Werkkapitaal en operationele verbeteringen

Optimalisatie van het werkkapitaal

Optimalisatie van het werkkapitaal

Als de liquiditeit van uw organisatie onder druk staat, is operationeel werkkapitaalmanagement een van de belangrijkste onderwerpen om op te focussen. Werkkapitaal is immers nodig om uw bedrijf draaiende te houden. Tijdens onvoorziene situaties zoals de huidige coronacrisis is extra focus op effectief debiteuren- en crediteurenbeheer, de voorraadontwikkeling en op de liquiditeitsprognose nodig.

Debiteurenbeheer

Bij liquiditeit-issues zullen uw klanten overwegen u later te gaan betalen. Extra aandacht voor tijdige en accurate facturatie in combinatie met actief en effectief debiteurenbeheer is daarom nodig. Zorg dat u direct het gesprek aangaat met de grootste klanten, wacht niet hiermee totdat de betalingstermijn verstreken is. Het doel is om bevestiging te krijgen dat facturen (op tijd) betaald zullen worden. Daarnaast identificeert u daarmee in een vroeg stadium eventuele betalingsproblemen bij klanten. Ook financiële instrumenten zoals factoring kunnen hierbij een oplossing bieden.

Crediteurenbeheer

Een manier om uw eigen werkkapitaalpositie op korte termijn te verbeteren, is het stoppen of later betalen van uw leveranciers. Een dergelijke aanpak kan uw leveranciersrelaties echter ernstig schaden en zou leveringsproblemen kunnen opleveren. We raden u aan om met leveranciers in gesprek te gaan en om goede afspraken te maken.

Voorraad

De supplychains, vooral de aanvoer van goederen uit China, zijn door het coronavirus ernstig verstoord. De werkzaamheden in fabrieken en de logistiek hebben meerdere weken stilgelegen en in veel gevallen draaien ze nog steeds niet op volle kracht. Om een grote impact op uw organisatie te voorkomen is het raadzaam eerst te focussen op de meest kritische producten en leveranciers. Zorg dat u weet wanneer u de volgende bestelling kunt verwachten. Daarnaast kunt u onderzoeken of er vergelijkbare goederen gekocht kunnen worden bij andere leveranciers. Mogelijk kunt u door liquiditeitsproblemen maar een deel van de gewenste goederen inkopen. Koop in dat geval goederen die nodig zijn voor producten met goede marges, maar vooral producten met een hoge omloopsnelheid die daardoor niet lang op voorraad liggen.

Cashflow forecasting

In tijden van liquiditeitsproblemen is het uitermate belangrijk om inzicht te hebben in de kasstromen voor de korte en middellange termijn. Verhoog de voorspelbaarheid en frequentie van de liquiditeitsprognose op de korte termijn, en verrijk deze met inzichten uit bijvoorbeeld debiteurenbeheer. Zo hebt u tijdig inzicht in potentiële problemen en kunt u tijdig passende maatregelen nemen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Danny Siemes.

Danny Siemes

Director, Amsterdam, PwC Netherlands

+31 (0)88 792 42 64

E-mailadres

Operationele verbeteringen en kostenreductie

Operationele verbeteringen en kostenreductie

Het is belangrijk om uw operationele uitgavenpatroon zo snel mogelijk aan te passen op de nieuwe situatie. Dit vereist de nodige aandacht, zeker om dat op korte termijn de operationele kosten zelfs kunnen toenemen door bijvoorbeeld het invoeren van praktische (bijvoorbeeld hygiëne)maatregelen, verhoogde transportkosten, stijgende inkooptarieven.

Simpelweg reduceren van kosten is niet altijd voor de hand liggend en het is essentieel om bewuste keuzes te maken. Mocht de crisis een langere tijd gaan duren, dan is het mogelijk niet afdoende om alleen relatief ‘eenvoudige’ besluiten te nemen, zoals bijvoorbeeld het beëindigen van inhuurcontracten.

Het is zaak om keuzes die een negatieve impact op uw operationele bedrijfsprocessen hebben, te beperken. Maar er zijn mogelijk ook kansen om uw operatie op onderdelen te verbeteren. Het is cruciaal een helder en gedegen operationeel plan te hebben om de organisatie overeind te houden en straks snel weer te laten herstellen.

Analyse operationele kostenbasis

Een belangrijk instrument om snel en bewust kosten te kunnen reduceren, is het uitvoeren van een kritische analyse van uw operationele kostenbasis. Een goed startpunt is het indelen van de bedrijfsactiviteiten en de daaraan verbonden operationele kosten in de onderstaande categorieën:

  1. Essentiële activiteiten: de kernactiviteiten die (de meeste) waarde toevoegen voor uw klanten en winstgevendheid. Hierin zult u moeten blijven investeren. Ga op zoek naar best practices binnen en buiten uw bedrijf, en probeer die te implementeren.
  2. Hygiëne-activiteiten: de ondersteunende activiteiten die noodzakelijk zijn om te kunnen bestaan. Hier is het vooral zaak deze zo efficiënt mogelijk en tegen het laagste kostenniveau uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan softwarelicenties of juridische zaken. Vaak is het mogelijk een deel van deze activiteiten uit te besteden.
  3. Onderscheidende activiteiten: de activiteiten die u verricht om u te onderscheiden van uw concurrentie. Bijvoorbeeld gratis verzenden, promoties, evenementen. Wellicht zijn hier mogelijkheden het niveau van deze activiteiten (tijdelijk) te verlagen en/of te vervangen door andere (bijvoorbeeld online) kanalen.
  4. ‘Nice to have’-activiteiten: de niet-bedrijfkritische activiteiten die slechts indirect bijdragen aan het bedrijfsresultaat en beperkt waarde toevoegen voor uw klanten. In deze categorie kunt u over het algemeen relatief eenvoudig beslissingen nemen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan sponsoring activiteiten, abonnementen en verzekeringen.

Uiteraard is een gedetailleerde analyse op het niveau van kostenposten nodig om tot een volledig beeld te komen. Hierin moeten naast financiële ook commerciële, juridische en personele overwegingen meegenomen worden. Wij raden u aan dit zo snel mogelijk te doen.

Plan van aanpak in een aantal stappen

  • Maak een snelle analyse van uw balans, marges en kosten, en bepaal per post wat vitaal is voor (het voorbestaan van) uw onderneming, en wat niet. Maak daarbij eventueel gebruik van ‘zero based budget’ om een beeld te krijgen op het minimalistisch kostenniveau. Hierbij wordt een bottom-up budget ontwikkeld waarin alle kosten verantwoord worden volgens een strikt opgesteld beleid en conform de gedefinieerde doelstellingen.
  • Genereer verbeterhypothesen, en beoordeel en selecteer deze op impact, gemak en snelheid van implementatie, dat wil zeggen:
    • activiteiten die je kunt (tijdelijk of permanent) stoppen of uitbesteden om kosten te besparen en variables te maken (bijvoorbeeld met behulp van een portfolioanalyse),
    • activiteiten die waarde toevoegen voor de klant die je wellicht beter kan beprijzen,
    • overige kostenposten die je kunt elimineren of reduceren.
  • Daarnaast is het aan te raden om een gedegen analyse te maken van de contracten met uw leveranciers. Dit om mogelijkheden te identificeren voor het (tijdelijk):
    • stopzetten van contracten voor niet-afgenomen diensten (IT-licenties, serviceniveaus),
    • verlagen van de afname (mogelijke flexibiliteit in contracten, kansen om dienstverlening en daarmee kosten te verlagen),
    • heronderhandelen van prijzen en handelsvoorwaarden (zoals betaaltermijnen, retourneringen)

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Wilmer Kloosterziel.

Wilmer Kloosterziel

Partner, Amsterdam, PwC Netherlands

+31 (0)88 792 38 17

E-mailadres

Contact

Danny Siemes

Director, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)88 792 42 64

Wilmer Kloosterziel

Partner, PwC Netherlands

Tel: +31 (0)88 792 38 17

Volg ons