Hervormen ERP-systeem Office Depot Europe B.V.

Wat was de oplossing?

Office Depot Europe B.V. zocht een softwareleverancier die verstand had van belastingen én van de zakelijke uitdagingen van het bedrijf. Het kwam uit bij Oracle, dat vervolgens PwC bij het project betrok. ‘Met PwC creëer je direct een gelijk speelveld’, zegt Engelen. ‘De PwC’ers hadden wat belastingen betreft dezelfde expertise als onze medewerkers. Ze begrepen elkaar en konden goed met elkaar praten. Dat kweekt vertrouwen.’

Ook de manier waarop PwC hervormingen doorvoert, was een belangrijke reden voor deze opdracht. PwC kijkt bij dergelijke hervormingen namelijk niet alleen naar het technische aspect - iedereen kan immers nieuwe software installeren – maar ook, en vooral, naar de zakelijke kant. ‘PwC helpt opdrachtgevers inzicht te krijgen in hun zakelijke uitdagingen, met een eventuele aanpassing van de bedrijfscultuur of een nieuwe manier van werken als gevolg’, duidt Jelmar de Vries, expert bij PwC Nederland.

Het hervormingsproces verliep in dit geval niet zonder slag of stoot. Een hervorming kan alleen gerealiseerd worden als beide partijen een goede relatie hebben en elkaar volledig vertrouwen

Wat hielp, was dat PwC – zoals bij de meeste opdrachten - niet koos voor adapteren, maar voor adopteren. De klant gaat dan uit van de software zoals die is, in plaats van tijd en geld te besteden aan het op maat maken van het programma. Het duurde even voordat Office Depot Europe B.V. die adoptieaanpak verwelkomde, maar toen het dat eenmaal had gedaan, ging alles vanzelf. ‘Dat is iets wat veel organisaties en hun mensen moeten doorkrijgen’, zegt De Vries. ‘En het is fantastisch als dat lukt.’

Wat is het resultaat?

De hervorming, die inmiddels voltooid is, werd in twee stappen gerealiseerd. De eerste stap hield in dat zeven landen moesten gaan werken in Oracle Finance, met financiële kernfuncties zoals grootboek, debiteuren- en crediteurenbeheer en vaste activa. Deze stap duurde zeven maanden. De tweede stap, die gecompliceerder was en voor slechts drie landen gold, had te maken met 'order to cash': een belangrijk fiscaal bedrijfsproces dat een order volgt vanaf de verkoop tot de betaling door de klant.

Volgens De Vries hebben beide stappen eraan bijgedragen dat Office Depot Europe B.V. nu voldoet aan de belastingwetgeving in de belangrijkste landen. Ook zijn de meeste processen nu geharmoniseerd. Het bedrijf kan gemakkelijker data invoeren in de Finance Cloud-oplossingen van Oracle – de gegevensinvoer is ook geautomatiseerd – en deze informatie gebruiken om de btw-lasten te berekenen. ‘Office Depot Europe B.V. voldoet nu aan de belastingverplichtingen, heeft meer inzicht, kan meer transacties doen en is klaar voor de toekomst’, besluit De Vries.

Nu Office Depot Europe B.V. met een moderner en integraal systeem werkt, is het leven er niet alleen makkelijker op geworden voor de finance-afdeling, maar ook voor andere afdelingen. Zonder de samenwerkingsgerichte aanpak van PwC en het vertrouwen dat PwC heeft opgebouwd met het nieuwe management, was deze hoognodige hervorming moeilijker te realiseren. ‘PwC heeft echt zijn beste beentje voorgezet’, zegt Engelen. ‘Ze betrokken er verschillende teams bij - van fiscalisten tot bedrijfsadviseurs - en zorgden ervoor dat ze hoe dan ook leverden.’