Strategisch bezuinigen

Gemeenten hebben al tal van bezuinigingsronden achter de rug. Ook de komende jaren zullen gemeenten in meerdere of mindere mate te maken krijgen met bezuinigingen. De economie trekt dan wel aan. De effecten daarvan op de gemeentelijke financiële huishouding zullen pas over enkele jaren merkbaar zijn.

Deze context leidt tot een nieuwe fase in de aanpak van bezuinigingen. De meeste gemeenten hebben al nauwgezet gekeken naar hun takenpakket (taken schrappen of anders doen). Efficiencywinst op het gebied van processen is reeds gerealiseerd alhoewel ‘’lean’’trajecten voor sommige gemeenten nog zeer zeker tot winst kan leiden. Het ‘’geïsoleerd’’ kijken naar bezuinigingsmogelijkheden binnen bedrijfsvoering of binnen de primaire processen heeft zijn tijd gehad en werkt niet langer. Bedrijfsvoering en primaire processen kunnen niet los van elkaar worden gezien. Zij zijn partners in een groter geheel en staan samen voor diverse opgaven.

Leidend voor toekomstige bezuinigingen moet de actuele koers en strategie van een gemeente zijn. De als gevolg daarvan ingezette veranderingen moeten doorgezet worden. Het aanpassen van de organisatie en dus ook bezuinigen is een continu veranderproces.

In de nieuwe fase in de aanpak van bezuinigingen zal de focus vooral uitgaan naar de onderstaande 4 actielijnen:

  1. Verandermanagement
  2. Kwaliteit van personeel
  3. ICT
  4. Klantgericht PDC voor bedrijfsvoering
Grafische weergave van de 4 actielijnen van Gedrag-Werkwijze-Cultuur

Actielijn 1: Doorzetten van ingezette veranderingen

Actielijn 1 betreft het doorzetten van de ingezette koers van een gemeente door middel van intensieve begeleiding van implementatie en zelfsturende teams. Het is daarbij noodzakelijk te kiezen voor een expliciete veranderstrategie en – aanpak. De mindset moet daarbij anders. ‘’Er is geld genoeg voor goede ideeën en innovatie’’. Experimenteren moet worden beloond. Meer aandacht moet daarbij worden besteed aan innovatie vanuit de burger (Citizen Centric Innovation) en eigen verantwoordelijkheid van de burger (‘’goedkoopste ambtenaar’’). Dit geldt tevens voor het sturen op productiviteitsverbetering van primaire en ondersteunende processen. In Engeland en Australië zijn bij overheden daar grote slagen in gemaakt. In Nederland nog nauwelijks.

Actielijn 2: Kwaliteit van personeel daadwerkelijk verhogen

Ideeën en plannen op het gebied van het verbeteren van de kwaliteit van personeel blijven bij gemeenten teveel hangen. Actielijn 2 betreft het nauwgezet en systematisch in kaart brengen van de kwaliteit van personeel en tegelijkertijd het daadwerkelijk en slagvaardig zorgdragen voor het behouden van talent, het aantrekken van talent en het oplossen van kwaliteitsknelpunten (training, coaching en outplacement). Daarbij moet zorgvuldig worden omgegaan met ‘’de ruggengraat’’ van de organisatie. Dit aspect vormt eigenlijk onderdeel van actielijn 1 maar vanwege het strategische belang hebben we dit benoemd als aparte actielijn.

Actielijn 3: Investeer in ICT met positieve businesscases

ICT vormt in diverse gemeenten een functie waarop bezuinigd wordt. Voor het realiseren van de doelstellingen van gemeenten is het noodzaak te investeren in ICT met positieve businesscases. De ambitie van gemeenten vereist deze extra, innovatieve impuls zeker gelet op de meest actuele ontwikkelingen. Daarbij kan gedacht worden aan:

  • Big data toepassingen in het sociaal domein (‘’profiling’’ van behoeften van individuele burgers, fact based city intelligence);
  • Social listening;
  • Digitaal contact: apps, virtuele assistent, social media, live chat etc.;
  • Rationalisatie van het applicatielandschap, nieuwe verdienmodellen met softwareleveranciers, streamlining van programma en project portfoliomanagement in relatie tot businesscases etc.

Voor de omslag van een aanbodgedreven gemeente naar een behoefte gedreven gemeente vormt ICT een essentiële factor zoals ook blijkt ook het document Basisgemeente 2.0 van VNG/KING.

Actielijn 4: Denken in en werken met klantgerichte PDC voor bedrijsvoering

Actielijn 4 betreft het samen met de klant van bedrijfsvoering opstellen van een producten-dienstencatalogus (PDC). De klant bepaalt de dienstverlening en niet bedrijfsvoering zelf. Vervolgens het in kaart brengen van het kostenniveau en de tarieven/dekking en het maken van afspraken over dienstverlening. Resultaten van deze actielijn betreffen een andere vorm en omvang van dienstverlening, toename van inzicht in kosten en opbrengsten, verhoging van het kostenbewustzijn, beter onderbouwde managementbeslissingen en verlaging van de kosten.

Voor meer informatie over dit gedachtegoed kunt u contact opnemen met Ron Dubbeldam, telefoonnummer: 088 792 75 87