Nieuwe regels voor btw-teruggaaf niet-EU-ondernemers

01/05/26

De manier waarop niet-EU-ondernemers Nederlandse btw terugvragen, verandert vanaf 2026. Teruggaafverzoeken worden momenteel nog op papier ingediend, maar de Belastingdienst stapt over op een volledig digitaal systeem. Deze wijziging heeft gevolgen voor de wijze waarop teruggaafverzoeken moeten worden ingediend en voor wat ondernemingen moeten regelen om verzoeken correct en tijdig te kunnen blijven indienen.

Het huidige proces

Niet-EU-ondernemers vragen Nederlandse btw momenteel terug via een papieren aanvraagformulier, dat uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de btw in rekening is gebracht moet worden ingediend. Een verzoek wordt alleen in behandeling genomen als de niet-EU-ondernemer bij de Belastingdienst is geregistreerd. Het is dus van belang om eerst een btw-registratienummer voor niet-gevestigde ondernemers aan te vragen. Deze registratie dient uitsluitend om het teruggaafproces mogelijk te maken en brengt geen doorlopende btw-aangifteplicht met zich mee.

Bij het teruggaafverzoek moeten bewijsstukken worden gevoegd, zoals een verklaring van (btw-)ondernemerschap in het land van vestiging, kopieën van facturen waarop btw is vermeld en – in het geval van Nederlandse invoer-btw – de relevante invoerdocumentatie. Op grond van de Nederlandse formele regels kan btw tot vijf jaar terug worden teruggevraagd. Wordt de deadline van 30 juni gemist, dan kan nog wel een ambtshalve teruggaafverzoek worden ingediend, maar tegen de afwijzing van een dergelijk verzoek staat geen bezwaar of beroep open.

Wat verandert er vanaf 2026?

Vanaf het tweede kwartaal van 2026 kunnen verzoeken om btw-teruggaaf uitsluitend digitaal worden ingediend via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Papieren verzoeken worden niet meer geaccepteerd. Om toegang te krijgen tot het portaal hebben ondernemers eHerkenning nodig (of DigiD voor natuurlijke personen).

Het aanvragen van eHerkenning kan enkele weken duren. Tijdige voorbereiding is dan ook essentieel om de jaarlijkse deadline van 30 juni te halen. Alle communicatie over het teruggaafverzoek verloopt voortaan digitaal, inclusief e-mailnotificaties wanneer nieuwe documenten of acties beschikbaar zijn.

Wat dit betekent voor uw onderneming?

Hoewel veel procedurele vereisten voor het terugvragen van Nederlandse btw ongewijzigd blijven – zoals het bewaren van geldige facturen en het bewaken van deadlines – introduceert de overgang naar een volledig digitale indieningsomgeving één belangrijk nieuw vereiste voor niet-EU-ondernemingen: tijdige toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Btw-teruggaafverzoeken kunnen voortaan uitsluitend online worden ingediend met behulp van een erkend Nederlands inlogmiddel. Voor de meeste ondernemingen gaat het daarbij om eHerkenning, een beveiligde digitale identiteit waarmee toegang kan worden verkregen tot Nederlandse overheidsportalen. eHerkenning kent verschillende betrouwbaarheidsniveaus, waarbij voor de toegang tot of uitwisseling van meer gevoelige financiële informatie een hoger niveau is vereist. Daarnaast zorgen formele machtigingen ervoor dat uitsluitend daartoe bevoegde personen of intermediairs namens een onderneming kunnen handelen.

Hoe PwC u kan ondersteunen

Omdat het verkrijgen van eHerkenning het inschakelen van een erkende leverancier vereist, evenals het kiezen van het juiste betrouwbaarheidsniveau en het inrichten van de juiste gebruikersrollen en machtigingen, is het raadzaam om tijdig actie te ondernemen. PwC kan cliënten wegwijs maken in deze procedure en ondersteunen bij het opzetten van de machtigingen die PwC een veilige gedelegeerde toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk verschaffen. Op deze manier kan PwC de voorbereiding, indiening en monitoring van btw-teruggaafverzoeken via het digitale portaal ondersteunen en bijdragen aan een efficiënt btw-teruggaafproces binnen het nieuwe digitale kader.