Snel en eenvoudig rapporteren vanuit één database met CCH Tagetik

Wat was het probleem?

Generali Participations Netherlands N.V. (“GPN”) investeert in en beheert verzekeringsmaatschappijen die onderdeel uitmaken van de Generali Group. GPN is met een klein team van professionals verantwoordelijk voor het management, de administratie en de rapportage van een tiental entiteiten. Om op groepsniveau te voldoen aan onder meer IFRS- en Solvency II-regelgeving, werd het rapportageproces steeds stringenter. Zo moet GPN naast de lokale rapportageverplichtingen ook iedere maand en ieder kwartaal omvangrijke rapportages voor de groep opleveren. Hiervoor maakte GPN vooral gebruik van spreadsheets, die handmatig gevuld moesten worden met data uit verschillende bronnen. ‘Dat was een tijdrovende klus, die ook nog eens erg foutgevoelig was’, blikt Hans Bruinsel, CFO bij GPN, terug. ‘Als er één waarde veranderde, moesten we vaak alle spreadsheets bijwerken. Alle codes dienden precies te kloppen, want anders kon het datawarehouse van ons hoofdkantoor de gegevens niet uitlezen. Bij een fout ontvingen we de volledige rapportage terug en moesten we de fout handmatig zoeken. Bovendien was het lastig om bij te houden wat de laatste versie van een rapportage was, wat er gewijzigd was en door wie. Kortom, ons proces was duidelijk toe aan verbetering’, aldus Bruinsel.

Wat is het resultaat?

De technologie implementaties zorgen naast verbeteringen in datakwaliteit, transparantie en audit-trail ook voor harmonisatie van de onderliggende processen en het datamodel. Maand- en kwartaalafsluitingen kunnen zo een stuk efficiënter verlopen. Het rapporteren van de beleggingen kost nog maar een kwart van de oorspronkelijke tijd. Ook biedt het kansen om datasets te bouwen voor managementrapportages voor nog meer inzicht in processen. Erik Fiselier, Financial Controller en Functioneel Beheerder bij GPN: “De AIH heeft dezelfde look and feel als Excel. Dat is fijn, want daardoor hadden we de tool snel onder de knie. Ook is het een stuk makkelijker om werk met elkaar te delen of aan elkaar over te dragen.

 Met de AIH weet je precies waar je bent gebleven. We zien wie in de rapportage heeft gewerkt, wat er gewijzigd is en welke velden we nog moeten aanpassen. Dankzij deze tool werkt iedereen nu op een uniforme manier, waardoor de kwaliteit van de rapportages sterk is verbeterd. Ook zijn diverse rapportages samengevoegd en voldoen zij vrijwel direct aan de eisen van ons moederbedrijf. Het hele proces - van het invullen van de rapportages tot het aanleveren en de goedkeuring vanuit de Generali Group – kost ons nu nog maar een kwart van de oorspronkelijke tijd. De uren die over zijn, besteden we nu aan controlling- en analysewerkzaamheden. We zijn er echt op vooruitgegaan.’