Supplychain en operationele verbeteringen
Indentificeer de impact van Covid-19 op uw waardeketen
Ongeacht het marktsegment waarin u opereert, de effecten van de Covid-19-uitbraak zijn merkbaar in de hele waardeketen van uw bedrijf. Van vraaguitval aan de klantzijde, transport- of opslagproblemen, voorraadtekorten of overschotten, productieproblemen in uw operatie tot en met leveringsproblemen bij uw leveranciers, al die zaken zorgen ervoor dat u snel moet handelen. Waarop moet u dan letten?
- Maak de hele supplychain transparant en identificeer de risico’s in de hele waardeketen van leverancier tot klant. Denk daarbij bijvoorbeeld aan risico’s bij uw leveranciers of aan risico’s in in landen waar u nu produceert.
- Verhoog de snelheid van uw planningcyclus voor de verkoop en operationele processen. Tijdens een crisis is het van belang om vraag en aanbod dagelijks met elkaar af te stemmen, zodat u snel en flexibel kunt reageren op veranderingen en operationele uitdagingen in de keten.
- Creëer een operationeel multidisciplinair crisisteam dat de geïdentificeerde risico’s in de keten omzet in concrete acties. Bijvoorbeeld het vinden van alternatieve leveranciers voor kritische onderdelen of het aanpassen uw klant- of prijsstrategie.
- Pas uw operationele kostenniveaus aan en bereid u voor op de fase na de crisis. Wat wordt het nieuwe normaal? Wat zijn de beïnvloedbare kosten? Welke maatregelen moet u doorvoeren in de manieren van werken? Hebt u ‘ramp up’-plan gereed? Zijn er alternatieve scenario’s?
Supplychain
Transparantie en planning
Het was al belangrijk, maar tijdens de huidige crisis is het van groot belang dat een organisatie inzicht heeft zijn hele waardeketen. Het transparant maken van de supplychain en het definiëren van de risico’s is een cruciale eerste stap. Ook al hebben de meeste organisaties al ondervonden dat het risico werkelijkheid is geworden en de impact nu ook daadwerkelijk voelbaar is, blijft het van belang om risico’s te identificeren en mogelijke correctieve maatregelen in gang te zetten.
Denk daarbij aan de leverancierskant aan vragen als:
- Wie zijn mijn belangrijkste (kritische) leveranciers (tier 1)?
- Waar komen mijn goederen vandaan? In welk land worden deze goederen geproduceerd?
- Wie zijn de leveranciers van mijn leveranciers (tier 2)?
- Krijg ik te maken met andere belasting- of douaneregels?
- Heb ik alternatieve leveranciers?
- Zijn er mogelijke transportrisico’s? Wat is de impact op levertijden?
- Wat zijn mijn contractverplichtingen?
Binnen de operatie van uw bedrijf, kunt u denken aan vragen als:
- Kunnen mijn mensen nog veilig werken?
- Heb ik een plan voor Covid-19-maatregelen?
- Moet ik mijn planningsparameters voor voorraadmanagement aanpassen?
- Zijn er risico’s met betrekking tot mijn opslagruimtes? Kan ik tijdelijk afschalen?
- Zijn mijn productielocaties te veel geconcentreerd in één land of regio?
- Wat is de impact voor mijn kantoorpersoneel?
Misschien nog belangrijker is om de risico’s aan de klant- cq. vraagzijde te identificeren:
- Welke klanten of klantgroepen lopen zelf welk risico? Kunnen ze betalen?
- Heb ik voldoende en snel genoeg inzicht in de wijzigingen van de vraag?
- Hoe betrouwbaar zijn onze voorspellingen?
- Kan ik nog het gewenste prijsniveau per product realiseren?
- Kan ik op tijd uitleveren? Wat is de impact op de betrouwbaarheid van leveren?
Het operationele, multidisciplinaire crisisteam zal deze vragen moeten beantwoorden om zo de risico’s te identificeren, de kans en impact per risico te bepalen, correctieve maatregelen om te zetten in acties en de risico’s dagelijks te monitoren.
Sales & operations
Eén van de belangrijkste maatregelen is om het inzicht in uw sales & operations planning te vergroten en te versnellen. Wie tijdens de crisis het beste in staat zal zijn om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, zal beter uit de crisis komen. Dat betekent dagelijkse afstemming met de verschillende afdelingen (verkoop, productie, inkoop en finance) om gezamenlijk verwachtingen, planningen en acties met elkaar af te stemmen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mathieu Rosier of Jaap-Willem Bijsterbosch.
Jaap-Willem Bijsterbosch
Operationele verbeteringen en kostenreductie
Het is belangrijk om uw operationele uitgavenpatroon zo snel mogelijk aan te passen op de nieuwe situatie. Dit vereist de nodige aandacht, zeker om dat op korte termijn de operationele kosten zelfs kunnen toenemen door bijvoorbeeld het invoeren van praktische (bijvoorbeeld hygiëne)maatregelen, verhoogde transportkosten, stijgende inkooptarieven.
Simpelweg reduceren van kosten is niet altijd voor de hand liggend en het is essentieel om bewuste keuzes te maken. Mocht de crisis een langere tijd gaan duren, dan is het mogelijk niet afdoende om alleen relatief ‘eenvoudige’ besluiten te nemen, zoals bijvoorbeeld het beëindigen van inhuurcontracten.
Het is zaak om keuzes die een negatieve impact op uw operationele bedrijfsprocessen hebben, te beperken. Maar er zijn mogelijk ook kansen om uw operatie op onderdelen te verbeteren. Het is cruciaal een helder en gedegen operationeel plan te hebben om de organisatie overeind te houden en straks snel weer te laten herstellen.
Analyse operationele kostenbasis
Een belangrijk instrument om snel en bewust kosten te kunnen reduceren, is het uitvoeren van een kritische analyse van uw operationele kostenbasis. Een goed startpunt is het indelen van de bedrijfsactiviteiten en de daaraan verbonden operationele kosten in de onderstaande categorieën:
- Essentiële activiteiten: de kernactiviteiten die (de meeste) waarde toevoegen voor uw klanten en winstgevendheid. Hierin zult u moeten blijven investeren. Ga op zoek naar best practices binnen en buiten uw bedrijf, en probeer die te implementeren.
- Hygiëne-activiteiten: de ondersteunende activiteiten die noodzakelijk zijn om te kunnen bestaan. Hier is het vooral zaak deze zo efficiënt mogelijk en tegen het laagste kostenniveau uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan softwarelicenties of juridische zaken. Vaak is het mogelijk een deel van deze activiteiten uit te besteden.
- Onderscheidende activiteiten: de activiteiten die u verricht om u te onderscheiden van uw concurrentie. Bijvoorbeeld gratis verzenden, promoties, evenementen. Wellicht zijn hier mogelijkheden het niveau van deze activiteiten (tijdelijk) te verlagen en/of te vervangen door andere (bijvoorbeeld online) kanalen.
- ‘Nice to have’-activiteiten: de niet-bedrijfkritische activiteiten die slechts indirect bijdragen aan het bedrijfsresultaat en beperkt waarde toevoegen voor uw klanten. In deze categorie kunt u over het algemeen relatief eenvoudig beslissingen nemen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan sponsoring activiteiten, abonnementen en verzekeringen.
Uiteraard is een gedetailleerde analyse op het niveau van kostenposten nodig om tot een volledig beeld te komen. Hierin moeten naast financiële ook commerciële, juridische en personele overwegingen meegenomen worden. Wij raden u aan dit zo snel mogelijk te doen.
Plan van aanpak in een aantal stappen
- Maak een snelle analyse van uw balans, marges en kosten, en bepaal per post wat vitaal is voor (het voorbestaan van) uw onderneming, en wat niet. Maak daarbij eventueel gebruik van ‘zero based budget’ om een beeld te krijgen op het minimalistisch kostenniveau. Hierbij wordt een bottom-up budget ontwikkeld waarin alle kosten verantwoord worden volgens een strikt opgesteld beleid en conform de gedefinieerde doelstellingen.
- Genereer verbeterhypothesen, en beoordeel en selecteer deze op impact, gemak en snelheid van implementatie, dat wil zeggen:
- activiteiten die je kunt (tijdelijk of permanent) stoppen of uitbesteden om kosten te besparen en variables te maken (bijvoorbeeld met behulp van een portfolioanalyse),
- activiteiten die waarde toevoegen voor de klant die je wellicht beter kan beprijzen,
- overige kostenposten die je kunt elimineren of reduceren.
- Daarnaast is het aan te raden om een gedegen analyse te maken van de contracten met uw leveranciers. Dit om mogelijkheden te identificeren voor het (tijdelijk):
- stopzetten van contracten voor niet-afgenomen diensten (IT-licenties, serviceniveaus),
- verlagen van de afname (mogelijke flexibiliteit in contracten, kansen om dienstverlening en daarmee kosten te verlagen),
- heronderhandelen van prijzen en handelsvoorwaarden (zoals betaaltermijnen, retourneringen)
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mathieu Rosier of Wilmer Kloosterziel.
Wilmer Kloosterziel
Contracten
Contractuele verplichtingen en beroep op overmacht
Importeurs, producenten en andere bedrijven kunnen door de gevolgen van het coronavirus en COVID-19 hun contractuele verplichtingen niet meer nakomen. De vraag rijst of het coronavirus een juridisch excuus is bij leveringsproblemen en of een bepaling terzake overmacht in uw commerciële contract de gevolgen van het coronavirus en COVID-19 afdekt.
Als een partij een overeenkomst heeft gesloten en zijn verplichtingen vervolgens niet kan nakomen, kan de andere partij nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding vorderen. Er zijn situaties denkbaar dat de tekortkoming niet te wijten is aan de schuldenaar. Er kan dan sprake zijn van overmacht, ook wel force majeure genoemd. Als er daadwerkelijk sprake is van overmacht, kan de schuldeiser geen nakoming vorderen van de schuldenaar gedurende de periode dat de overmacht voortduurt en heeft de schuldeiser evenmin recht op schadevergoeding.
Of er in een specifiek geval sprake is van overmacht, hangt af van de omstandigheden van het geval. Een algemene regel op grond waarvan kan worden vastgesteld of in een specifieke situatie sprake is van overmacht is er niet.
Partijen kunnen bij een overeenkomst contractueel de omstandigheden die overmacht opleveren beperken (bijvoorbeeld door middel van garanties) of juist uitbreiden (bijvoorbeeld door middel van exoneraties). Vaak bevat een overeenkomst een overmachtsclausule, waarin expliciet omstandigheden worden benoemd die te gelden hebben als overmacht. Als de clausule bepaalt dat ziektes, epidemieën, pandemieën of quarantaines overmacht opleveren dan kan de uitbraak van het coronavirus daar mogelijk onder vallen. Ook omstandigheden die een gevolg zijn van de uitbraak kunnen worden genoemd in een overmachtsclausule. Denk hierbij aan stakingen, plotselinge belemmeringen in de infrastructuur of tekorten in transport. Benoemt de overmachtsclausule dergelijke omstandigheden, dan is de kans groot dat een beroep op overmacht zal slagen.
Als de overeenkomst geen overmachtsclausule bevat, kunt u terugvallen op het wettelijk kader. Naar Nederlands recht geldt dat ‘een tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt’.
Op grond van alle feiten en omstandigheden moet dan worden bepaald of sprake is van overmacht en wie de gevolgen van het virus zal dragen. Bij deze beoordeling kan van belang zijn of een product of dienst ook via een andere leverancier geleverd had kunnen worden, of dat partijen al bij het plaatsen van de bestelling hadden kunnen weten dat niet (tijdig) geleverd zou kunnen worden in verband met het coronavirus.
Actiepunten
- Check of uw commerciële contract een overmachtsclausule bevat en welke omstandigheden daarin als overmacht worden benoemd.
- Naast de reikwijdte van een overmachtsclausule zijn ook de gevolgen van het inroepen van de clausule van belang. Controleer daarom welke gevolgen het inroepen van de clausule heeft. Sommige overmachtsclausules schorten slechts (tijdelijk) de contractuele verplichtingen op, terwijl andere grond geven om de overeenkomst te beëindigen (direct of na een bepaalde periode).
- Wilt u een beroep te doen op de overmachtsclausule, check dan welke voorwaarden daaraan verbonden zijn (bijvoorbeeld de termijnen voor het doen van een beroep op overmacht en eventuele vormvereisten voor wat betreft de wijze van inroeping).
- Als u op basis van de tekst van de overmachtsclausule tot de conclusie komt dat deze (de gevolgen van) corona niet dekt, of als de overeenkomst in het geheel geen overmachtsclausule bevat, toets de feiten en omstandigheden dan aan het wettelijk kader.
- Gaat u een nieuwe overeenkomst aan, houd dan rekening met omstandigheden zoals het coronavirus.
Hieronder vind u in het rode gedeelte een link naar de belangrijkste vragen en antwoorden rondom contracten en overmacht.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mark van Wouwe.
Mark van Wouwe
Contact
Volg ons
