Hoe de Nationale Politie bouwt aan een toekomstbestendige organisatie

Jan Petrus, directeur Dienst Verwerving bij de Nationale Politie, en Vincent Le Noble, partner consulting bij PwC, vertellen over de transformatie die de organisatie doormaakt, de uitdagingen die daarbij horen en de samenwerking die nodig is om verandering op deze schaal mogelijk te maken.

De Nationale Politie is een relatief jonge organisatie. De basis ervan is gelegd in 2013. Gemeentelijke politiekorpsen en de rijkspolitie werden toen samengebracht in regionale korpsen. Uiteindelijk groeide die structuur door naar één landelijke organisatie: de Nationale Politie.

Nu richt de politie zich op de volgende fase: het moderniseren van de bedrijfsvoering en informatievoorziening. Binnen het programma Modernisering Informatievoorziening Bedrijfsvoering (MIB) wordt een versnipperd landschap van honderden applicaties vervangen door één geïntegreerde digitale basis.

Volgens Petrus is technologie daarbij slechts een deel van de opgave. 'Het gaat ook om het aanpassen van veel processen en werkwijzen. De business change is enorm. Waar jarenlang verschillende werkwijzen naast elkaar bestonden, ontstaat nu één manier van werken voor de hele politie. En de politie is na Defensie de grootste werkgever van Nederland. Dat maakt het complex.'  

Voor de politie was al vroeg duidelijk dat deze opgave specialistische kennis vroeg.

'Het vervangen van een ERP-systeem - de digitale ruggengraat van een organisatie voor financiën, inkoop en logistiek - of een heel IV-landschap is geen kernkwaliteit van de politie', zegt Petrus. 'De kernkwaliteit van de politie is boeven vangen, niet systemen vervangen.'

Na een selectieproces koos de politie voor PwC als partner voor de begeleiding van de transformatie. 'We kennen de kwaliteiten van PwC', vertelt Petrus. 'Maar uiteindelijk gaf de persoon achter het kantoor voor ons de doorslag. Het gaat om de kennis en kwaliteit van degene die wordt voorgesteld. In dit geval was dat Vincent.'

Voor Le Noble betekende de opdracht een kennismaking met een organisatie die qua schaal en maatschappelijke impact uniek is. 'De omvang en het transactievolume van deze organisatie zijn ongekend. Maar het is ook een mensenorganisatie. En ik had vanaf het eerste gesprek een natuurlijke klik met de mensen achter het uniform. Ze hebben het hart op de tong, doen wat ze zeggen en staan ergens voor. Dat voel je.'  

De Financial Management Suite Plus (FMS+) vormt een van de belangrijkste bouwstenen voor de modernisering van de politie-ondersteunende diensten. Volgens Le Noble staat de 'Plus' voor een bredere transformatie van de bedrijfsvoering. Naast financiën worden ook logistiek, inkoop, verkoop, servicemanagement, middelenbeheer en een gestandaardiseerde aanpak voor programma- en projectmanagement samengebracht in één geïntegreerde werkwijze.

'Om al deze disciplines goed met elkaar te verbinden, is een robuust en toekomstbestendig softwarefundament onmisbaar. Maar de technologie is uiteindelijk niet de grootste uitdaging. Die zit in de besluitvorming, de adoptie en het vermogen van een organisatie om nieuwe werkwijzen te omarmen. Daarom kijken we niet alleen naar systemen, maar ook naar governance, verandermanagement, datakwaliteit en vooral naar de mensen die met de verandering aan de slag gaan. Alleen als al die elementen samenkomen, kan zo'n transformatie echt slagen.'

Le Noble: 'We doen dit samen met de politie. Medewerkers geven zelf mede vorm aan de verandering. Daarom gaan we ook naar politie-eenheden in het land. Wat betekent dit straks voor jouw werk? Hoe ga je producten bestellen? Wat verandert er in de budgettering? Juist die gesprekken zijn essentieel om de verandering echt te laten landen.'  

De omvang van het programma brengt vanzelfsprekend veel aandacht met zich mee. 'Het gaat om veel geld', zegt Petrus. 'IT-projecten binnen de overheid hebben geen gemakkelijke reputatie. Dit is de grootste SAP-implementatie van Nederland. Dan is het logisch dat er een vergrootglas op ligt.'

Juist daarom zijn transparantie, bestuurlijke slagkracht en vertrouwen cruciaal. Le Noble: 'Een belangrijke succesfactor is dat er een seniore stuurgroep mét mandaat is. Daardoor kunnen besluiten worden genomen. Daarnaast communiceren we transparant.'  

De nieuwe digitale basis moet de politie ook voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen, zoals cloudtechnologie en kunstmatige intelligentie.

De politie zet die stappen doelbewust en gecontroleerd. 'We hanteren hoge veiligheidsstandaarden. Dat is geen rem, maar een kompas', zegt Petrus. 'Het bepaalt hoe we innoveren, niet óf we innoveren. En we blijven vooruitkomen.'

Datasoevereiniteit speelt daarbij een belangrijke rol. 'Voor de politie is het essentieel dat data in Europa blijven', zegt Le Noble. 'Dat raakt direct aan de nationale veiligheid. Daarom hebben we daar vanaf het begin expliciet op gestuurd.'

Ook op het gebied van AI zet de politie stappen. Binnen beveiligde omgevingen lopen experimenten voor juridische processen, aanbestedingen en operationele toepassingen. 'We proberen mee te liften waar het kan', zegt Petrus. 'Maar veiligheid staat voorop.'  

Uiteindelijk draait deze transformatie niet om systemen, cloudoplossingen of AI. Het gaat om de mensen die dagelijks het werk van de politie mogelijk maken.

Petrus maakt dat tastbaar met een sprekend voorbeeld. 'Een agent komt 's morgens naar zijn werk. Dan brandt het licht. Hij kan naar de kantine. Hij heeft schoenen aan, een uniform en de middelen om zijn werk te doen. Dat gaat niet vanzelf. Dat hele proces moet worden ondersteund, zodat de agent goed uitgerust de straat op kan om zijn of haar werk te doen.'

Dáár zit de kern van de verandering. Een moderne politieorganisatie vraagt om een moderne bedrijfsvoering. Niet als doel op zich, maar als voorwaarde om de maatschappelijke taak van de politie te kunnen blijven vervullen.

Le Noble: 'Uiteindelijk bouwen we niet alleen aan technologie. We bouwen aan de voorwaarden waarmee de politie haar maatschappelijke opdracht ook in de toekomst kan blijven uitvoeren.'