Het leiden van een virtueel team

1. Organiseer de juiste communicatielijnen

• Stel de basisregels voor communicatie vast samen met het hele team. Wat hebben we als team nodig voor effectieve en efficiënte communicatie?
• Bespreek de frequentie van communicatie (dagelijks, wekelijks) en zet de juiste communicatiekanalen op. Waar delen we documenten? Gebruiken we Skype, Google Hangouts, WhatsApp of Slack om te communiceren?
• Zorg ervoor dat het hele team toegang heeft en weet hoe je de juiste systemen moet gebruiken.
• Plan de juiste interactie op basis van de behoeften van het individu met je teamleden.

2. Houd het team productief

• Help je team om regelmaat in de dag aan te brengen.
• Adviseer je team om voldoende pauzes te nemen. Moedig je collega’s bijvoorbeeld aan om tijd te besteden aan een goede lunch weg van de computer.
• Help je teamleden bij het creëren van een comfortabele werkruimte met zo min mogelijk kans op afleiding. Natuurlijk kun je als leidinggevende weinig doen om anderen te helpen een comfortabele werkomgeving te creëren, maar het uitleggen van het belang van zo'n omgeving kan een team aanmoedigen om er wat extra moeite in te steken.
• Vooral als iemand samenwoont met een partner, met of zonder kinderen, is het cruciaal om wat tijd voor jezelf vrij te maken, ook al is het maar tien minuten. Vertel je team dat dit belangrijk is en moedig ze aan om deze momenten van zelfreflectie te creëren. Help ook uw teamleden die kinderen hebben. Toon empathie en geef ze praktische tips en advies om de uitdagingen die zich thuis voordoen aan te gaan.
• Kies een ​​moment om met het hele team (mogelijk zelfs dagelijks) hoogtepunten, uitdagingen en successen over virtueel thuiswerken te delen. Met andere woorden, creëer een open cultuur waarin teamleden elkaar kunnen helpen en kunnen leren van best practices.

3. Geef vertrouwen en vrijheid

• Creëer een cultuur waarin mensen worden aangemoedigd om elkaar bijvoorbeeld te vertellen hoe ze zich voelen of wat ze nodig hebben om effectief samen te werken. Vraag ze ook of er dingen zijn waardoor ze niet effectief kunnen werken.
• Stimuleer een omgeving waarin mensen de situaties van anderen begrijpen en vertrouwen dat andere mensen hun werk zo goed mogelijk doen.
• Als je in een nieuw team werkt, neem dan de tijd om elkaar persoonlijk te leren kennen om zo een ​​cultuur van vertrouwen op te bouwen.
• Maak een verschil door de uitdagingen en problemen die je als leidinggevende ervaart ook te delen. Door dit te doen, geef je je teamleden een gevoel van veiligheid en krijgen zij meer zelfvertrouwen om hun eigen gevoelens over de situatie te delen.

4. Wees je ervan bewust dat teamleden zich geïsoleerd kunnen voelen

• Moedig je team aan om, indien toegestaan, dagelijks buiten een wandeling of fietstocht te maken, maar alleen als mensen zich daar prettig bij voelen.
• Herinner je team eraan om elkaar niet alleen te bellen om werkgerelateerde onderwerpen te bespreken, maar om ook te praten over hoe zij thuiswerken ervaren. Neem de tijd voor informele gesprekken en blijf in contact. Plan bijvoorbeeld een videovergadering en maak tijd voor een virtuele teamlunch.
• Voer korte individuele gesprekken met teamleden zodat ze zich gehoord en gezien voelen. Geef wat extra aandacht. Dit zorgt voor vertrouwen tussen leidinggevende en teamleden, waardoor het voor teamleden makkelijker wordt om hun uitdagingen of problemen met het werken in dit 'nieuwe normaal' te delen.
• Deel foto's met elkaar van het thuiskantoor, wandelpauzes of deel selfies. Daarnaast zijn videogesprekken een manier om een ​​persoonlijk tintje te geven aan dagelijkse gesprekken. Dergelijke dingen zorgen ervoor dat mensen zich verbonden voelen, zelfs als ze op afstand werken. Maar dit werkt alleen als mensen zich niet gedwongen voelen om deze dingen te doen, het is aan hen om te beslissen wat ze willen delen.

5. Blijf het team en jezelf uitdagen

• Stof je lijst van mensen af waar je weer eens contact mee zou moeten opnemen en daag je team uit om hetzelfde te doen. Plan een aantal virtuele koffiegesprekken met mensen met wie je al een tijdje niet hebt gesproken.
• Zoek naar manieren om het team en jezelf uit te dagen. Zoek bijvoorbeeld naar e-learnings die je kunt doen om jezelf digitaal bij te schaven of deel kennis met collega's in virtuele lunch- en leersessies.
• Daag je team uit om artikelen te schrijven met daarin nieuwe invalshoeken en originele ideeën over onderwerpen die van belang zijn voor de betreffende sector en competentie.
• Maak van de gelegenheid gebruik om een deel van de dingen waaraan je nog niet bent toegekomen te doen. Houd je taken bij en vink die vakjes aan.
• Bespreek onderwerpen die je samen met het team wilt ontwikkelen en zoek naar manieren om ideeën in de praktijk te brengen.