Verbeteren productiviteit is mogelijk, maar geen quick win

De druk op de arbeidsmarkt is historisch groot en neemt naar verwachting de komende jaren verder toe. Daarbij is één ding zeker: we zullen meer werk met minder mensen moeten doen. Dat vraagt om durf en innovatie, aldus PwC-experts Bastiaan Starink en Sabine Taalman. Volgens hen is het verbeteren van de productiviteit mogelijk, maar zeker geen quick win.

In de publieke sector kan de wervingsbehoefte de komende tien jaar oplopen tot honderdduizend fte’s. Die conclusie trokken onze collega’s Selwyn Moons en Sander van Veldhuizen na een analyse van de productiviteit van uitvoeringsorganisaties. Dit zijn alarmerende cijfers en de toekomstverwachtingen zijn niet goed.

De druk op de arbeidsmarkt is historisch groot en neemt naar verwachting de komende jaren nog verder toe. In Nederland is het momenteel het negende achtereenvolgende kwartaal waarin er meer vacatures zijn dan werklozen. Eén ding is dus zeker: we zullen meer werk met minder mensen moeten doen. Dat vraagt om innovatie, maar zeker ook om lef en ondernemerschap.

Een goede personeelsstrategie sluit naadloos aan op de organisatiestrategie

De behoefte aan zoveel meer mensen is een gevolg van organisatiestrategieën en inrichtingskeuzes die organisaties eerder maakten. Denk aan de vormgeving van de dienstverlening op een bepaalde manier, het wel of niet investeren in technologie en het wel of niet stroomlijnen van bepaalde processen. Soms deden ze dat bewust, soms onbewust. Of de keuzes werden veroorzaakt door de dynamiek van de politiek en maatschappij, en de tijdgeest waarin een organisatie zich bevond. 

Hoe een organisatie haar dienstverlening vormgeeft en welke strategische keuzes daarin zijn gemaakt, heeft direct invloed op de personeelsstrategie. En daar is het bij veel organisaties misgegaan. Een goede personeelsstrategie sluit namelijk naadloos aan op de organisatiestrategie. Het vraagt om echt goed te begrijpen waarom de productiviteit te laag is en hoe de bedrijfsvoering te optimaliseren valt. Het betekent andere dingen doen en dingen anders doen.

Nieuwe manieren van werk organiseren begint bij de kern

Om te komen tot duurzame oplossingen voor het productiviteitsvraagstuk is het van essentieel belang terug te gaan naar de kern: het bestaansrecht van de organisatie. Om die te (her)ontdekken kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Wat is de kerntaak van mijn organisatie? 
• Welke producten en diensten leveren we? En waarom?
• Hoe hebben we onze ketenprocessen georganiseerd en kunnen we die efficiënter inrichten?
• Wat vraagt een andere bedrijfsvoering van onze medewerkers?
• Welke (latente) kennis, ervaring en vaardigheden van onze medewerkers kunnen we beter benutten?
• Hoe kan technologie bijdragen bij het vergroten van onze productiviteit?
• Welke  taken en verantwoordelijkheden kunnen we uitbesteden? Welke rollen en verantwoordelijkheden wijzigen als gevolg daarvan?
• Hoe zorgen we dat onze  medewerkers meegaan in de verandering?
• Is het mogelijk ons beleid aan te passen zodat we onze ‘klanten’ beter en efficiënter van dienst kunnen zijn?

Het vinden van antwoorden op deze vragen vraagt binnen een organisatie een stevige samenwerking tussen HR, leidinggevenden en bestuurders. Zeker omdat publieke organisaties vaak een hele ‘erfenis’ aan beleid, verouderde systemen en wet- en regelgeving met zich meedragen. Dat maakt het niet makkelijk om problematiek te doorbreken en nieuwe manieren van werken te realiseren. Daarom vraagt de verandering om innovatie, creatieve oplossingen en durf om buiten de gebaande paden te treden. Voorbeelden hiervan zijn de inzet van GenAI en andere technologie om de dienstverlening aan de burger efficiënter te maken, het gaan uitbesteden van taken en het volledig opnieuw vormgeven van beleid, processen en systemen.

Belangrijke rol voor HR-afdeling

Bij het oplossen van het productiviteitsvraagstuk zien we een belangrijke rol voor de HR-afdeling weggelegd. Dat vraagt wel dat ze af en toe buiten haar comfortzone treedt bij het opstellen en uitvoeren van de personeelsstrategie tot en met de praktische uitvoering van HR-taken. Denk hierbij aan:

• het onderzoeken van uitbestedingsmogelijkheden, 
• de inzet van nieuwe technologie als GenAI om onder meer de binnen de organisatie al aanwezige vaardigheden beter te benutten (skills based), 
• een strategische personeelsplanning, 
• een effectievere recruitment, 
• het investeren in behoud van medewerkers, 
• het tot bloei laten komen van talent, en 
• het innoveren en optimaliseren van de HR-functie. 

Kortom, het goede nieuws is dat verbeteren van productiviteit mogelijk is. Het minder goede nieuws is dat het zeker geen quick win is. We raden organisaties aan te starten met een grondige analyse, en tegelijkertijd met lef en ondernemerschap te beginnen met experimenteren.