Vijf factoren voor een succesvolle Workiva implementatie

Het rapportagelandschap kent vele interne stakeholders. Van de financiële afdeling tot HR en van duurzaamheidscollega's tot de schrijvers van de teksten. Elk met hun eigen werkwijze en databronnen, en met vele wederzijdse afhankelijkheden. Een gebruikelijke valkuil is om in zo’n complex veld te snel tot oplossingen te willen komen. Een stap terug doen is meestal beter: neem de tijd om van de ander te begrijpen wat iemand nodig heeft om een succesvolle bijdrage te leveren aan het project. Op die manier bouwden we aan onderling begrip en wederzijds vertrouwen. Zo bleek gedurende het project dat eenzelfde werkwijze voor verschillende ‘data-owners’ niet werkte, maar dat maatwerk nodig was. Tijdens het project is deze aanpassing gedaan, wat voor alle betrokkenen een uitkomst bleek te zijn.

“Not invented by us” is een sentiment waardoor menig verandertraject spaakloopt. Het ligt op de loer als één team dé oplossing voor een probleem al voor de rest heeft uitgedacht. Bij de Workiva implementatie bij PwC pakten we dit anders aan: projectteamleden uit verschillende delen van de organisatie droegen actief bij aan het ontwikkelen van de onderdelen van de Workiva-omgeving, bijvoorbeeld de datastructurering. Deze aanpak versterkte het eigenaarschap en het begrip van hoe het platform was gemaakt, wat bovendien het verbeteren van het platform in de toekomst gemakkelijker maakt.

De implementatie van Workiva was niet alleen een technische verandering, het betekende voor veel betrokken collega's vooral een andere manier van werken. Om Workiva succesvol te implementeren vraagt van betrokkenen een bereidheid om te veranderen, zelfs van collega's die bij aanvang van het implementatieproject de noodzaak tot verandering niet of nauwelijks zagen. Dit aspect mag niet onderschat worden.

Echte, duurzame verandering vraagt om een stap-voor-stap aanpak. Rome is niet in één dag gebouwd en dat geldt ook voor het implementeren van Workiva. Door niet in één keer de gehele implementatie als panklare oplossing te willen presenteren, maar stap-voor-stap verbeteringen door te voeren, werden betrokken collega's en hun teams in staat gesteld te leren, zich aan te passen en het platform gaandeweg te verbeteren. De stap-voor-stap aanpak leidde er bij PwC toe dat in het eerste jaar van de implementatie meer stappen zijn gezet dan vooraf was voorzien. Daar zijn we trots op en laat al de eerste efficiëntievoordelen zien.

Soms leidt een sprong in het diepe tot nieuwe, verrassende uitkomsten, die vooraf (nog) niet voorzien waren. Neem het integreren van een designoplossing in het platform. Die oplossing is door het projectteam ontwikkeld, in samenwerking met de marketingafdeling van PwC. Gewoon door aan de slag te gaan, zonder vooraf al de antwoorden op talloze vragen paraat te hebben. Met het juiste design al geïntegreerd in het platform, winnen we aan efficiëntie verder op in het rapportageproces.