Gasunie gebruikte process mining om de voor de accountantscontrole relevante informatie over inkooptransacties visueel inzichtelijk te maken.
Gasunie was een nieuwe assuranceklant van PwC en normaal gesproken onderzoeken we dan de inrichting van processen door met medewerkers in de organisatie te spreken en aanwezige procesbeschrijvingen door te nemen. Dit inzicht bepaalt namelijk de insteek van de accountantscontrole. Maar in een grote organisatie als Gasunie zou dat veel tijd kosten van tientallen betrokkenen. Bovendien bestaat in omvangrijke en complexe omgevingen de kans dat niet alle varianten van een proces hiermee aan het licht komen.
Door geautomatiseerde data-analyse konden we de processen van Gasunie voor het hele controlejaar tot op het niveau van individuele transacties in beeld brengen. Dit noemen we process mining, een door data gedreven techniek die het mogelijk maakt om een messcherpe 'foto' te maken van what happened in plaats van what should happen. We verzamelden onder meer de digitale data van het inkoopproces uit het ERP-systeem. Met process mining-software maakten we met relatief weinig inspanningen de voor de controle relevante informatie over duizenden inkooptransacties visueel inzichtelijk. Hierdoor konden we in een oogopslag zien hoeveel inkooptransacties van Gasunie het standaardinkoopproces doorlopen en wat de uitzonderingen zijn.
Het visuele inzicht hielp om de controle van de reguliere inkooptransacties efficiënt in te steken en gepaste aandacht te geven aan de uitzonderingen. In workshops met medewerkers van Gasunie hebben we de procesvisualisaties gepresenteerd. Zo konden we een relevante terugkoppeling geven over de doeltreffendheid en doelmatigheid van de processen. Dit leidde tot een aantal nieuwe inzichten over mogelijke procesoptimalisatie. Met veel enthousiasme en met ondersteuning van PwC zet Gasunie process mining nu intern verder in om meer processen te analyseren.
Mona de Boer
Partner, Assurance Risk Assurance, PwC Netherlands
Tel: +31 (0)61 088 18 59