Duurzaam rapporteren vraagt om eenduidig rapportageproces

Klimaat, diversiteit en circulariteit

Waar financiële rapportages al decennialang volgens een vast stramien tot stand komen, staat niet-financieel rapporteren nog in de kinderschoenen. Daarbij is er een duidelijk verschil in de manier van rapporteren. Volgens Spek gaat het in financiële rapportages over omzet, winst en verlies. ‘Niet-financiële rapportering gaat niet alleen over de impact van een bedrijf op zijn omgeving, maar ook over de impact van die omgeving op het bedrijf. Denk aan klimaat, diversiteit en circulariteit.’

Europese regelgeving voor duurzaam rapporteren

‘Momenteel is er een beperkte verplichting voor beursgenoteerde bedrijven om te rapporteren over niet-financiële zaken. Maar als gevolg van nieuwe Europese regelgeving vanaf 2024 zijn straks veel meer bedrijven in Nederland en in Europa genoodzaakt te rapporteren op een veel uitgebreidere manier’, zegt Spek. Volgens hem zijn het aandeelhouders, klanten en werknemers die veel waarde hechten aan duurzaamheidsaspecten. ‘Dat heeft impact op het bedrijfsmodel en op heel veel bedrijfsonderdelen.’

Gestructureerde ESG-rapportages

Volgens Dubois kunnen bedrijven stappen ondernemen om gestructureerd duurzaam te rapporteren. De eerste is: waar wilt u over rapporteren? ‘Dat wordt deels gedreven door wet- en regelgeving rondom de E (environment), S (social) en de G (governance). De tweede vraag is: wat wilt u aan stakeholders kunnen rapporteren? En de derde: hoe behandelt u het strategische vraagstuk? We noemen het vaak ‘the carrot and the stick’. Met de stok moet u het doen en als u het niet doet, dan bent u niet compliant. De kracht zit in de wortel: wat nou als ik het voor elkaar krijg om duurzaam te rapporteren? In de praktijk zien we dat veel bedrijven de stap willen maken naar een veel duurzamere economie. Ze willen verstandiger opereren waardoor ze op de langere termijn succesvoller kunnen zijn.’

Voorgeschreven KPI’s en definities

Omdat niet-financieel rapporteren nog niet verplicht is, bestaat de kans dat bedrijven rapporteren op KPI’s die het meest positief uit de verf komen. Dubois zegt dat een goed standaard rapportageproces de basis is om dat te voorkomen. ‘Wat is het proces dat ik ga inrichten zodat iedereen binnen de organisatie die betrokken is, weet wat de controles en checks zijn? Die informatie is nodig om te zorgen dat wat er opgeleverd gaat worden ook klopt. En dat de accountant aan het einde van het jaar tot diezelfde conclusie komt.’

Volgens Dubois gaan we in de toekomst ook meer te maken krijgen met voorgeschreven KPI’s en definities. Waardoor rapporteren over zaken die minder goed uit de verf komen, lastiger wordt. Dubois: ‘Als voorbeeld noem ik de diversiteits-KPI’s die worden gebruikt om het percentage mannen en vrouwen van de totale populatie te bepalen. Dat is natuurlijk privacygevoelig. Maar ook datatechnisch niet betrouwbaar. Want niet iedereen wil zijn of haar geslacht kenbaar maken. Het is in elk geval voor alle betrokken bedrijven belangrijk met dezelfde KPI’s te werken.’

Cruciale rol finance functie en CFO

Dubois stelt dat de finance functie een cruciale rol speelt in het belang van eenduidige transparantie in de rapportages. ‘De volgende stap is te kijken wat de doelen zijn. Door de transparantie worden de doelen steeds harder. Daarna vertaalt u de ambities door naar harde cijfers. Dat is het moment dat de CFO een rol gaat spelen.’ Die heeft volgens Dubois een aantal verantwoordelijkheden. ‘De CFO moet zorgen voor transparantie in de organisatie, de externe verslaggeving en het sturen van de organisatie op de gestelde doelen.’ Spek vult aan dat de CFO en de finance functie als geen ander in staat zijn om op een robuuste, tijdige en betrouwbare manier via data informatie te verzamelen en te rapporteren. ‘In feite heeft de CFO de leiding en faciliteert hij of zij het hele rapportageproces.’