Office of the future & remote working

De overgang van kantoor naar een virtuele workforce

Hoe creëert u uw toekomstige kantoor?

Als het weer mag is het de bedoeling dat medewerkers weer vaker op kantoor bij elkaar komen, maar de verwachting is dat thuiswerken zal blijven, ook als we uit de Covid-19 crisis zijn gekomen. Terug naar de pre-corona crisis kantoorsituatie zullen de meeste grote dienstverlenende organisaties niet gaan. Immers Thuiswerken wordt zowel door werknemers als werkgevers grotendeels als positief ervaren. De verwachting is dan ook dat het oude normaal tot het verleden behoort als het om kantoorsituaties gaat. Alhoewel kantoren nog niet ‘achterhaald’ zijn, bevinden we ons wel midden in een transitie naar een virtuele workforce die meer tijd zal kosten dan velen misschien verwachten. Bedrijven hebben een aanpak nodig die structureel virtueel werken mogelijk maakt in plaats van aan nieuwe manieren van werken, in plaats van werken op afstand te zien als een noodoplossing van één of twee maanden. De omschakeling naar nieuwe manieren voor het normale werken zal in ieder geval niet met dezelfde snelheid gaan waarmee bedrijven tijdens de crisis konden overschakelen naar werken op afstand. Ideeën over de huidige keuzes voor kantoorruimte hangt samen met werk en het personeelsbestand dat bedrijven verwachten nodig te hebben in de toekomst. Hoe creëert u uw toekomstige kantoor en hoe kan u uw kantoorruimtes creatiever gebruiken om hybride ‘on-premise’ (automatisering en beheer op eigen locatie of met beheer (deels) elders) en ‘work-from-anywhere’-modellen te kunnen huisvesten?

Kantoor als ontmoetingsplek

Uit ons recent gepubliceerde onderzoek (Costs & Benefits Analysis part II) blijkt dat als alle werknemers een dag extra thuiswerken dit op lange termijn tot een kostenstijging kan leiden. Deze worden voornamelijk veroorzaakt door de effecten van minder samenwerking, een minder grote betrokkenheid bij de organisatie, isolatie, burn outs en stress, Ondanks dat samenwerking met collega’s ook vanuit huis gebeurt, laat onderzoek zien dat de meest effectieve samenwerking ontstaat op (fysieke) plekken die het uitwisselen van ideeën stimuleren. Bovendien ontbreekt bij thuiswerken de ‘toevallige ontmoeting’ die leidt tot nieuwe ideeën. Kortom de verwachting is dat er wanneer het weer kan deels thuis en deels op kantoor zal worden gewerkt, waarbij het kantoor een soort van een ontmoetingsplek zal worden en de uitwerking van het werk vooral thuis zal worden gedaan.

Om met uw office of the future hier goed op in te kunnen spelen, zal er daarom opnieuw moeten worden gekeken van waar en hoe het werk gedaan moet worden. Begin met het definiëren van het doel van uw kantoor of bedrijfsruimte. Maak een zorgvuldige evaluatie van wat er in uw ruimtes gebeurt. Waar hechten uw medewerkers waarde aan en komen ze voor terug naar kantoor? Een aanzienlijk aantal bedrijven buiten de productiesector heeft aangetoond dat ze effectief vanuit huis kunnen werken, dus stel de redenen vast - en leg ook uit- waarom mensen terug naar kantoor zouden moeten komen. Het kantoor kan zich ontwikkelen van een standaardlocatie waar werknemers naartoe gaan om hun werk af te krijgen tot een ontmoetingsplek. Dit omdat medewerkers loyaal zijn aan elkaar en behoefte hebben aan een ruimte waar formele en informele gesprekken gevoerd kunnen worden.

Hoe ziet de kantoor van de toekomst er dan uit? The Office of the Future kent drie complementaire werkplekken:

Branded kantoorruimte

Uitgevoerd door het bedrijf of een volledig toegewijd kantoor

Binnen een bedrijfskantoor worden medewerkers toegewezen aan een ruimte ipv een specifiek bureau.
Werknemers krijgen de keuze uit verschillende werkplekinstellingen en technologie om overal op kantoor te kunnen werken

Virtueel: werken vanuit huis of op een andere locatie

Geen lokale kantoorsite in de buurt van werknemer of werknemer werkt voornamelijk vanuit huis

Medewerkers werken op afstand met behulp van hun bedrijfscomputer
Virtuele omgevingen kunnen gericht werken mogelijk maken en zo de productiviteit verhogen

Drop-in of lidmaatschapsmodel Gedeelde werkruimte: niet specifiek voor het bedrijf of merk

Uitgevoerd door de serviceprovider

Maximale flexibiliteit
Kostenbeheersing
Onderhoud medewerker
Samenwerkingsmogelijkheden

Zo kan PwC u helpen met de transitie naar een office of the future?

Verzamelen van vastgoed- en werknemersgegevens en de prijs snel te bepalen
Klant voorbeelden en benchmarks om u te helpen objectief doelstellingen voor ruimte en mobiliteit vast te stellen
Geven van inzicht in ontwikkelingen op korte en langere termijn en hoeveel u (en hoe snel) dit kunt realiseren
Transformatie inzichten over de toekomst van werk en werknemersbetrokkenheid zodat u meer kunt realiseren dan een consolidatie van onroerend goed en het personeel tevreden is
Opvattingen over medewerkersbetrokkenheid in een virtueel kantoor
Ondersteuning voor het opnieuw ontwerpen en inrichten van uw kantoor
Het delen van onze eigen ervaringen opgedaan tijdens de transformatie naar de "PwC Office”. Met onze multidisciplinaire teams en global netwerk hebben we veel kennis en ervaringen rondom dit thema. We helpen u graag met de analyze tot aan de uitvoering.