Ethische gereedschapskist voor organisaties

Bedrijven moeten zich op meer richten dan alleen het maken van winst. Dit is een stelling die steeds vaker wordt onderschreven. Er wordt verwacht dat organisaties ethisch handelen, wat meestal betekent: duurzaam, inclusief, verantwoord, etc. De Nederlandse Corporate Governance Code stelt bijvoorbeeld dat bestuurders en commissarissen zich moeten richten op de creatie van waarde op de lange termijn en dat zij daarbij de belangen van stakeholders zorgvuldig meewegen.

In de praktijk worstelen organisaties met de vraag hoe zij deze brede doelstellingen kunnen behalen. Wet- en regelgeving stimuleert de transitie op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid en inclusiviteit. Tegelijkertijd merken organisaties dat het belangrijk is om zelf ook de lat hoger te leggen bij het leveren van toegevoegde waarde voor de samenleving en daarmee ook hun rol in de samenleving te vinden en in te nemen.

De compliancefunctie is een belangrijk instrument voor organisatieverandering. Kort gezegd gaat compliance over gedrag, van werknemers, managers en de organisatie als geheel. In dit artikel wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische en ethische aspect van compliance. Het juridische aspect gaat over het voldoen aan de talrijke wet- en wetgeving, het ethische aspect gaat over het borgen en bevorderen van integriteit van de organisatie, de bestuurders en de medewerkers in brede zin.

Waar de juridische kant van compliance vaak heel concreet is, blijft het ethische aspect in veel gevallen abstract. Om die reden worden in dit artikel enkele praktische instrumenten op het gebied van ethiek toegelicht, die kunnen worden ingezet om ‘goed gedrag’ te borgen en te bevorderen. 

Ethical Impact Assessment (EIA)

In het project SATORI (‘Stakeholders Acting Together On the ethical impact assessment of Research and Innovation’) is een methode ontwikkeld om de ethische impact van onderzoeks- en innovatieprojecten te kunnen toetsen. Het is een door de EU gefinancierd project waarin zeventien partners uit twaalf landen samenwerken aan de inbedding van ethische principes in onderzoeks- en innovatieprojecten. Deze methode, het Ethical Impact Assessment (EIA), wordt onder meer gekenmerkt door focus op een concrete casus, de participatie van stakeholders en de toepassing van verschillende methodieken.

Het EIA is bedoeld voor projecten op het vlak van onderzoek en innovaties, maar kan na eventuele aanpassingen ook gebruikt worden om andere ethische vraagstukken te toetsen. Als een organisatie geregeld nieuwe technologieën implementeert of projecten opstart, is het gebruik van het EIA aan te bevelen.

European Professional Ethics Framework of the ICT Profession (EU ICT Ethics)

Een soortgelijk hulpmiddel is ontwikkeld met oog op de ICT-sector in de EU. Deze EU ICT Ethics-standaard biedt een toepasbare structuur voor professionele ethiek binnen deze sector. De standaard is gekoppeld aan de al bestaande European Norm (EN) 16234-1, waarin 41 competenties voor de ICT-sector zijn vastgesteld. Dit heeft geresulteerd in een verzameling van competenties, vaardigheden en kennis die ICT-professionals nodig hebben om ethische uitdagingen te identificeren en op te pakken. De standaard biedt bovendien een heldere methodologie om ethische vraagstukken te behandelen.

Systematische Integriteitsrisicoanalyse (SIRA)

Financiële instellingen zijn wettelijk verplicht om een systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) uit te voeren. De Nederlandsche Bank (DNB) houdt toezicht op financiële instellingen bij het ontwerp en de implementatie van SIRA. Op grond van de SIRA moeten instellingen op periodieke basis integriteitsrisico’s identificeren, analyseren, managen en monitoren. Hierbij is aandacht voor risico’s rondom verschillende thema’s, zoals ‘Producten, diensten en transacties’, ‘Landen’, ‘Werknemers en interne cultuur’, ‘Cliënten en leveringskanalen’ en ‘Third parties’. Voorbeelden van risico’s zijn witwassen, terrorismefinanciering, corruptie, datainbreuken en fiscale risico’s.

Bij het opzetten en uitvoeren van een SIRA kunnen ook minder voor de hand liggende ethische risico’s in kaart worden gebracht. Het is van belang om hier al in de voorbereiding op in te spelen. Evenals bij de andere ethische instrumenten, kan het perspectief van de SIRA worden verbreed door direct verschillende stakeholders met verschillende achtergronden (diversiteit) bij het project te betrekken. Door in te zetten op een brede inhoudelijke analyse, kunnen meer ethische risico’s worden geïdentificeerd en meegenomen.

Overeenkomsten tussen de instrumenten

Bij vergelijking van de verschillende instrumenten voor het ethische aspect van compliance vallen een aantal overeenkomsten op. Het is goed om in het achterhoofd te houden dat over al deze punten een apart artikel geschreven kan worden. Duidelijk is in ieder geval dat het borgen en bevorderen van ethisch gedrag verder kan reiken dan het inzetten van ‘soft controls’. Elke organisatie kan een framework op maat ontwikkelen, met hard én soft controls. 

• Het is belangrijk om voorafgaand aan de inhoudelijke bespreking van een casus een plan van aanpak voor ethische vraagstukken op te stellen en te communiceren met de betrokkenen.
• Niet elk vraagstuk vereist een ethische analyse. Voor een effectieve inzet van instrumenten is het afbakenen van de scope belangrijk. Deze hangt veelal samen met de kernactiviteiten en kernwaarden van de organisatie: wat is belangrijk en wat heeft minder aandacht nodig? Het kan zijn dat het ene vraagstuk zwaarder weegt dan het andere.
• Er moeten verschillende stakeholders worden betrokken bij het proces. Gesprekken over ethiek worden verrijkt als mensen met verschillende achtergronden en belangen participeren (diversiteit). Ook inhoudelijk moeten verschillende perspectieven worden behandeld. Deze kunnen voorafgaand aan de discussies worden geïdentificeerd om een brede inhoudelijke analyse mogelijk te maken.
• Bepaalde competenties zijn vereist. Alle betrokkenen bij de interne procedures moeten worden getraind. In de onboarding en opleiding van alle werknemers zou ethiek een aandachtspunt moeten zijn.
• Als een vraagstuk wordt beoordeeld, dan moet er voldoende informatie zijn over de casus, zowel kwalitatief als kwantitatief. Dit betekent dat de informatievoorziening en interne transparantie binnen een organisatie op peil moeten zijn om het ethische aspect van compliance te kunnen borgen.
• Er moet helderheid zijn over de besluitvorming: wie mag in welke situatie uiteindelijk de knoop doorhakken?
• Nadat een besluit over een casus is genomen, moet er worden gedocumenteerd, gepubliceerd en uiteindelijk geëvalueerd.
• Voor ieder instrument geldt dat het essentieel is om de drijfveer om als organisatie ‘goed gedrag’ te vertonen centraal blijft staan. Voorkomen moet worden dat de toepassing een ‘afvinklijstje’ wordt.