Finance Managed Services

Een wereldwijde producent in de olie- en chemiesector sloot een joint venture af met een partner om een baanbrekende hernieuwbare groene energieoplossing te ontwikkelen. Dit experimentele project viel buiten het traditionele competentiegebied van het bedrijf, waardoor ze ervoor kozen om geen middelen in te zetten om ontbrekende vaardigheden binnen de organisatie te verkrijgen.

Herziening van de inrichting van de finance afdeling

Het management besloot het beleid te herzien wat betreft het opzetten van een eigen finance afdeling. In plaats van nieuwe, schaarse expertise in dienst te nemen, werd ingezet op een externe oplossing die niet leunde op het interne personeelsbestand, zodat resources gericht konden blijven op compliance.

Operationele herstructurering

Onze experts in standaardisering van financiën en belastingen hielpen het bedrijf om deze strategische omslag soepel uit te voeren. Binnen enkele weken was de basisstructuur operationeel, terwijl andere functies naar behoefte gefaseerd werden geïmplementeerd.

Verbeteringen in schaalbaarheid en compliance

Daarna optimaliseerden we de processen voor financiële en fiscale compliance, met een geïntegreerde, cloud-gebaseerde ERP-oplossing verzorgd door ons team. Dit zorgde ervoor dat het bedrijf flexibel kon op- en afschalen, terwijl het tegelijkertijd voldeed aan alle regelgevingseisen, klaar voor toekomstige groei en transities.

Een wereldwijde online reisorganisatie stond voor de uitdaging om haar financiële en fiscale compliance-functies van lokale kantoren naar een centrale locatie te verplaatsen. De processen en technologie waren decentraal en niet volgens een uniforme standaard, waardoor er centraal onvoldoende inzicht was in de mondiale compliance status.

Herziening van operationeel model

Het management besloot het operationeel model te herzien. De lokale compliance-processen werden geanalyseerd om gecentraliseerde mogelijkheden te identificeren. Er werd gekozen voor een centraal geleid model, waarin lokale compliance werd uitgevoerd door PwC expert teams in de landen.

Operationele herstructurering

Onze experts in strategie en operatie hielpen de organisatie bij deze transitie. Het opzetten van een gestandaardiseerde aanpak en technologie zorgde ervoor dat de hoofdkantoor teams binnen afzienbare tijd inzicht en controle kregen over de wereldwijde compliance status zonder de dagelijkse operaties te verstoren.

Verbeteringen in datakwaliteit en controle

Vervolgens hebben we de processen geoptimaliseerd om de datakwaliteit te verhogen, waardoor de organisatiestructuur werd versterkt. Hierdoor konden vrijgemaakte middelen in de lokale landen worden ingezet om de bedrijfsdoelen van versnelde groei te realiseren. Het systeem gaf eveneens globale inzicht aan het hoofdkantoor, waardoor de organisatie klaar was voor verdere groei en centralisatie.

Een groep van EU-gebaseerde fabrikanten van zware elektrische voertuigen startte een joint venture om een laadinfrastructuur te ontwikkelen. Het bedrijf, met slechts een CEO en een beperkt ondersteunend team, had behoefte aan een duidelijk stappenplan voor het opzetten van een functionele organisatie.

Herziening van implementatieplan

Het management besloot het implementatieplan aan te passen. In plaats van direct te investeren in technologie en personeel, werd gekozen voor een pragmatische benadering waarbij onze experts hielpen bij het opstellen van een gedetailleerde roadmap voor alle noodzakelijke stappen.

Operationele herstructurering

Onze experts op het gebied van Finance, HR en IT werkten nauw samen met het bedrijf om de strategische transformatie uit te voeren. Binnen acht weken was er een volledig overzicht van operationele eisen, inclusief noodzakelijke beslissingen en aanbevelingen voor de toekomst.

Verbeteringen in infrastructuur en processen

Daarna optimaliseerden we de toeleveringsketen en operationele structuren door het ontwerpen van blauwdrukken voor procurement, financiën, HR en compliance processen. Dit stelde een geselecteerde transactieverwerkingspartner in staat om direct operationeel te worden, wat het bedrijf flexibiliteit en veerkracht gaf om hun ambitieuze groeidoelen te realiseren zonder voorafgaande investeringen in technologie en personeel.

Een Europese asset leasebedrijf had aanzienlijke groeiambities en besloot een digitaal verkoopplatform voor auto's na lease op te zetten als een aparte onderneming. Belangrijk was het om onafhankelijk worden van het moederbedrijf te worden en klaar zijn voor een eventuele transactie. Specialistische kennis was snel vereist en het was cruciaal dat de compliance op orde was.

Herziening van bedrijfsopzet en digitale transformatie

De wens was om geen lokale aanwezigheid te hebben en alles vanuit één centrale functie te laten verlopen. Het management herzag de bedrijfsstructuur en legde de nadruk op centralisatie en digitale transformatie om de lokale financiële, administratieve en belastingfuncties te stroomlijnen en te centraliseren.

Snelle operationalisatie en automatisering

In slechts zes weken zijn we erin geslaagd de accounts payable, payrollbetalingen, maandelijkse managementrapportage en btw-compliance te operationaliseren. Kort daarna volgden op maat gemaakte verkoopdebiteurenprocessen en systeemintegraties. Onze experts hebben daarbij gezorgd voor continue automatisering. Dit resulteerde in meerdere efficiënte processen zonder onderbreking van de bedrijfsvoering.

Verbeterde compliance en rapportage

Met het opzetten van een cloud-gebaseerde MS Dynamics Business Central ERP finance platform en een geïntegreerde managed service, hebben wij de onderneming geholpen bij het waarborgen van compliance en het maximaliseren van de efficiëntie middels automatisering. Dit was van groot belang om strategische groei te blijven ondersteunen, terwijl bestaande structuren en processen werden verbeterd.

Een Europese leasemaatschappij wilde het menselijke ingrijpen in het Lead to Cash-proces minimaliseren, vooral bij betalingsverwerking. Dit was essentieel aangezien klanten hun goederen pas ontvingen na correcte verwerking van betalingen in het systeem. Door de zeer grote dagelijkse transactiestroom en beperkte middelen, leidde late leveringen tot ontevredenheid bij klanten.

Herstructurering van processen

De standaardprocessen werden herzien om een nieuwe werkwijze te implementeren, ondersteund door een AI-gedreven oplossing. Deze matchte binnenkomende betalingen op basis van betalingsomschrijving, klant-/leveranciersnaam en bedrag. Elke transactie kreeg een ‘matching confidence rating’, variërend van ‘laag’ tot ‘hoog’. Transacties met een lage of gemiddelde rating vereisten extra aandacht. 

Automatisering en verbetering van de efficiëntie

Binnen enkele weken na de introductie van deze nieuwe werkwijze verminderde de achterstand van niet-geïdentificeerde transacties tot een acceptabel niveau. Het aantal benodigde middelen om hetzelfde aantal dagelijkse transacties te verwerken, werd verminderd. Vrijgekomen middelen werden herbestemd om de groeidoeleinden van het bedrijf te ondersteunen. 

Monitoring en kwalitatieve controle

Ongeïdentificeerde transacties werden op suspense-rekeningen geboekt, dagelijks gemonitord door meer ervaren teamleden. Door duidelijke instructies en ‘track and trace’-commentaren kon zij aan zij gewerkt worden, zonder het proces te vertragen.

Een toonaangevende Europese fabrikant van slimme laadstations voor elektrische voertuigen stond voor de uitdaging om een deel van hun activiteiten over een periode van drie jaar af te bouwen. Dit betrof de financiële operaties van bedrijven in 11 EMEA-landen. Het behoud van betrouwbare dienstverlening was van cruciaal belang voor zowel het management van de onderneming als de tevredenheid van de klanten, totdat de afbouw volledig was voltooid.

Herstructurering van operaties

Het management besloot de aanpak te herzien. Door het centrale model geïmplementeerd door PwC Nederland konden we direct de financiële rol overnemen met minimale onderbreking, gebruikmakend van de eigen SAP-systemen van het bedrijf. Deze aanpak verminderde het risico van leveringsfouten aanzienlijk en waarborgde een naadloze voortzetting en uiteindelijke afbouw van de dienstverlening.

Optimalisatie van kennisbeheer

Onze specialisten op het gebied van finance en compliance ondersteunden de onderneming tijdens deze transformatie. We hebben eerst berekend wat de impact zou zijn op het bedrijf en zorgden ervoor dat specialistische kennis, variërend van accounting, (statutory) reporting, audit, workforce, belasting en juridische expertise, altijd beschikbaar was. Op deze manier behield het bedrijf voldoende veerkracht om in betere tijden weer te kunnen schakelen naar hun oorspronkelijke doelen.

Efficiënte overdracht van middelen

Daarnaast zorgden we ervoor dat de vrijgekomen medewerkers in de lokale markten opnieuw konden worden ingezet om andere focusgebieden van de organisatie te ondersteunen, waardoor het bedrijf zijn operationele flexibiliteit maximaal benut en zich voorbereidde op toekomstige groei.

Een internationaal opererende en multi-brand retailer kampte met uitdagingen bij de jaarlijkse afsluiting van de boekhouding en de daarmee samenhangende audit- en complianceverplichtingen. Er was een behoefte aan onmiddellijke oplossingen voor de vertragingen bij de afsluitingen en audits, gevolgd door een herziening van het volledige jaarlijkse afsluitingsproces. Een essentieel onderdeel van het gewenste resultaat was het ontwerp en de implementatie van een robuuste afsluitmethodologie en een efficiënte, hoogwaardige datalevering om aan de eisen van de auditors te voldoen. Uiteindelijk was een centraal geleide, gecontroleerde en beheerde auditprocedure nodig om tijdige naleving in de toekomst te waarborgen.

Herziening van proces

Het management besloot een herziening van het afsluitingsproces te maken. De bestaande problemen werden aangepakt door een redesign te initiëren waarbij de toekomstige focus op data en automatisering werd gelegd.

Operationele herstructurering

Onze experts op het gebied van closing als een service en audit readiness hielpen de retailer om deze snelle omslag te maken. Door het inzetten van gespecialiseerde proces- en dataspecialisten konden auditrisico's en non-compliance snel worden gemitigeerd.

Verbeteringen in datalevering

Daarna zorgden we ervoor dat de procesherziening efficiënt werd doorgevoerd, met maximale data-automatisering en dat alle processen onder controle kwamen van het financiële leiderschap van de cliënt en beheerd werden door PwC. Hierdoor kon de retailer veerkrachtig blijven en in betere tijden intern vertrouwen herstellen en de controle behouden om weer te focussen op dagelijkse activiteiten.