Outsourcing

Outsourcing uitvoeringsactiviteiten pensioenfondsen

De druk op de uitvoering van de pensioenregelingen door pensioenfondsen neemt toe. Regelgevers en toezichthouders stellen steeds scherpere eisen. Bovendien komt de invoering van het pensioenakkoord dichterbij en worden deelnemers en werkgevers ook steeds veeleisender.

Al met al voldoende redenen voor meer dan 80% van de pensioenfondsen om uitvoerende taken uit te besteden aan professionele partijen.

Stappenplan voor uitbesteden

Indien een pensioenfonds met de gedachte speelt om processen uit te besteden of om te wisselen van uitvoerder, dan is daarbij een aantal uitgangspunten van belang. Belangrijkste is dat u zich goed voorbereidt. Daarbij kunt u de volgende stappen doorlopen.

Zet de voor- en nadelen van uitbesteden tegen elkaar af

Bekijk welke voordelen en nadelen uitbesteden heeft voor uw fondsorganisatie, rekeninghoudend met de uitgangspunten voor uitbesteden en de te stellen randvoorwaarden. Maak tevens een SWOT-analyse om de opties met elkaar te vergelijken. Neem daarna een weloverwogen besluit over uitbesteden versus zelf doen.

Bepaal welke processen wel en welke niet worden uitbesteed

Inventariseer welke taken, verantwoordelijkheden en activiteiten wel en welke niet kunnen worden uitbesteed of ongewenst zijn om uit te besteden. Kijk hierbij goed naar samenhangende activiteiten. Maak een nauwkeurige beschrijving van de processen die uitbesteed worden. Bedenk hoe de activiteiten die achter blijven georganiseerd gaan worden. Neem de tijd voor deze inventarisatie: overstappen naar een andere uitvoerder of terughalen naar eigen beheer kan, maar bedenk goed dat het een intensief en ingrijpend proces is.

Inventariseer de impact van uitbesteden op uw fondsorganisatie

Uitbesteden heeft impact op de organisatie; zowel het governance- als het operationele model zullen wijzigen.

Governancemodel: dit betreft de rol van het bestuur die veranderingen ondergaat. Van directe aansturing van en toegang tot de eigen uitvoeringsorganisatie naar een klant-leverancier relatie met meestal een grotere afstand.
Operationeel model: hoe verlopen de uitvoerende processen tussen de uitvoeringsorganisatie en de overige betrokkenen: werkgevers die mutaties aanleveren en premies afdragen, werknemers en gepensioneerden die informatie krijgen en uitkeringen ontvangen. Wat is de rol van een eventueel bestuursbureau bij het inrichten van inkoop/aansturingsfunctie.

Kies een passende uitvoeringsorganisatie

Zorgvuldige selectie van de meest passende partij, op basis van een gedetailleerd programma van eisen en een ‘Request for Proposal’. Betrek naast prijs, ook kwaliteit, beheersing, locatie, strategie, continuïteit etc. in uw afwegingen.
Stel een duidelijke beschrijving op van de uit te besteden processen/activiteiten, prijs/kwaliteit, exitafspraken, rapporteren etc. in een uitbestedingsovereenkomst met SLA.

Zorg voor een doordachte en zorgvuldige transitie

Draag alleen een ‘schone’ of ‘geschoonde’ administratie over (zonder incidentele of structurele fouten in de data)
Maak van tevoren een risico-analyse voor de transitie
Maak met de overnemende partij een uitgebreid transitieplan, waarin ook nadrukkelijk wordt stil gestaan bij timing en fasering
Besteedt aandacht aan de mensen in de huidige uitvoeringsorganisatie; borg de continuïteit tot het moment van overgang
Processen, rollen en verantwoordelijkheden, beheers- en controlemaatregelen moeten goed en eenduidig vastgelegd worden
Maak afspraken over de monitoring en de wijze van rapporteren

Besluitvorming op basis van tevoren vastgestelde criteria

Voor de keuze zelf doen of uitbesteden spelen veel factoren een rol. Dat geldt ook voor de selectie van uitbestedingspartijen in het geval dat wordt gekozen voor uitbesteding. Om een zorgvuldige besluitvorming te garanderen door het gehele bestuur en waarover het bestuur ook helder verantwoording kan afleggen is het belangrijk om dit te doen op basis van voor ieder duidelijke criteria. Het is van belang om in het begin van het traject met alle betrokkenen duidelijk vast te leggen op basis van welke kwantitatieve en kwalitatieve criteria besluiten zullen worden genomen.

Betrek tijdig stakeholders

Om te komen tot een toekomstvaste afweging over welke processen uitbesteed worden en hoe het proces wordt aangepakt, is het van groot belang dat alle stakeholders van het pensioenfonds op de juiste wijze worden betrokken. Voor een goed lopend proces en voldoende draagvlak voor besluitvorming is het van belang dat de direct en indirect betrokkenen tijdig worden geïnformeerd, geconsulteerd of anderszins betrokken. Het vooraf maken van een stakeholderanalyse en een communicatieplan voor het gehele proces, dat wel 1,5 jaar kan duren, is hierbij een goed hulpmiddel.

Wat kunt u verwachten van PwC?

Deskundige en ervaren adviseurs die u begeleiden bij het gehele traject
U maakt zelf de keuzes en neemt de belangrijke besluiten op basis van uw eigen criteria en ondersteuning van de kennis en ervaringen van PwC adviseurs
Begeleiding van de inventarisatie van de mogelijk uit te besteden activiteiten en het selecteren en contracteren van externe partijen op basis van de database van PwC
Ondersteuning bij het begeleiden van de overgang en het inrichten van het bestuurlijke en operationele model op de uitbesteding
Ondersteuning bij de vormgeving van de verschillende transitiedocumenten
Voeren van de regie van het transitieproces en het verzorgen van de voortgangsrapportages
Beoordelen (juridische) documenten zoals transitieplan, implementatieplan, controleplannen, kwijtingovereenkomst
Ondersteuning bij het maken van een stakeholderanalyse en een communicatieplan