Ongeacht het marktsegment waarin u opereert, de effecten van de Covid-19-uitbraak zijn merkbaar in de hele waardeketen van uw bedrijf. Van vraaguitval aan de klantzijde, transport- of opslagproblemen, voorraadtekorten of overschotten, productieproblemen in uw operatie tot en met leveringsproblemen bij uw leveranciers, al die zaken zorgen ervoor dat u snel moet handelen. Waarop moet u dan letten?
Het was al belangrijk, maar tijdens de huidige crisis is het van groot belang dat een organisatie inzicht heeft zijn hele waardeketen. Het transparant maken van de supplychain en het definiëren van de risico’s is een cruciale eerste stap. Ook al hebben de meeste organisaties al ondervonden dat het risico werkelijkheid is geworden en de impact nu ook daadwerkelijk voelbaar is, blijft het van belang om risico’s te identificeren en mogelijke correctieve maatregelen in gang te zetten.
Denk daarbij aan de leverancierskant aan vragen als:
Binnen de operatie van uw bedrijf, kunt u denken aan vragen als:
Misschien nog belangrijker is om de risico’s aan de klant- cq. vraagzijde te identificeren:
Het operationele, multidisciplinaire crisisteam zal deze vragen moeten beantwoorden om zo de risico’s te identificeren, de kans en impact per risico te bepalen, correctieve maatregelen om te zetten in acties en de risico’s dagelijks te monitoren.
Eén van de belangrijkste maatregelen is om het inzicht in uw sales & operations planning te vergroten en te versnellen. Wie tijdens de crisis het beste in staat zal zijn om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, zal beter uit de crisis komen. Dat betekent dagelijkse afstemming met de verschillende afdelingen (verkoop, productie, inkoop en finance) om gezamenlijk verwachtingen, planningen en acties met elkaar af te stemmen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mathieu Rosier of Jaap-Willem Bijsterbosch.
Jaap-Willem Bijsterbosch
Het is belangrijk om uw operationele uitgavenpatroon zo snel mogelijk aan te passen op de nieuwe situatie. Dit vereist de nodige aandacht, zeker om dat op korte termijn de operationele kosten zelfs kunnen toenemen door bijvoorbeeld het invoeren van praktische (bijvoorbeeld hygiëne)maatregelen, verhoogde transportkosten, stijgende inkooptarieven.
Simpelweg reduceren van kosten is niet altijd voor de hand liggend en het is essentieel om bewuste keuzes te maken. Mocht de crisis een langere tijd gaan duren, dan is het mogelijk niet afdoende om alleen relatief ‘eenvoudige’ besluiten te nemen, zoals bijvoorbeeld het beëindigen van inhuurcontracten.
Het is zaak om keuzes die een negatieve impact op uw operationele bedrijfsprocessen hebben, te beperken. Maar er zijn mogelijk ook kansen om uw operatie op onderdelen te verbeteren. Het is cruciaal een helder en gedegen operationeel plan te hebben om de organisatie overeind te houden en straks snel weer te laten herstellen.
Een belangrijk instrument om snel en bewust kosten te kunnen reduceren, is het uitvoeren van een kritische analyse van uw operationele kostenbasis. Een goed startpunt is het indelen van de bedrijfsactiviteiten en de daaraan verbonden operationele kosten in de onderstaande categorieën:
Uiteraard is een gedetailleerde analyse op het niveau van kostenposten nodig om tot een volledig beeld te komen. Hierin moeten naast financiële ook commerciële, juridische en personele overwegingen meegenomen worden. Wij raden u aan dit zo snel mogelijk te doen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mathieu Rosier of Wilmer Kloosterziel.
Wilmer Kloosterziel
Importeurs, producenten en andere bedrijven kunnen door de gevolgen van het coronavirus en COVID-19 hun contractuele verplichtingen niet meer nakomen. De vraag rijst of het coronavirus een juridisch excuus is bij leveringsproblemen en of een bepaling terzake overmacht in uw commerciële contract de gevolgen van het coronavirus en COVID-19 afdekt.
Als een partij een overeenkomst heeft gesloten en zijn verplichtingen vervolgens niet kan nakomen, kan de andere partij nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding vorderen. Er zijn situaties denkbaar dat de tekortkoming niet te wijten is aan de schuldenaar. Er kan dan sprake zijn van overmacht, ook wel force majeure genoemd. Als er daadwerkelijk sprake is van overmacht, kan de schuldeiser geen nakoming vorderen van de schuldenaar gedurende de periode dat de overmacht voortduurt en heeft de schuldeiser evenmin recht op schadevergoeding.
Of er in een specifiek geval sprake is van overmacht, hangt af van de omstandigheden van het geval. Een algemene regel op grond waarvan kan worden vastgesteld of in een specifieke situatie sprake is van overmacht is er niet.
Partijen kunnen bij een overeenkomst contractueel de omstandigheden die overmacht opleveren beperken (bijvoorbeeld door middel van garanties) of juist uitbreiden (bijvoorbeeld door middel van exoneraties). Vaak bevat een overeenkomst een overmachtsclausule, waarin expliciet omstandigheden worden benoemd die te gelden hebben als overmacht. Als de clausule bepaalt dat ziektes, epidemieën, pandemieën of quarantaines overmacht opleveren dan kan de uitbraak van het coronavirus daar mogelijk onder vallen. Ook omstandigheden die een gevolg zijn van de uitbraak kunnen worden genoemd in een overmachtsclausule. Denk hierbij aan stakingen, plotselinge belemmeringen in de infrastructuur of tekorten in transport. Benoemt de overmachtsclausule dergelijke omstandigheden, dan is de kans groot dat een beroep op overmacht zal slagen.
Als de overeenkomst geen overmachtsclausule bevat, kunt u terugvallen op het wettelijk kader. Naar Nederlands recht geldt dat ‘een tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt’.
Op grond van alle feiten en omstandigheden moet dan worden bepaald of sprake is van overmacht en wie de gevolgen van het virus zal dragen. Bij deze beoordeling kan van belang zijn of een product of dienst ook via een andere leverancier geleverd had kunnen worden, of dat partijen al bij het plaatsen van de bestelling hadden kunnen weten dat niet (tijdig) geleverd zou kunnen worden in verband met het coronavirus.
Hieronder vind u in het rode gedeelte een link naar de belangrijkste vragen en antwoorden rondom contracten en overmacht.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Mark van Wouwe.
Mark van Wouwe