Impact tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid op bv en nv

Belangrijke maatregelen

De tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid is op 24 april 2020 in werking getreden. In deze wet is een aantal voorzieningen neergelegd die noodzakelijk worden geacht in verband met de uitbraak van Covid-19. De wet maakt het onder meer mogelijk tijdelijk af te wijken van diverse verplichtingen uit Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Zo biedt de wet rechtspersonen de mogelijkheid aandeelhoudersvergaderingen (of ledenvergaderingen) via een livestream te houden en kan het bestuur van de rechtspersoon bepaalde wettelijke termijnen, waaronder de termijnen voor het opmaken, het vaststellen en het openbaar maken van jaarrekeningen, verlengen. Dit artikel bespreekt een aantal belangrijke maatregelen voor de bv en de nv.

Besluitvorming buiten vergadering

Met het oog op mogelijke gevolgen van het houden van fysieke bijeenkomsten vanwege de uitbraak van Covid-19 biedt de wet de mogelijkheid tijdelijk af te wijken van statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering. Het bestuur en de raad van commissarissen kan de besluitvorming buiten vergadering laten plaatsvinden. Dit vereist instemming van alle bestuurders respectievelijk commissarissen. Overeengekomen kan worden om de besluitvorming schriftelijk of langs elektronische weg te laten plaatsvinden.

Elektronische algemene vergadering

Als ervoor wordt gekozen de algemene vergadering bijvoorbeeld via een livestream te laten plaatsvinden, moet dat bij de oproeping worden vermeld. Daarnaast moeten de aandeelhouders tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering door het bestuur in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Deze vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden vervolgens op de website van de vennootschap geplaatst óf via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders.

Verder moet het bestuur ervoor zorgen dat gedurende de vergadering vragen langs elektronische weg of anderszins kunnen worden gesteld, tenzij dat in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. Mocht hiervan worden afgeweken, dan heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden. Verder biedt de wet het bestuur van zowel de bv als de nv – voor zover de statuten van de nv deze mogelijkheid niet al bieden - de mogelijkheid om te bepalen dat de aandeelhouders hun stem vooraf aan de elektronische vergadering kunnen uitbrengen via een elektronisch communicatiemiddel. Voor de bv geldt dat de stem niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering mag worden uitgebracht. Voor de nv geldt een termijn van achtentwintig dagen.

Indien het bestuur van een nv het niet wenselijk of niet mogelijk acht een elektronische algemene vergadering te organiseren, bestaat ook nog de mogelijkheid om de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar waarbinnen de algemene vergadering moet plaatsvinden (of een in de statuten opgenomen kortere termijn) met maximaal vier maanden uit te stellen.

Verplichtingen jaarrekening

In beginsel geldt voor de bv en de nv dat binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar het bestuur de jaarrekening opmaakt. In geval van bijzondere omstandigheden kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven. Vervolgens dienen de aandeelhouders de jaarrekening binnen twee maanden vast te stellen, waarna de vennootschap de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling deponeert bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

De tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid biedt rechtspersonen de mogelijkheid aandeelhoudersvergaderingen (of ledenvergaderingen) via een livestream te houden.

Op grond van de wet kan het bestuur er nu voor kiezen om na afloop van de termijn van vijf maanden na afloop van het boekjaar, deze termijn zélf te verlengen met vijf maanden. In dat geval heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging. Van de overige wettelijke termijnen ten aanzien van het opstellen, het vaststellen en het openbaar maken, wordt in de wet niet afgeweken. Tot slot bepaalt de wet dat wanneer het bestuur zijn verplichtingen tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recent afgesloten boekjaar heeft verzuimd en dit te wijten is aan de gevolgen van COVID-19, dit in geval van faillissement niet geacht wordt een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn. Dit verzuim wordt dus tijdelijk niet als onbehoorlijke taakvervulling gezien.

Deze wet vervalt op 1 september 2020, maar kan meermalen worden verlengd.