Minder kosten voor interne audit door process mining

Door data-analyse via process mining verminderde een tankoverslagbedrijf de kosten voor het controleren van de jaarrekeningen bij de buitenlandse vestigingen.

Wat was het probleem?

De interne-auditafdeling van een tankoverslagbedrijf jaarlijks medewerkers naar alle landen waar het bedrijf actief is. Zij voeren er een financiële audit uit op de jaarreking. De vestigingen in de grotere landen krijgen gedurende twee weken bezoek van twee medewerkers uit Nederland. Afgelopen jaar was er door drukte te weinig tijd om twee weken af te reizen naar een land in Zuid-Amerika.

Wat was de oplossing?

We brachten de Zuid-Amerikaanse data van de laatste drie jaar samen in een tool voor process mining. De software toonde visualisaties van veelvoorkomende patronen en afwijkingen. Data-analisten van PwC – met diverse achtergronden in accountancy, IT, psychologie en fraudeonderzoek – wisten er concrete vragen bij te stellen. Waarom is dit bankrekeningnummer gewijzigd en is het drie dagen laten weer ongedaan gemaakt? Welke medewerkers hebben een onderneming die zaken doet met het tankopslagbedrijf, op hun privéadres geregistreerd? En wie verstrekt er zeven kostbare onderhoudsopdrachten binnen een week aan dezelfde opdrachtgever?

Wat was het resultaat?

De medewerkers van de auditafdeling reisden voor drie dagen naar Zuid-Amerika met de lijst concrete vragen. Zij bespaarden op die manier anderhalve werkweek en wisten nu beter dan voorheen wat ze ter plekke wilden onderzoeken. De kosten voor het controleren van de jaarrekeningen in de buitenlandse vestigingen werden teruggebracht. En nu process mining de volledige administratie in beeld brengt, is de kwaliteit van de controle toegenomen. Het tankopslagbedrijf zet deze aanpak van data-analyse via process mining voortaan in bij meerdere landenaudits.