Preventie en bestrijding van fraude

Wat doet u bij fraude?

Dat fraude een kwestie is van domme pech - iets dat niet tot de structurele bedreigingen van het ondernemerschap gerekend kan worden - is in tegenspraak met recent onderzoek van PwC. Uit onze Global Economic Crime Survey 2009 blijkt dat maar liefst een op de zes Nederlandse organisaties in 2009 het slachtoffer is geworden van enige vorm van fraude.
Het economische klimaat is wereldwijd en dus ook in Nederland in korte tijd zeer drastisch veranderd. Uit ons zelfde onderzoek blijkt dat de stand van de conjunctuur en de ontwikkeling daarin van grote invloed zijn op het frauderisico. Wij zien dat er een toenemende druk of motivatie is ontstaan vanwege zowel persoonlijke omstandigheden alsook een hoge druk om in moeilijke zakelijke omstandigheden doelstellingen (bonussen) te behalen. Tegelijkertijd bezuinigen organisaties fors. Ook op maatregelen van interne controle waarmee door minder controle meer fraudemogelijkheden worden geschapen. Als tot slot ook nog eens een rechtvaardiging kan worden gevonden voor het plegen van het economisch delict, bijvoorbeeld omdat men zich onevenredig benadeeld voelt, zijn alle ingrediënten voor een toenemend frauderisico aanwezig.

De feiten helder op een rijtje

Opmerkelijk is dat de omvang van de financiële schade in de afgelopen twee jaar is toegenomen. Eén op de tien organisaties die getroffen is door fraude, rapporteert een schade van gemiddeld ruim 3,5 miljoen euro. Daarbij komt dat veel ondernemers van mening zijn dat het risico van fraude de laatste vijf jaar alleen maar is toegenomen. De vraag is: wat doet u om het risico op fraude te verkleinen en de gevolgen ervan zoveel mogelijk te beheersen?

Fraude vraagt om een effectieve aanpak

De meest voorkomende vorm van fraude in Nederland is de diefstal van geld of goederen. Met boekhoudschandalen ‘scoort’ Nederland opvallend hoog ten opzichte van de rest van de wereld. Hoe verschillend al deze zaken onderling ook zijn, ze vragen allemaal om een effectieve en grondige aanpak. Als binnen uw onderneming fraude wordt geconstateerd, moet u om te beginnen de situatie juist inschatten en maatregelen nemen. In korte tijd moet u antwoorden geven op heel veel vragen.

  • Wat is de precieze omvang van de fraude?
  • Wie waren er betrokken?
  • Moet de betrokene worden geschorst of op staande voet worden ontslagen?
  • Kan (een deel van) de schade worden verhaald?
  • Hoe heeft het kunnen gebeuren?
  • Moeten digitale gegevens worden veiliggesteld?
  • Hoe, wanneer en in welke mate moet een toezichthouder worden geïnformeerd?

En dan hebben we het nog niet gehad over de reputatie van uw bedrijf als de zaak naar buiten komt. De laatste tijd wordt daarbij niet alleen gekeken naar de fraude zelf, maar veel meer naar de wijze waarop die wordt afgehandeld. Het ontdekken van fraude is één ding. Het aanpakken ervan vergt minstens zoveel aandacht. Maatregelen kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Onzorgvuldig handelen in ‘het heetst van de strijd’ kan u later voor de voeten worden geworpen bij de afwikkeling met de betrokken medewerker. Bovendien kan achteraf blijken dat de feiten net iets anders zijn dan in eerste instantie gedacht. In dat geval moet zoveel mogelijk worden voorkomen dat de betrokken medewerker ‘beschadigd’ wordt door uw stappen.
En dan is er natuurlijk die andere belangrijke vraag: ‘Schakelen we de politie in en zo ja, wanneer?’ Doet u dat direct of doet u eerst een eigen onderzoek, waarbij u de ‘regie’ zelf behoudt en op basis van de uitkomsten van het onderzoek beslist over verdere stappen?

Kortom: uw beslissingen moeten voortvarend én met grote zorgvuldigheid worden genomen. En dat terwijl dit beslissingen zijn die u – gelukkig – niet dagelijks neemt.

Na afronding van een fraudeonderzoek komt de vraag aan de orde hoe herhaling kan worden voorkomen.
Waar zitten zwakke plekken in de organisatie? Welke procedures zouden moeten worden aangescherpt?
Ook uw raad van commissarissen, raad van toezicht en/of toezichthouder zal nauwgezet volgen hoe het zelfreinigend vermogen van uw organisatie is en afhankelijk daarvan al dan niet een eigen onderzoek starten en/of aanvullende maatregelen eisen.

Fraudebestrijding is een expertise die vraagt om vakmensen

Het opsporen en voorkomen van fraude, maar ook de risicobeheersing eromheen, is vakwerk. Met de specialisten van de afdeling Forensic Services van PwC beschikt u over vakmensen. Onze specialisten houden zich dagelijks bezig met alle facetten van fraudepreventie, advisering van cliënten direct na ontdekking van fraude en met het uitvoeren van fraudeonderzoek. Bij het adviseren over fraudepreventie beschikken wij over de zogenoemde ‘fraud risk management database’, een speciaal voor dit doel door ons ontwikkelde tool waarmee wij op systematische wijze frauderisico’s in kaart kunnen brengen.

Bij fraudeonderzoeken maken wij gebruik van de modernste computertechnieken, waarmee alle gegevens op computers waarmee mogelijk werd gefraudeerd, kunnen worden veiliggesteld en op systematische wijze kunnen worden doorzocht. Zelfs gegevens die door de betrokken medewerker zijn gewist, kunnen met deze technieken in veel gevallen worden ‘teruggehaald’. Uiteraard hanteren wij hoge standaarden met betrekking tot integriteit en vertrouwelijkheid. In de uitvoering van en de rapportage over onze onderzoeken zijn wij zeer zorgvuldig, waarbij wij de belangen van alle betrokken partijen in acht nemen.
Onderscheidend is onze strikte naleving van de Gedragsrichtlijn Persoonsgerichte Onderzoeken, opgesteld door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA). Dit betekent dat wij een rapport opstellen dat ook uw kansen op een ‘succesvolle’ afwikkeling van de fraudezaak aanzienlijk doet toenemen.