Complexere wetten en regels botsen met internationale mobiliteit na pandemie

01/07/21

Rol in strategie en compliance vraagt om duidelijke positie global-mobilityfunctie binnen organisaties

De coronacrisis heeft ons allemaal veel ellende gebracht, maar ook een aantal inzichten gegeven die ten goede komen aan productiviteit en milieu. Zo verwachten wij dat het aantal zakelijke reizen blijvend zal zijn verminderd wanneer we deze crisis dan toch eindelijk te boven zijn. Reizen die na de crisis nog wel plaatsvinden hebben naar verwachting een meer strategisch karakter. Dit zal echter leiden tot een breed scala aan compliance-risico’s en steeds duidelijker een rol van de global-mobilityfunctie vereisen.

In ons vorige artikel bespraken we hoe de coronacrisis, ondersteund door technologie, het laatste zetje heeft gegeven aan ‘hypermobiliteit’. Dit is global mobility in haar zuiverste vorm; niet gebonden aan grenzen en fysieke barrières, en werkelijk internationaal. Voor de global-mobilityfunctie betekent dit meer strategisch meedenken. Zo organiseert en structureert de GM-functie een steeds complexer wordend web van mobiele werknemers en begeleidt zo organisaties naar de toekomst van werk.

De laisser-fairemanier van omgaan met niet-traditionele vormen van mobiliteit, zoals werken vanaf een vakantieadres, ‘commuting across borders’ of zakelijk reizen combineren met reguliere werkzaamheden, die we nu en in de afgelopen jaren in een stroomversnelling (hebben) zien opkomen, staat haaks op het in een rap tempo veranderende landschap aan wet- en regelgeving dat steeds verder wordt aangescherpt en steeds complexer wordt.

Mobiliteit na Covid-19

Door de inzichten die de coronapandemie ons hebben gegeven rondom het thuiswerken worden minder zakelijke reisbewegingen verwacht. Zakelijke reizigers zullen niet meer voor een eenmalige bespreking in het vliegtuig stappen. In plaats daarvan verwachten wij dat zakenreizen juist meer strategisch zullen zijn, waarbij deze reizigers ook werkzaamheden verrichten op locatie en niet slechts een zakelijke bespreking bijwonen.

Complianceverplichtingen voor reizen binnen en buiten Europa

Het brede scala aan compliancerisico’s laat zien hoe belangrijk het is om inzicht te hebben in wie binnen organisaties allemaal reizen. Niet alleen achteraf, maar juist vooraf, zodat tijdig de juiste acties ondernomen kunnen worden. Belangrijk is ook te weten dat niet alleen voor reizen buiten Europa complianceverplichtingen gelden, maar ook voor reizen binnen Europa. Onderdeel hiervan is de EU Posted Workers Directive. Werknemers werkzaam binnen Europa hebben recht op de harde kern aan arbeidsvoorwaarden en door de verplichting om werknemers aan te melden voorafgaand aan de start van de activiteiten, krijgen autoriteiten meer inzicht in de buitenlandse werknemers die werkzaam zijn in dat land.

Ook staat de invoering van het European Travel Information and Authorisation System (ETIAS) op de planning, met als verwachte invoerdatum eind 2022. Dit systeem geeft inzicht in reizigers die geen visum nodig hebben om het Schengengebied in te reizen. Zij krijgen een ‘visa waiver’ voor een kort verblijf tot negentig dagen. De ETIAS-visa waiver is vereist om een Schengenland in te reizen en leidt ertoe dat ook reizigers die geen visum nodig hebben een veiligheidscheck ondergaan voor hun aankomst in de EU. Ook hier is dus proactief actie nodig voorafgaand aan een reis.

Proactieve rapportages op basis van inzichten

Inzicht in reizigers en de gerelateerde complianceverplichtingen biedt ook mogelijkheden. Dit inzicht maakt het mogelijk proactieve rapportages te maken. Maar bij die rapportages gaat het niet alleen om inzicht in reizigers en geboekte reizen, maar ook breder, bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden van werknemers die internationaal werkzaam zijn. Tevens kan de global-mobilityfunctie zo ook een actieve bijdrage leveren aan bijvoorbeeld CO2-doelstellingen door inzicht te genereren in reispatronen en gebruikte vervoersmiddelen daarbij.

Welke rol neemt de global-mobilityfunctie?

Zoals we al eerder hebben geconcludeerd, zal de global-mobilityfunctie moeten gaan meebewegen. Van de GM-functie wordt een strategische partnerrol verwacht om organisaties te begeleiden naar de toekomst van werk. De combinatie van een strategische en een compliance-rol van de global-mobilityfunctie vraagt om duidelijkheid over de positie van global mobility binnen de organisatie. Hoe zorgen we ervoor dat de global-mobilityfunctie de strategische partner blijft en niet verzandt in compliance zaken? De inzet van technologie kan hierbij helpen.

In onze volgende blog bespreken we hoe het spanningsveld tussen hybride werken vanuit het buitenland en een complex, veranderend landschap aan wet- en regelgeving kan worden vertaald naar een nieuwe strategie en beleid.

29/10/20

Thuiswerken

Als werknemers ook na de coronacrisis een dag extra vanuit huis gaan werken, kan dat op lange termijn leiden tot extra kosten.

Tevreden medewerkers, productieve organisatie

Medewerkers en hun vaardigheden zijn de basis voor elke organisatie. Een goed ingericht arbeidsvoorwaardenbeleid, een optimale 'employee experience' en een professionele HR-functie zorgen ervoor dat mensen met de juiste capaciteiten voor de organisatie willen werken, dat medewerkers tevreden zijn en dat zij optimaal bijdragen aan de doelen van de organisatie. Daarvoor biedt het passende arbeidsvoorwaarden en werkomstandigheden die steeds meer aansluiten bij de wensen van het individu. Lees er meer over.