterhalen en de problemen waar u nu mee te maken heeft op te lossen.

Bent u voorbereid op een onderzoek door een toezichthouder?

Onderzoeken door toezichthouders, tijdens en na de COVID-19 crisis, zullen er anders uit gaan zien. De aanpak van toezichthouders verandert en wordt meer crisisgericht. Ingrijpender handhavingsinstrumenten kunnen ingezet worden, zoals een dawn-raid of een informatieverzoek.

PwC heeft vergaande expertise, mogelijkheden en toegepaste technologie om u onmiddellijk ondersteuning te bieden bij een dawn-raid of informatieverzoek, welke expertise u kan helpen om de impact op uw business tot een minimum te beperken. Wij ondersteunen u om met de regelgever samen te werken en zorgvuldig met de interventie om te gaan.

PwC helpt u:

  • het verzoek van de regelgever om te zetten in een praktische en efficiënte aanpak
  • ervoor te zorgen dat u voldoet aan de digitale vereisten van de toezichthouder
  • data op een forensische verantwoorde manier te identificeren en veilig te stellen
  • in de begeleiding met de toezichthouder en met uw (externe) adviseurs/advocaten inzake het identificeren en schonen van verschoningsgerechtigde gegevens en privégegevens.
  • data zorgvuldig en tijdig aan te leveren conform de eisen en Digitale Werkwijze van de toezichthouder.

Onze technologische oplossingen zijn mobiel. Wij kunnen deze overal ter wereld inzetten, dus ook op uw locatie.

Hoe identificeert u relevante digitale gegevens en hoe stelt u deze veilig?

Onderzoeken hebben tegenwoordig één gemeenschappelijke deler: ze steunen op digitale gegevens die geïdentificeerd, veiliggesteld en op een forensisch verantwoorde manier verzameld moeten worden. De uitdaging is om dit van afstand en in nauwe samenwerking met uw IT-specialisten te doen. Het gebruik van digitale gegevens is immers essentieel om kwalitatief hoogwaardig onderzoek te realiseren.

PwC helpt u:

  • databronnen (van afstand) in kaart te brengen
  • de taal van uw IT-afdeling te spreken en een efficiënte aanpak te realiseren
  • digitale gegevens forensisch verantwoord te identificeren, veilig te stellen, te kopiëren en te rapporteren
  • digitale gegevens voor diverse onderzoeksdoeleinden aan te leveren zoals aan een toezichthouder.

Identificeren, veiligstellen en kopiëren van digitale gegevens is niet alleen relevant voor (fraude)onderzoek. Als u insolventie-gerelateerde zaken voorziet, is het cruciaal om mogelijk relevante informatie van sleutelfunctionarissen te identificeren en veilig te stellen voor toekomstig gebruik. Vaak verdwijnen deze gegevens als een bedrijf niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

Kunt u grote hoeveelheden documenten van afstand onderzoeken?

Onderzoeken hebben tegenwoordig één gemeenschappelijke deler: ze steunen op digitale gegevens die geïdentificeerd, veiliggesteld en op een forensisch verantwoorde manier verzameld moeten worden. De uitdaging is om dit van afstand en in nauwe samenwerking met uw IT-specialisten te doen. Het gebruik van digitale gegevens is immers essentieel om kwalitatief hoogwaardig onderzoek te realiseren.

PwC helpt u:

  • databronnen (van afstand) in kaart te brengen
  • de taal van uw IT-afdeling te spreken en een efficiënte aanpak te realiseren
  • digitale gegevens forensisch verantwoord te identificeren, veilig te stellen, te kopiëren en te rapporteren
  • digitale gegevens voor diverse onderzoeksdoeleinden aan te leveren zoals aan een toezichthouder.

Identificeren, veiligstellen en kopiëren van digitale gegevens is niet alleen relevant voor (fraude)onderzoek. Als u insolventie-gerelateerde zaken voorziet, is het cruciaal om mogelijk relevante informatie van sleutelfunctionarissen te identificeren en veilig te stellen voor toekomstig gebruik. Vaak verdwijnen deze gegevens als een bedrijf niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

Waarom zou u wachten met het houden van interviews?

Technologie biedt veel nieuwe mogelijkheden bij het uitvoeren van de verschillende fases van een onderzoek. Met behulp van de juiste tools in combinatie met praktische ervaring is het mogelijk om op afstand gevoelige gesprekken te voeren:

PwC helpt u: 

  • uw onderzoek voort te zetten ondanks de uitdagingen van deze tijd
  • de beste en meest veilige technische en persoonlijke aanpak te gebruiken
  • een respectvolle en vertrouwde gesprekssituatie te creëren
  • de meest professionele interviewtechnieken toe te passen.

Wij kunnen helpen u om een zo effectief en efficiënt mogelijk gesprek-op-afstand te voeren.

We kunnen gesprekken organiseren binnen een technologisch veilige omgeving, waarin documenten en informatie veilig kunnen worden gedeeld. Dit vindt plaats in een situatie waar de interviewer, de geïnterviewde en diens juridische adviseurs zich allen op verschillende locaties bevinden. Ondanks de thans belangrijke fysieke afstand zorgen wij ervoor dat geïnterviewde personen zich op hun gemak voelen, zodat zij in staat zijn gevoelige vragen met vertrouwen te beantwoorden. Onze gesprekspartners zijn altijd onder de indruk van de snelheid en kwaliteit waarmee deze opzet werd georganiseerd.

Weet uw wie uw business partners zijn?

De wens om business-as-usual voort te zetten is groter dan ooit tevoren. De noodzaak om omzet te realiseren en grondstoffen en producten in te kopen blijft bestaan. Maar wat doet u wanneer betrouwbare leveranciers of klanten niet meer in bedrijf zijn? Dan zult u nieuwe business partners moeten vinden. Maar hoe weet u of potentiele business partners in voldoende maten betrouwbaar zijn?  Hoe goed kent u ze? Zijn dit partijen waarmee u geassocieerd wenst worden? Deze mogelijke business partners kunnen zich ver buiten uw landsgrenzen bevinden.

PwC helpt u om:

  • diepgaande achtergrondchecks uit te voeren
  • de betrouwbaarheid van leveranciers of business partners vast te stellen
  • reputatierisico’s te analyseren 
  • integriteitschecks uit te voeren
  • checks uit te voeren op kredietrisico’s
  • pre-employment screenings te verrichten.

Doordat PwC een wereldwijd bereik heeft met aanwezigheid op bijna iedere locatie, kunnen wij deze diensten wereldwijde leveren met in achtneming van lokale gewoontes en talen.

We helpen u om verder te kijken dan de voor de hand liggende bedrijfsinformatie.

We hebben bijvoorbeeld diverse Integrity Due Diligence rapporten uitgebracht op basis waarvan onze klant gegrond een besluit kon nemen of hij al of niet in zee wilde gaan met de betreffende partij.

Heeft u voldoende grip op uw compliance data?

Zicht houden op de kernprocessen van de organisatie is van cruciaal belang. Weet u wat er in uw organisatie gebeurt als u zelf thuis bent? Door de inzet van de nieuwste technieken is inzicht vanachter de keukentafel beschikbaar voor iedere organisatie.

PwC helpt u:

  • om met de expertise van onze forensische specialisten inzicht te krijgen in grote hoeveelheden digitale compliance gegevens
  • snel en effectief beheersmaatregelen in te voeren mede door inzet van data analyse 
  • uw compliance monitoring aan te passen om voortdurend inzicht te hebben in transacties
  • zich een beeld te vormen van de echte risico’s binnen de enorme hoeveelheden digitale informatie
  • door middel van process mining extra en andersoortig inzicht te krijgen in frauderisico’s.

We kunnen u helpen om vanuit een forensisch perspectief naar uw compliance-gerelateerde data-analyse te kijken.

Bij diverse klanten hebben we ‘continuous monitoring platforms’ geïmplementeerd waardoor zij de naleving van compliance regels kunnen realiseren en ongebruikelijke transacties kunnen monitoren. Met behulp van onze dashboards ontdekten klanten fraudegevallen die tot dan toe verborgen waren gebleven.

Hoe verantwoordt u huidige beslissingen?

In deze (post) COVID-19 tijd worden organisatorische beslissingen soms sneller genomen, waarbij afgeweken wordt van bekende procedures, soms met verstrekkende gevolgen. Beëindiging van dienstverbanden, liquideren van bedrijfsactiviteiten of opzeggen van zakelijke contracten: u dient deze beslissingen te zijner tijd kunnen verantwoorden.

PwC helpt u

  • om relevante informatie en gegevens te registreren
  • een eventueel toekomstig verzoek van een toezichthouder te vertalen in een gemakkelijk uitvoerbare opdracht
  • bij de voorbereiding op het beëindigen van contracten
  • bij de voorbereiding op insolventieprocedures.

We helpen u onverwachte juridische en/of financiële gevolgen te vermijden.

In een specifiek geval heeft PwC met onze klant de mogelijke consequenties van de beëindiging van diverse impactvolle contracten bepaald. Door op een juiste manier voorbereid te zijn op uitdagingen van stakeholders, konden vragen en bezwaren snel en zonder ernstige financiële gevolgen worden afgehandeld.

Contact

Michiel Crombeen

Michiel Crombeen

Director, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)61 483 95 16

Michel Veldhuis

Michel Veldhuis

Senior Manager, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)61 296 24 06

Volg ons