De auditcommissie is een ‘werkcommissie’
Veel taken
Auditcommissies hebben een uitgebreid takenpakket. Zij zien ondermeer toe op de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Zij houden verder toezicht op de financiële informatieverschaffing door de Raad van Bestuur. Ze letten erop dat de aanbevelingen van de accountants worden opgevolgd. Verder houden ze toezicht op de rol en het functioneren van de interne audit-functie, en beoordelen zij het beleid van de vennootschap op het gebied van tax-planning en het toepassen van ICT.
Dicht bij de operatie
Door zijn rol en taken staat de auditcommissie relatief dicht bij het uitvoerend niveau binnen een bedrijf of organisatie. Naast de ontmoetingen met de Raad van Bestuur (in het bijzonder de CFO) hebben de leden hebben regelmatig gesprekken met bijvoorbeeld de interne accountant, het hoofd externe verslaggeving, de tax-director en het hoofd IT.
‘Bondgenoot’ van de externe accountant
De auditcommissie en de externe accountant zijn belangrijke gesprekspartners. De governance code stelt dat de auditcommissie het eerste aanspreekpunt van de externe accountant wanneer deze onregelmatigheden constateert in de financiële rapportages. De auditcommissie speelt daarnaast een belangrijke rol in de voordracht van de externe accountant die formeel benoemd wordt door de algemene vergadering van aandeelhouders.
De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft onlangs een voorstel gedaan om (het auditcommittee van de) raad van commissarissen een zwaardere rol te geven bij de benoeming van de externe accountant. In de visie van de NBA heeft de auditcommissie verantwoordelijkheid voor de selectie van de accountant, bespreekt zij de reikwijdte van de controle, verstrekt zij eventuele adviesopdrachten en evalueert zij het functioneren van de accountant.
De accountant en de auditcommissie worden zo nog meer bondgenoten in het toezicht op het bestuur van de organisatie of onderneming.
Valkuil
Auditcommissies passen in de professionalisering van het interne toezicht, die na de boekhoudschandalen begin jaren negentig is ingezet. Auditcommissies zorgen, net als andere speciale commissies, voor een efficiënter gebruik van de beschikbare tijd en middelen en aan de leden worden deskundigheidseisen gesteld. De auditcommissies zijn echter voorbereidingscommissies. Zij bereiden de besluiten voor van de hele raad van commissarissen of toezichthouders. En juist op dit punt kunnen de leden in een valkuil trappen. Hoe zorgt de auditcommissie ervoor dat de hele raad zich verantwoordelijk voelt voor de besluiten die zij voorbereidt? En andersom: hoe zorgt de plenaire raad dat zij zich betrokken voelt bij de besluiten van de auditcommissie?
Vragen voor (leden van) auditcommissies?
- Krijgt u genoeg informatie om u toezichthoudende taak goed te vervullen? Stelt u de juiste vragen? Kunt u met de juiste mensen spreken?
- Is de samenstelling van en de kennis in de auditcommissie optimaal?
- Is er een introductieprogramma voor nieuwe leden?
- Frequent en diepgaand overleg tussen commissaris en accountant is nodig voor het effectief functioneren van beide. Benut u de relatie met de externe accountant optimaal?
- Is de informatievoorziening van de auditcommissie naar de ‘plenaire’ raad van commissarissen goed geregeld.
- Is de ‘plenaire raad’ voldoende betrokken en geïnteresseerd in de besluiten van de auditcommissie?
